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Actualizar base de datos: 6 consejos y 5 beneficios

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Una base de datos es un conjunto de información estructurada almacenada, generalmente de forma electrónica. En el contexto empresarial, la base de datos de los clientes es uno de los recursos más importantes, por ello es indispensable contar con una herramienta o CRM (customer relationship management) que ayude con la gestión de contactos.

En este artículo te daré algunos consejos para actualizar la base de datos y algunos de sus beneficios. ¡Espero que te sirvan!

6 consejos para actualizar tu base de datos

A continuación, te detallo 6 consejos que te pueden ayudar a que tu base de datos esté lo más actualizada y ordenada posible, y que esta misma contribuya al éxito de tu negocio.

1. Identifica la información clave para tu negocio

Antes de comenzar a captar información de tus contactos es importante definir qué información es necesaria para tu negocio y cuál no. Almacenar información que no contribuye al éxito de las acciones que quieras llevar a cabo no es útil y puede incluso resultar contraproducente. Es mejor no excederse con los campos y tener unos datos clave bien definidos.

2. Analiza la información actual

A pesar de intentar almacenar sólo aquellos datos clave para el negocio, es posible que con el tiempo la base de datos acabe perdiendo calidad y sea necesario realizar un análisis o auditoría de los datos actuales.

Dependiendo de la magnitud de la base, esto puede ser una tarea realmente compleja, por lo que te recomiendo utilizar herramientas externas, como un software o CRM, que permitan extraer información y conclusiones de forma ágil, para poder así definir mejor las acciones a realizar.

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3. Borra contactos

Aunque pueda parecer que tener más contactos sea lo óptimo, la realidad es que mantener a usuarios en tu base de datos que no interactúen con tu marca y no tengan un interés real en tus comunicaciones puede ser perjudicial, especialmente para el éxito de ventas y marketing.

En este sentido, es recomendable definir procesos de limpieza de datos para asegurar que tu base de datos siempre esté al día y evitar así invertir recursos en impactar a usuarios que no te interesan.

4. Gestiona duplicados

Otra situación con la que te puedes encontrar es que, con el tiempo, tengas contactos duplicados en tu CRM, es decir, tener un mismo usuario más de una vez (puede ser que con un correo electrónico diferente, o el mismo correo y otro nombre, etc.). En este caso también es importante detectar y gestionar estos contactos para definir dónde centralizar tus comunicaciones. 

Existen algunas herramientas que detectan de forma automática estos posibles duplicados y dan la oportunidad de unificarlos en un único contacto con la información más actualizada.

5. Segmenta y categoriza los datos

No todos los contactos que tengas en tu base de datos tendrán las mismas características y objetivos. Por eso es muy importante segmentar bien la base de datos según tus necesidades e intereses. Es posible que te interese categorizar los contactos por:

  • Demografía
  • Sector
  • Tamaño
  • Intereses

O es posible que quieras crear diferentes categorías en la base de datos que coincidan con tus buyer persona, es decir, la representación del cliente ideal. De esta forma, también podremos detectar rápidamente qué contactos no se ajustan a tus objetivos y descartarlos de forma ágil manteniendo así siempre actualizada tu base de datos.

6. Monitorea los resultados y toma decisiones

Es fundamental evaluar lo puesto en marcha para detectar oportunidades de mejora, así que es conveniente monitorear los resultados de la actualización que se haya realizado: medir el impacto para tomar las decisiones correctas. Para ello, elabora un informe quincenal, mensual o trimestral.

5 beneficios de mantener actualizada tu base de datos

Como te habrás dado cuenta, existen algunas prácticas que pueden ayudar a mantener ordenada y actualizada tu base de datos, ¿pero en qué puede beneficiar esto en tu empresa? Te lo explico a continuación:

Toma de decisiones

Tomar una decisión de negocio adecuada puede ser complicado si lo estás realizando a partir a una información desordenada, desactualizada y, en general, poco fiable. Mantener limpia y actualizar la base de datos permitirá tomar decisiones en base a una información mucho más fiable y validada.

Ahorro

Otra de las grandes ventajas de mantener ordenada y actualizada una base de datos es el ahorro de recursos y tiempo a la hora de querer explotar la información. Impactar o realizar una acción para unos contactos con unas características concretas no va a resultar igual de sencillo si tienes bien jerarquizada la información que si tienes que empezar de 0.

Seguridad

La seguridad y protección de la información que pueda ofrecer una base de datos es un punto clave. ¿Te imaginas que la información de tus clientes esté almacenada de forma no estructurada o en desorden? Cabe destacar que la sincronización y la correcta gestión de los datos garantizará la seguridad de la información.

Facilita la integración del CRM a tu empresa

Es probable que diferentes áreas de tu empresa, especialmente las implicadas en acciones comerciales y de marketing, necesiten tener acceso a la base de datos en su día a día. Contar con una herramienta de CRM optimizada e integrada ayudará a que todas las personas que vayan a utilizarla cuenten con la misma información y sepan gestionarla de forma correcta.

Mejora el éxito de las acciones

A la hora de planificar las acciones comerciales o campañas de marketing es importante lanzar mensajes alineados con cada público y en el momento del ciclo de compra en el que se encuentren.

Si, por ejemplo, quieres presentar un determinado producto, es probable que no te interese hacerlo a clientes actuales que ya lo conocen, o impactar a personas que realmente no tienen interés en ello en ese momento. De esta forma, si tienes una base de datos bien segmentada y actualizada, te asegurarás de que estás conversando con aquellos contactos que tienen un interés real en tus comunicaciones, lo que también te ayudará a mejorar la reputación y confianza.

Una base de datos se puede aplicar a cualquier ámbito: mantenerla actualizada requiere dedicación y planificación, por una parte, para depurar y gestionar los diversos contactos, y por otra, para disfrutar de los múltiples beneficios que en este artículo te mencionamos.

Te animo, además, a contar con una herramienta que te permita actualizar tu base de datos de una forma sencilla, ágil e intuitiva. Pero, además, me encantaría saber cómo actualizas tus contactos, qué sistema utilizas, cuál has descartado… ¿Me lo cuentas en comentarios?

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