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Automatización de procesos internos: ¿cómo hacerlo?

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En muchas ocasiones, las herramientas de automatización de marketing y ventas ofrecen también funciones que nos permiten automatizar procesos internos. De hecho, es bueno tener este aspecto en cuenta a la hora de elegir dicha herramienta. ¿Hasta dónde podrá llegar? ¿Permite ahorrarse muchas horas de trabajo? ¿Podrá amortizar el coste de la licencia?

Si quieres adentrarte en el mundo de la automatización de procesos internos, en este artículo vamos a explicarte cómo puedes plantear y atacar esta situación. Para ello ponemos en marcha 5 retos distintos a los que se suelen enfrentar muchas empresas. ¿Empezamos?

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Reto 1. Gestionar la contratación con un equipo de RR.HH. limitado

¿Sabías que puedes automatizar tu proceso de contratación con herramientas de automatización?  Los departamentos de RR.HH. suelen tener un perfil de “empleado ideal”, es medianamente sencillo registrar una serie de requisitos que permitan automatizar este proceso interno. ¿Qué deberás tener en cuenta?

  1. Definir los criterios de selección, como, por ejemplo:
    • Años de experiencia
    • Estudios
    • Idiomas
    • Hard & Soft Skills
  2. Una vez definidos, tendrás que configurar un formulario de captación de datos y listas de segmentación que te permitan separar los candidatos.
  3. ¿No cumplen los requisitos? → Les mandas un email automatizado de descarte.
  4. ¿Sí cumplen los requisitos? → Pasan a la siguiente fase.
    • En este caso de mandar un test/prueba de nivel, también podrías tener un sistema segmentado directamente desde una plataforma de automatización.

¿Hasta dónde se puede automatizar este proceso? Está claro que hay un aspecto subjetivo en la selección de personal y no podrás tener un proceso 100% automatizado, pero sí es posible al menos automatizar la criba inicial. De esta forma, podrás dedicar menos tiempo a las personas que no encajan con tu negocio sin dejar de atenderlos de manera cualitativa. Suele pasar en departamentos de RR.HH. que las personas que no encajan queden desatendidas y sin respuesta.

Otros aspectos que, por ejemplo, puedes automatizar durante la automatización de contratación de personal, son:

  • Recordatorios de reuniones.
  • Recordatorios internos de fin de contratos (para planificar una posible renovación).
  • Recoger feedback interno: podrías enviar encuestas de satisfacción periódicas de tus empleados para recoger su opinión sobre temas en concreto.

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Reto 2. Automatizar la comunicación interna

Otros de los procesos internos que podemos automatizar son los relacionados con la comunicación interna. Gracias a la automatización de la comunicación interna, todos los miembros del equipo estarán mejor informados y, por lo tanto, más satisfechos. También puede influir en la eficiencia de ciertas tareas. Algunos aspectos que podemos automatizar son:

  • El onboarding de nuevos integrantes al equipo, o partners, faseado (tener una cadena de correos automatizada que va mandando información de procesos de la empresa poco a poco).
  • Recordatorios automáticos de procesos periódicos (de normas de vacaciones, por ejemplo).
  • Recordatorios mensuales (envío de nóminas, calendario de turnos…).
  • Portal corporativo con bot de ayuda.
  • FAQ de preguntas y respuestas frecuentes.
  • Envío de newsletter mensual que incorpore todas las novedades (entrada de equipo, ventas destacadas, eventos de teambuilding...).

Reto 3. Automatización del marketing

Obviamente, la parte más conocida de la automatización de procesos internos es la automatización del marketing. Gracias a softwares como HubSpot, el marketing automation es ahora más accesible para las empresas, por lo que construir una estrategia y conseguir buenos resultados es más sencillo.

La automatización de ciertas tareas de marketing permite diseñar planes más complejos y efectivos, invirtiendo menos tiempo y reduciendo los costes. Algunos de los procesos internos de marketing que pueden ser automatizados son:

  • Segmentación de la base de datos: el lead scoring o calificación de lead permite segmentar la base de datos de forma automatizada. Cada lead que entra se compara con nuestro buyer persona (cliente ideal), que hemos definido previamente. Nuestra base de datos quedará segmentada y preparada para trabajar con ella. 
  • El famoso lead nurturing: el siguiente punto que puede automatizarse es la maduración de estos leads. El lead nurturing permite educar a tus contactos con el contenido más adecuado en cada situación, teniendo siempre en mente acercarlo hacia la venta o la acción que deseemos. Este proceso puede ser totalmente automatizado. 
  • Email marketing: otro de los aspectos que podemos automatizar fácilmente es el email marketing. Email de bienvenida, de agradecimiento, de abandono del carrito de la compra, recordatorio de citas... Podemos preparar un buen número de emails que se enviarán automáticamente cada vez que un usuario realice una acción específica.
  • Chatbot: actualmente, implementar un chatbot en nuestra web es realmente sencillo. Una herramienta muy práctica que, gracias a la inteligencia artificial, podrá responder las dudas más sencillas a nuestros visitantes, e incluso derivar las más complejas para que sean atendidas por algún miembro de tu equipo.

Reto 4. Automatización de las ventas

La automatización de procesos internos permite incluso aumentar el número de ventas sin necesidad de trabajar en ellas de manera intensiva. La automatización de los procesos o funnels de ventas es totalmente viable, sobre todo en ciclos de compras largos.

La automatización de las ventas permite optimizar el trabajo del equipo de ventas, ya que se agilizan tareas rutinarias que conllevan mucho tiempo pero que no generan valor añadido. Automatizar ciertas tareas aumentará el rendimiento del equipo e influirá de forma directa en los resultados de las campañas, mejorando su rentabilidad.

Secuencias de venta, acciones comunicativas para todos tus prospectos, recordatorios internos, notas… Existen un gran número de herramientas que permiten la automatización de procesos internos de venta que nos pueden ahorrar una gran cantidad de trabajo en nuestro día a día, así como disminuir los errores humanos y aumentar la efectividad de cada una de nuestras acciones.

Reto 5. ¿Con qué herramienta? ¿Revisión del pricing de HubSpot: es posible? ¿Y cuánto cuesta?

En la actualidad existe un gran número de herramientas en el mercado que ofrecen funciones de automatización de procesos internos. En este aspecto, HubSpot es sin duda una de las más adecuadas, ya que permite trabajar todos los aspectos del ciclo de ventas desde un solo lugar, tanto procesos internos como externos.

Los Hub de Marketing, Sales y Costumer service nos ofrecen muchas de las funciones que hemos mencionado a lo largo de este artículo. Es decir, que además de ofrecerte las herramientas necesarias para llevar a cabo tu estrategia de inbound marketing, también es posible automatizar procesos internos y así sacar todo el partido al coste de la licencia.

Hablando de precios: HubSpot ofrece una buena variedad de planes que se adaptan a las diferentes necesidades de sus clientes. En el caso que nos ocupa, podemos diferenciar tres planes distintos: 

  • Starter: desde 41 €/mes. Ofrece las herramientas más básicas sin automatización. Pensado para equipos pequeños o medianos que quieren probar la herramienta.
  • Professional: desde 331 €/mes. Amplía la variedad de funciones y añade la automatización. Pensado para equipos de tamaño mediano que quieren automatizar su estrategia de marketing, así como sus procesos internos.
  • Enterprise: desde 1104 €/mes. Incluye herramientas adicionales pensadas, sobre todo, para manejar grandes equipos de trabajo.

Estos precios pueden variar según el Hub elegido, el número de usuarios que necesitemos, el número de contactos activos… Para conocer más detalles lo mejor es que visites la web de HubSpot. Si utilizamos las herramientas de automatización de procesos internos que nos ofrece seremos capaces de construir una estrategia rentable y productiva. ¿Te animas a ponerlo en práctica?

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