¿Sabes qué es Zapier y cómo funciona? Quizá te suene de algo pero no sabes exactamente para qué es, o puede que nunca hayas leído nada acerca de esta herramienta y tengas el gusanillo de la curiosidad.
Sea como sea, está claro que hay que conocerla en profundidad, ver cuáles son sus funcionalidades y precios. Sobre todo, si te encuentras con la necesidad de montar automatizaciones e integraciones, pero no sabes cómo. Pues aquí te lo contamos todo.
Si has llegado hasta aquí es porque conoces la importancia de usar herramientas prácticas, que nos faciliten un poco el trabajo y hagan simple lo complejo. La automatización tiene ese poder y Zapier es un montón de aplicaciones en una sola.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta online que te permite integrar otras herramientas entre sí para que así puedas hacer encadenamiento de acciones, y, por lo tanto, montar workflows y automatizaciones. Una herramienta perfecta para crear automatizaciones en torno a aplicaciones de terceros con la que puedes aspirar a un nivel superior en el inbound marketing y más allá (también la puedes aprovechar para automatizar procesos a nivel empresarial).
A partir de una acción de origen o trigger que configures en Zapier se desencadenarán las siguientes acciones; es decir, que cuando pase “esto”, pase “lo otro”. Así podrás llevar a cabo una serie de acciones basadas en un flujo de trabajo bien estudiado y en función de los objetivos de marketing correspondientes.
¿Para qué sirve Zapier?
Ahora que sabes qué es Zapier, la función más relevante de esta herramienta es que te puede servir para configurar acciones repetitivas, que ocurran siempre que se lance el trigger, así puedes evitar hacerlo de forma manual. También sirve para pasar información o datos de una plataforma a otra.
Podemos comparar el funcionamiento de Zapier.com con otras herramientas por la manera en la que funcionan los workflows o el Operation Hub de HubSpot, IFTTT (If This Then That), Automate.io, Piesync o Integromat.
Más abajo veremos ejemplos de workflows que se pueden montar en Zapier, pero debes pensar que puede servir para cualquier ámbito de tu trabajo (o incluso para tus tareas personales): para tus campañas de marketing y ventas, mejorar tu productividad, registrar datos, etc.
Ventajas de usar Zapier en tu empresa
Si aún te estás preguntando por qué deberías usarla con todas las posibilidades que te hemos comentado respecto a sus conexiones, visualización de datos en una sola herramienta y la automatización de tus flujos de trabajo, estas son algunas ventajas que debes tener en consideración.
1. Integraciones en unos pocos clics
Sin conocimientos de programación, puedes integrar más de 2000 aplicaciones de todo tipo y de una manera intuitiva.
2. Fácil manejo
Quizá estás pensando que algunas de las automatizaciones que necesitas crear ya las puedes ejecutar desde la plataforma de origen, pero Zapier, al convertirse en una de las herramientas de automatización más populares, ya incorpora por defecto la integración entre muchísimas herramientas, así que te puede resultar muy útil, sencillo y, además, no necesitas programar (¡aunque también se puede!).
3. Mayor rapidez de visualización
Con Zapier obtienes tiempos de respuesta más rápidos, ya que la información se comparte entre múltiples aplicaciones y puedes recibir notificaciones más fácilmente. Por ejemplo, cada vez que alguien haga una reseña en Google la persona encargada de la gestión de comentarios podrá responder enseguida.
4. Automatizaciones más eficientes
Conseguirás llegar a tus objetivos comerciales y de marketing de una manera más eficiente, ya que podrás implicarte en las cosas más importantes mientras te olvidas de ejecutar las tareas más repetitivas entre distintas herramientas. ¡Así te ahorras mucho tiempo!
¿Cómo funciona Zapier?
Para cada cadena de acciones o workflow que montes en Zapier (llamado Zap) tienes que inicializarlo con un trigger, es decir, un detonante. Normalmente este trigger será una acción que ocurra en una plataforma externa que tendrás que conectar con Zapier.
Estas son algunas de sus posibilidades de manera muy resumida:
- Encadenar múltiples pasos, es decir, puedes desarrollar diferentes workflows, que son los procesos de automatización o, por así decirlo, las instrucciones del engranaje.
- Aplicar filtros y condiciones para limitar y personalizar el comportamiento de nuestros zapiers.
- Conectarse prácticamente con cualquier Api o Webhook (aunque sean aplicaciones que no se encuentren por defecto en su catálogo).
¿Qué ejemplos de triggers podemos encontrar?
Por ejemplo: que entre un contacto en HubSpot, que se publique un post en el blog de Wordpress, que empiece un evento de mi Google Calendar, etc.
Estos son ejemplos genéricos, pues normalmente suelen ser más concretos. Cada herramienta tiene sus triggers específicos. Por ejemplo, en el caso de “que entre un contacto en HubSpot” se puede escoger entre “que entre un contacto en X lista” o “que un contacto haya rellenado X formulario”, etc.
Por otro lado, también puedes tener un trigger de horario, es decir, que no sea ningún detonante que pase en una herramienta de origen sino que las acciones del workflow se ejecuten cada cierto tiempo, por ejemplo, cada día a las ocho de la mañana.
¿Cómo conectar Zapier con otra herramienta?
Para conectar una herramienta con Zapier.com deberás tener acceso y permisos en la herramienta de origen (el tipo de permisos dependerá de la herramienta, pero normalmente es necesario ser administrador).
Una vez tengas la herramienta bien vinculada, podrás comenzar a trabajar en ella directamente desde Zapier para definir tus triggers y comenzar a desarrollar tus flujos de trabajo.
A continuación, tendrás que configurar los pasos que quieres que se desencadenen una vez se haya ejecutado el trigger. Pueden ser tantos pasos como quieras, uno después del otro. También puedes crear ramas y condicionales para montar distintos caminos y acciones en función de algún dato.
Para estos pasos también tendrás que conectar las herramientas donde quieres que se desarrolle cada acción.
En el trigger y en cada paso obtendrás unos datos que podrás usar en los siguientes pasos.
Así pues, cada vez que se cumpla el trigger de entrada, se desencadenarán las siguientes acciones.
¿Qué herramientas puedes integrar en Zapier?
Pues hay un montón, aquí puedes verlas todas, pero ejemplos clásicos son Google Spreadsheets, HubSpot, Plugins de Wordpress, Gmail, Outlook, Slack, Trello, Facebook, etc.
¿Cuánto cuesta Zapier?
Para poder usar Zapier.com debes crearte una cuenta, es muy sencillo. Así, dentro de tu cuenta, se guardarán todos los zaps que montes, y todas las plataformas o apps que conectes.
Planes de precios en Zapier
Puedes empezar a usar Zapier desde ya y gratis. Luego la cosa seguro que se complica (a nivel de costes), pero aun así verás que te merecerá la pena y, a largo plazo, la amortizas.
Además del plan gratuito, tienes 4 planes de precios que se ajustan a tus necesidades y a tu volumen de negocio. Más que nada, para escoger entre un plan u otro deberás considerar el número de zaps mensuales que necesites configurar y el número de tareas que ejecutes.
Te recomendamos comenzar con el plan gratuito para probar Zapier y ver si encaja con lo que necesitas. Con este plan puedes realizar hasta 100 tareas al mes en 5 zaps, eso sí, con zaps de un solo paso.
Debes saber que una tarea se cuenta cada vez que se ejecuta una acción (el trigger no cuenta). Así pues, si, por ejemplo, montas un zap en Zapier para pasar contactos de Facebook Lead Ads a HubSpot y luego quieres cambiar una propiedad de ese contacto en HubSpot, esto serán dos acciones y se ejecutarán para cada contacto que se pase.
Estos son los otros 4 planes de Zapier y sus precios (si los facturas anualmente):
- Inicio: 15,35€/ mes. Con este tipo de cuentas puedes desarrollar zaps de varios pasos (para realizar hasta 750 tareas al mes), vincular la plataforma con 3 aplicaciones Premium, incluir filtros y más.
- Profesional: 42,53€/mes. Con esta cuenta ya tienes acceso a automatizaciones más completas y la opción de secuenciar rutas. Por no hablar de que puedes conectar todas las aplicaciones Premium que desees y zaps ¡ilimitados! Esta opción no está nada mal en relación con su precio.
- Equipo: 259€/mes. Este plan está destinado a empresas más grandes, con un volumen de clientes y posibles clientes considerable y, a su vez, que cuente con varios administradores para desarrollar las diferentes tareas de automatización (los usuarios con acceso a la plataforma son ilimitados). Concretamente, podrás realizar un total de 50.000 tareas mensuales, con un espacio de trabajo compartido y soporte premier.
- Empresa: 519€/mes. Este plan es el más avanzado de todos y dirigido a aquellas que ya cuenten con años de experiencia y requieran automatizar funciones a nivel empresarial. Entre otras cosas, incluye:
- SCIM: aprovisionamiento de usuarios
- SSO: inicio de sesión único y retención de datos personalizados
- Etc.
Aquí puedes ver la tabla de precios de Zapier.
Ejemplos de zaps
Todo esto está muy bien, pero qué mejor que mostrar ejemplos reales para entender bien qué es y cómo funciona Zapier. Esperamos que también te sirva para inspirarte y poder sacarle el máximo provecho. Quizá descubres una forma de automatizar un proceso que ni siquiera habías pensado que valía la pena automatizarlo, pero puede ahorrarte mucho tiempo.
En la web de Zapier hay un montón de ejemplos, aquí te vamos a dar unos cuantos.
Pasar contactos de una herramienta a otra
Puede que necesites pasar contactos de tu herramienta de marketing a tu CRM, o de tu plataforma de publicidad online a tu herramienta de emailing, y para ello Zapier es muy útil. Por ejemplo: pasar contactos de Facebook Lead Ads a HubSpot, o bien pasar MQLs que entren en Gravity Forms a un CRM ad hoc usando la API de este último. Siempre hemos hablado de conectar herramientas directamente con Zapier, pero Zapier también te permite programar con código y hacer llamadas a API.
Compartir posts de tu blog a las redes sociales
Es cierto que la mayoría de las plataformas de blogging incluyen de una forma u otra la opción de compartir los artículos que publiques en tus redes sociales, pero si la tuya no lo permite, quizá Zapier te pueda ayudar.
Guardar información en un documento
Puedes recuperar información de una herramienta y guardarla en otro sitio. Por ejemplo, podrías recuperar las respuestas de formularios tipo Google Forms o Typeform y añadirlas como filas en un Google Spreadsheets.
Configurar avisos
Si tienes la necesidad de notificar a tu equipo cada vez que ocurre X cosa, puedes usar Zapier. Por ejemplo, puedes mandar un mensaje por Slack cada vez que se realice una compra en Shopify.
Apuntar y monitorizar tareas
También puedes usar Zapier para aumentar tu productividad. Por ejemplo, puede que cada vez que generes un evento en tu calendario, necesites crear una tarea en Trello con el título “Preparar reunión (+ nombre de la reunión)”.
O también si usas Clockify para monitorizar cuánto tiempo dedicas a tus tareas o proyectos te puede ser útil conectarlo con tu calendario, de forma que se registren las horas que dedicas a tus reuniones.
Vídeo ejemplo de cómo montar un zap
A continuación os dejo un vídeo de cómo se puede montar un zap en Zapier paso a paso:
En el ejemplo el zap consiste en: cuando un contacto entra en una lista determinada de HubSpot, rellenar su información en un Google Spreadsheet y enviar un notificación por Slack.
¿Ya sabes cómo funciona Zapier y por qué es tan práctico usarla como elemento integrador? Anímate a probarla y, una vez la domines, te darás cuenta de que no podrás vivir sin ella a la hora de llevar a cabo tus proyectos inbound marketing.
Esperamos que te haya sido útil el artículo. No dudes en compartir con todos nosotros en los comentarios qué zaps te han facilitado el trabajo y te han hecho ganar mucho tiempo. ¡Te esperamos!
Publicado originalmente el 19 de junio de 2021, actualizado el 16 de agosto de 2021.
Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle.