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Base de dados: Dicas infalíveis para mantê-la atualizada

Uma base de dados é um conjunto de informações armazenadas de forma estruturada, geralmente em meios eletrônicos. Dentro de uma empresa, a base de dados de clientes é um dos recursos mais importantes para o negócio – por isso é fundamental ter uma ferramenta ou um software de Customer Relationship Management (CRM)  que auxilie na gestão desses contatos.

Neste artigo, você confere dicas de como atualizar sua base de dados e alguns dos principais benefícios. Boa leitura!

6 dicas para atualizar sua base de dados

Abaixo, você confere seis dicas que ajudam a deixar sua base de dados mais atualizada e organizada possível, contribuindo para o sucesso do seu negócio. 

1. Identifique as principais informações para o seu negócio

Antes de começar a captar informações dos seus contatos, é importante definir quais informações são necessárias para o seu negócio e quais não são. Armazenar informações inúteis pode ser contraproducente. 

2. Analise as informações atuais

Apesar de tentar armazenar apenas os dados fundamentais para o negócio, é possível que com o tempo o base de dados acabe perdendo qualidade. Se isso acontecer, é hora de realizar uma análise ou auditoria dos dados.

Dependendo do tamanho da base, essa pode ser uma tarefa bastante complexa. Logo, utilizar ferramentas externas, como um software de CRM, permite fazer a exportação e análise de forma muito mais fácil. 

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3. Exclua contatos

Manter contatos que não interagem com a sua marca ou que não têm interesse real nas suas comunicações pode ser prejudicial, especialmente para o sucesso das suas campanhas de vendas e de marketing.

Para evitar isso, defina processos de limpeza de dados para garantir que sua base esteja sempre atualizada. Isso vai evitar investir em recursos para impactar usuários que não lhe interessam.

4. Gerencie duplicatas

Outra situação muito comum é ter contatos duplicados no seu CRM – ou seja: ter o mesmo usuário mais de uma vez. Pode ser com um e-mail diferente, outro nome…

Também é importante detectar e gerir estes contatos para definir onde centralizar as suas comunicações. Existem algumas ferramentas que automaticamente identificam essas possíveis duplicatas, permitindo unificá-las em um único contato com as informações mais atualizadas.

5. Segmentar e categorizar dados

Nem todos os contatos da sua base de dados possuem as mesmas características e objetivos. Por isso é muito importante segmentá-los de acordo com suas necessidades e interesses.

Algumas das características mais comuns são: 

  • Demografia
  • Setor
  • Tamanho
  • Interesses

Você também pode criar diferentes categorias que correspondam à sua buyer persona, que é a representação do seu cliente ideal. Desta forma, pode identificar rapidamente os contatos que não se enquadram nos seus objetivos e excluí-los, mantendo sua base de dados atualizada. 

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6. Monitore resultados e tome decisões

É fundamental avaliar o que foi implementado para descobrir oportunidades de melhoria. Logo,  monitore os resultados de cada atualização para tomar as decisões corretas. A melhor forma de fazer isso é preparando relatórios quinzenal, mensal e trimestral.

5 benefícios de manter sua base de dados atualizada

Como você já deve ter percebido, existem algumas práticas que podem ajudar a manter sua base de dados organizada e atualizada. Mas você sabe como isso pode beneficiar sua empresa? 

Tomada de decisões

Tomar uma boa decisão de negócios pode ser difícil se sua base de dados estiver confusa e desatualizada. Deixar tudo organizado permite que você tome decisões com base em informações muito mais válidas e corretas.

Economia de tempo

Outra vantagem de manter sua base de dados atualizada é a economia de recursos e tempo ao buscar por informações. Impactar contatos com características específicas não é tão fácil se as informações estiverem bagunçadas ou se tem sempre que começar do zero. 

Mais segurança

A segurança e proteção das informações da base de dados é um ponto fundamental. Já imaginou que as informações dos seus clientes ficam armazenadas de forma desestruturada ou desordenada? Saiba que a correta organização e gerenciamento garantem a segurança das informações.

Melhor integração do CRM na sua empresa

É provável que diferentes áreas da sua empresa, principalmente as envolvidas em ações comerciais e de marketing, precisem ter acesso à base de dados diariamente. Ter uma ferramenta de CRM otimizada e integrada garante que todas as pessoas tenham as mesmas informações e saibam gerenciá-las corretamente.

Aumento do sucesso das ações

Ao planejar ações comerciais ou campanhas de marketing, é importante lançar mensagens alinhadas com cada público e a etapa do funil em que se encontram.

Por exemplo, se você deseja apresentar determinado produto, é provável que não queira falar com clientes que já conhecem o item ou impactar pessoas que realmente não têm interesse nele naquele momento. Desta forma, uma base de dados segmentada e atualizada garante que a ação vai chegar apenas nos contatos com real interesse em suas comunicações. Isso ajuda a aumentar a reputação e confiança da sua empresa.

Uma boa base de dados pode beneficiar aplicada a qualquer área, mas saiba que mantê-la atualizada exige dedicação e planejamento. No entanto, isso vale a pena pois só assim é possível usufruir dos seus muitos benefícios.

Recomendados que você tenha uma ferramenta para atualizar sua base de dados de forma simples, ágil e intuitiva. Conte nos comentários como você atualiza seus contatos, qual sistema você usa, qual você descartou... Vamos adorar saber!

Nova call to action

Publicado em 15 de abril de 2024.

Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasil

 

FAQ sobre Base de dados

  • O que é uma base de dados e por que é importante mantê-la atualizada?

    Uma base de dados é um conjunto de informações armazenadas de forma estruturada, geralmente em meios eletrônicos. Manter essa base atualizada é fundamental para garantir que as informações utilizadas para tomada de decisões e interações com clientes sejam precisas e relevantes.
  • Quais são as principais dicas para atualizar uma base de dados?

    Identifique as informações essenciais para o seu negócio, analise regularmente a qualidade dos dados, exclua contatos desinteressados ou inativos e gerencie duplicatas para evitar redundâncias. Depois, segmente os dados de acordo com as necessidades e interesses e, por fim, monitore os resultados das atualizações e ajuste estratégias conforme necessário.
  • Quais os benefícios de manter uma base de dados atualizada?

    Ter uma base de dados atualizada permite tomar decisões mais informadas e precisas, gera economia de tempo na busca por informações relevantes, garante maior segurança e proteção das informações dos clientes e melhor integração do CRM na empresa. Ao mesmo tempo, há um aumento do sucesso das ações comerciais e de marketing ao direcionar mensagens para públicos específicos e interessados.
  • Como posso garantir a eficiência na atualização da minha base de dados?

    O primeiro passo é utilizar ferramentas de CRM que ofereçam recursos para análise, limpeza e segmentação de dados. Estabeleça processos regulares de limpeza e atualização de dados e capacite a equipe responsável pela gestão da base de dados para utilizar as ferramentas e técnicas adequadas.
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