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Zapier: o que é, como funciona e quanto custa

Você sabe o que é o Zapier e como ele funciona? Talvez lhe faça lembrar de algo mas você não sabe exatamente para que serve, ou pode ser que você nunca tenha lido nada sobre esta ferramenta e ela lhe cause curiosidade. Seja como for, está claro que é preciso conhecê-la em profundidade, ver quais são suas funcionalidades e preços. Sobretudo se você precisa fazer automações e integrações, mas não sabe como.

Se você chegou até esta página, é porque conhece a importância de usar ferramentas práticas, que facilitem um pouco o trabalho e tornem simples o que é complexo. A automação tem esse poder e o Zapier é um montão de aplicativos em um só.

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Zapier: o que é?

O Zapier é uma ferramenta online que permite integrar outras ferramentas entre si para que dessa forma você possa fazer encadeamento de ações, e, então, montar workflows e automações. Uma ferramenta perfeita para criar automações entre aplicativos e plataformas e possibilitar o desenvolvimento de uma estratégia poderosa de inbound marketing. Você também pode aproveitar para automatizar vários outros processos corporativos.

A partir de uma ação de origem ou gatilho configurado no Zapier, você poderá realizar uma série de ações baseadas em um fluxo de trabalho bem estudado e em função dos objetivos de marketing correspondentes.

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Para que serve o Zapier?

O Zapier pode servir para configurar ações repetitivas, que ocorram sempre que seja lançado o gatilho, assim você pode evitar fazê-lo de forma manual. Também serve para transmitir informações ou dados de uma plataforma a outra.

Podemos comparar o funcionamento do Zapier com outras ferramentas pela maneira na qual funcionam os workflows ou o Operations Hub da HubSpot, IFTTT (If This Then That), Automate.io, Piesync ou Integromat.

Mais adiante veremos exemplos de workflows que podem ser montados no Zapier, mas você deve ter em mente que pode servir para qualquer âmbito do seu trabalho (ou até para suas tarefas pessoais): para suas campanhas de marketing e vendas, melhorar a produtividade, registrar dados, etc.

Vantagens de usar o Zapier na sua empresa

Se você ainda está se perguntando por que deveria usar esta ferramenta com todas as possibilidades que comentamos a respeito de suas conexões, visualização de dados em um só lugar e a automação de seus fluxos de trabalho, estas são algumas vantagens que você deve levar em consideração:

1. Integrações em poucos cliques

Sem precisar de conhecimentos de programação, você pode integrar mais de 2000 aplicativos de todo tipo e de uma maneira intuitiva.

Screenshot 2021-08-16 11.17.012. Boa usabilidade

Talvez você esteja pensando que algumas das automatizações que você precisa criar já podem ser executadas na plataforma de origem, mas o Zapier, ao se tornar uma das ferramentas de automação mais populares, já incorpora por padrão a integração entre muitíssimas ferramentas, então acaba sendo muito útil, simples, e além disso, você não precisa programar nada (embora também seja possível!).

3. Maior rapidez de visualização

Com o Zapier você obtém tempos de resposta mais rápidos, já que a informação é compartilhada entre múltiplos aplicativos e você pode receber notificações mais facilmente. Por exemplo, cada vez que alguém fizer uma avaliação no Google a pessoa encarregada da gestão de comentários poderá responder em seguida.

4. Automatizações mais eficientes

Você conseguirá atingir seus objetivos comerciais e de marketing de maneira mais eficiente, já que poderá dedicar-se às coisas mais importantes enquanto esquece a parte de execução das tarefas mais repetitivas entre as diferentes ferramentas. Assim você economiza muito tempo!

Como funciona o Zapier?

Para cada cadeia de ações ou workflow que você montar no Zapier (denominado Zap), você tem que inicializá-lo com um gatilho (trigger), ou seja, um detonador. Normalmente este trigger será uma ação que ocorre em uma plataforma externa que você terá que conectar ao Zapier.

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Estas são algumas das possibilidades de forma muito resumida:

  • Encadear múltiplos passos, isto é, você pode desenvolver diferentes workflows, que são os processos de automação ou, por assim dizer, as instruções da engrenagem do processo.
  • Aplicar filtros e condições para limitar e personalizar o comportamento de seus zapiers.
  • Conectar-se com praticamente qualquer Api ou Webhook (ainda que sejam aplicativos que não venham de fábrica em seu catálogo).

Que exemplos de triggers podemos encontrar?

Por exemplo: receber um contato na HubSpot, publicar um post no blog do Wordpress, começar um evento do Google Calendar, etc.

Estes são exemplos genéricos, pois normalmente costumam ser mais concretos. Cada ferramenta tem seus gatilhos específicos. Por exemplo, no caso de “receber um contato na HubSpot” é possível escolher entre “um contato pertence à lista X” ou “um contato preencheu o formulário X”, etc.

Por outro lado, você também pode ter um trigger de horário, isto é, um gatilho que não envolva ferramentas de origem mas sim que garanta a execução das ações em um tempo certo, por exemplo, todos os dias às oito da manhã.

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Como conectar o Zapier a outra ferramenta?

Para conectar uma ferramenta ao Zapier você deverá ter acesso a permissões da ferramenta de origem (o tipo de permissão dependerá da ferramenta, mas normalmente é necessário ser administrador).

Uma vez que você tenha a ferramenta bem vinculada, poderá começar a trabalhar nela diretamente a partir do Zapier para definir seus triggers e começar a desenvolver seus fluxos de trabalho.

Em seguida, você deverá configurar os passos que devem ser desencadeados uma vez que seja executado o trigger. Podem ser quantos passos você quiser, um após o outro. Você também pode criar ramificações e condicionais para montar diferentes caminhos e ações em função de algum dado.

Para estes passos também será necessário conectar as ferramentas onde você quer que se desenvolva cada ação.

No trigger e em cada passo você obterá dados que poderão ser usados nos passos seguintes.

Assim, cada vez que se cumpra o trigger de entrada, serão desencadeadas as ações seguintes.

Quais ferramentas podem ser integradas no Zapier?

Há muitas, aqui você pode ver todas, mas alguns exemplos populares são Google Spreadsheets, HubSpot, plugins do Wordpress, Gmail, Outlook, Slack, Trello, Facebook, etc.

Quanto custa o Zapier?

Para poder usar o Zapier você deve criar uma conta. Então, dentro da sua conta, serão armazenados todos os zaps que você montar, e todas as plataformas ou apps que você conectar.

Preços dos planos no Zapier

Você pode começar a usar o Zapier agora e gratuitamente. Além do plano gratuito, existem 4 planos de preços que se ajustam às suas necessidades e ao volume do seu negócio. Antes de mais nada, para escolher entre um plano e outro você deverá considerar o número de zaps mensais que você vai precisar configurar e o número de tarefas para executar.

Recomendamos começar com o plano gratuito para experimentar o Zapier e ver como se encaixa no que você precisa. Com este plano você pode realizar até 100 tarefas por mês em 5 zaps, neste caso, zaps de um só passo.

Você deve saber que uma tarefa é contada cada vez que se executa uma ação (o trigger não conta). Assim, por exemplo, você monta um zap do Zapier para transmitir contatos do Facebook Lead Ads para a HubSpot e depois mudar uma propriedade deste contato na HubSpot: isso serão duas ações e serão executadas para cada contato transmitido.

Estes são os outros 4 planos do Zapier e seus preços (se você pagar anualmente):

  • Iniciante (Starter): R$ 103,56/mês. Com este tipo de conta você pode desenvolver zaps de vários passos (para realizar até 750 tarefas ao mês), vincular a plataforma com 3 aplicativos Premium, incluir filtros e muito mais.
  • Profissional (Profesional): R$ 253,85/mês. Com esta conta você tem acesso a automações mais completas e à opção de sequenciar rotas. Sem falar de que você pode conectar todos os aplicativos Premium que quiser e tem zaps ilimitados! Esta opção tem um custo-benefício muito interessante.
  • Equipe (Team): R$ 2.067,04/mês. Este plano é destinado a empresas maiores, com um volume de clientes e possíveis clientes considerável e que, por sua vez, conta com vários administradores para desenvolver as diferentes tarefas de automação (os usuários com acesso à plataforma são ilimitados). Concretamente, você poderá realizar um total de 50.000 tarefas mensais, com um espaço de trabalho compartilhado e suporte primário.
  • Empresa (Company): R$ 4.139,27/mês. Este plano é o mais avançado de todos e dirige-se àquelas empresas que já contam com anos de experiência e precisam automatizar funções empresariais. Entre outras coisas, esta versão inclui:
    • SCIM: aprovisionamento de usuários
    • SSO: início de sessão único e retenção de dados personalizados

Aqui você pode ver a tabela de preços.

Fonte: Zapier.com - Maio de 2023

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Exemplos de zaps

Tudo isso é muito legal, mas nada melhor que mostrar exemplos reais para entender bem o que é e como funciona o Zapier. Esperamos que também sirva para inspirar você e tirar o máximo proveito da plataforma. Talvez você descubra uma forma de automatizar um processo que nem sequer havia pensado que valia a pena automatizar, mas que pode economizar muito tempo.

No site do Zapier tem vários exemplos, aqui vamos mostrar alguns:

Transmitir contatos de uma ferramenta para outra

Pode ser que você precise transmitir contatos de sua ferramenta de marketing para o seu CRM, ou de sua plataforma de publicidade online a sua ferramenta de mailing, e para isso o Zapier é muito útil. Por exemplo: transmitir contatos do Facebook Lead Ads para a HubSpot, ou passar MQLs que cheguem pelo Gravity Forms a um CRM ad hoc usando a API deste último. Falamos muito de conectar as ferramentas diretamente ao Zapier, mas o Zapier também permite programar com códigos e fazer chamadas na API.

Compartilhar posts do seu blog nas redes sociais

É certo que a maioria das plataformas de blogging incluem de uma forma ou de outra a opção de compartilhar os artigos publicados nas suas redes sociais, mas se a sua não permite, talvez o Zapier possa ajudar.

Salvar informações em um documento

Você pode recuperar informações de uma ferramenta e salvá-las em outro lugar. Por exemplo, você poderia recuperar as respostas de formulários do tipo Google Forms ou Typeform e adicioná-las como linhas em um Google Spreadsheet.

Configurar avisos

Se você tem a necessidade de notificar sua equipe cada vez que acontece alguma coisa, você pode  usar o Zapier. Por exemplo, você pode mandar uma mensagem no Slack cada vez que seja efetuada uma compra no Shopify.

Criar e monitorar tarefas

Você também pode usar o Zapier para aumentar sua produtividade. Por exemplo, pode ser que cada vez que você crie um evento em seu calendário, precise criar uma tarefa no Trello com o título “Preparar reunião (+ nome da reunião)”.

Ou ainda, se você usa o Clockify para monitorar quanto tempo você dedica a suas tarefas ou projetos, pode ser útil conectá-lo ao seu calendário, de forma que sejam registradas as horas que você dedica às suas reuniões.

Agora que você já sabe como o Zapier funciona e por que é tão prático usá-lo nas integrações, tente experimentá-lo, e uma vez que domine a ferramenta, você se dará conta de que não poderá viver sem ela na hora de realizar seus projetos de inbound marketing.

Esperamos que o artigo tenha sido útil. Não hesite em compartilhar com todos nós nos comentários quais zaps facilitaram seu trabalho e fizeram você ganhar tempo. Esperamos você!

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Publicado em 24 de maio de 2023.

Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasil.

 

FAQ sobre Zapier: o que é

  • O que faz o Zapier?

    O Zapier é uma ferramenta online que lhe permite integrar outras ferramentas entre si para que dessa forma você possa fazer encadeamento de ações, e, então, montar workflows e automatizações. Uma ferramenta perfeita para criar automatizações em torno de aplicativos de terceiros com a qual você pode aspirar a um nível superior no inbound marketing e além (você também pode aproveitar para automatizar processos a nível empresarial).

    A partir de uma ação de origem ou gatilho configurado no Zapier se desencadearam as seguintes ações: isto é, quando acontecer “isto”, acontece “aquilo”. Assim, você poderá realizar uma série de ações baseadas em um fluxo de trabalho bem estudado e em função dos objetivos de marketing correspondentes.

  • Como fazer integração com Zapier?

    Para conectar uma ferramenta ao Zapier você deverá ter acesso a permissões da ferramenta de origem (o tipo de permissão dependerá da ferramenta, mas normalmente é necessário ser administrador).

    Uma vez que você tenha a ferramenta bem vinculada, poderá começar a trabalhar nela diretamente a partir do Zapier para definir seus triggers e começar a desenvolver seus fluxos de trabalho.

  • Como criar um zap no Zapier?

    Para cada cadeia de ações ou workflow que você montar no Zapier (denominado Zap), você tem que inicializá-lo com um gatilho (trigger), ou seja, um detonador. Normalmente este trigger será uma ação que ocorre em uma plataforma externa que você terá que conectar ao Zapier.

    Uma vez que você tenha a ferramenta bem vinculada, poderá começar a trabalhar nela diretamente a partir do Zapier para definir seus triggers e começar a desenvolver seus fluxos de trabalho.

    Em seguida, você deverá configurar os passos que devem ser desencadeados uma vez que seja executado o trigger. Podem ser quantos passos você quiser, um após o outro. Você também pode criar ramificações e condicionais para montar diferentes caminhos e ações em função de algum dado.

    Para estes passos também será necessário conectar as ferramentas onde você quer que se desenvolva cada ação.

    No trigger e em cada passo você obterá dados que poderão ser usados nos passos seguintes.

    Assim, cada vez que se cumpra o trigger de entrada, serão desencadeadas as ações seguintes.

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