En los últimos tiempos se habla mucho de transformación digital. Pero, ¿qué es realmente? ¿La pueden llevar a cabo todas las empresas? Y, lo más importante, ¿cómo se debe hacer para que sea una transformación exitosa? Te resolvemos estas y otras muchas dudas sobre transformación digital en el siguiente post.
¿Qué es la transformación digital?
Lo primero es tener claro de que estamos hablando. Se entiende por transformación digital al proceso a través del cual una empresa o negocio incorpora nuevas tecnologías y procesos digitales con el objetivo de conseguir ser una empresa más eficiente adaptada a su entorno.
En realidad, la transformación a nivel digital acaba siendo una reorganización completa del negocio que afecta tanto al procesamiento de los datos o los sistemas, así como al equipo.
¿Qué NO es la transformación digital?
Son muchas las empresas que confunden muchas actividades con la transformación digital. Por eso es importante tener claro qué no es para evitar posibles confusiones en el futuro. Algunos de las acciones que no se deben enmarcar dentro de la transformación a nivel digital son las siguientes:
- No es adquirir un CRM para ventas.
- No es abrir cuentas corporativas en todas las redes sociales que existen.
- No es obligar a los empleados a estar más presentes en las redes.
- No es montar un ecommerce.
- No es comenzar a digitalizar todos los documentos que tenemos en papel.
- No es comenzar a hacer SEM y campañas de pago online.
¿Por dónde empezar con la transformación digital de las empresas?
Ahora que ya sabes distinguir qué es y qué no una acción de transformación digital vamos a ver los pasos que, como empresa, debes seguir si quieres implementarla en tu negocio.
En el panorama actual, en un proceso continuo de cambio, las empresas deben hacer un esfuerzo para estar al día de las nuevas tecnologías y adaptarse a herramientas y plataformas que se han convertido en necesarias dentro de una estructura empresarial, como pueden ser las redes sociales o el cloud.
Fuente: Hootsuite
Tanto si tu empresa aún no sabe qué es la transformación digital o no ha comenzado a digitalizarse pero te interesa el concepto, como si crees que en tu organización es necesario que se aúnen esfuerzos para llevar a cabo un proceso de digitalización que mejore la situación actual en el mercado y frente a competidores directos, vamos a ayudarte.
Sin embargo, antes de adentrarnos en los pasos que se deben seguir para transformar digitalmente una organización, lo primero que debes hacer es un análisis muy profundo de la situación actual de la organización. Equipo, procesos, retos, objetivos, planes, etc.. serán los factores que tendrás que analizar para ver el estado actual de la empresa, dicho de otra manera, para conocer tu punto de partida.
Pero ¿quién debería llevar a cabo este estudio? Lo ideal es que se lleve a cabo por un equipo transversal de la compañía que pueda tener acceso a la información al completo, una capacidad de entendimiento y análisis privilegiado y, además, una autoridad para poder proponer los cambios necesarios.
Este análisis marcará el futuro de la transformación digital de una compañía que, lejos de ser un concepto general y aplicable a todo el mundo, aglutina una serie de cambios a realizar que dependen totalmente de las características individuales de cada organización.
Por lo explicado anteriormente, es muy complicado determinar las acciones que, exactamente, se deberán acometer en cada organización para llevar a cabo una exitosa transformación digital. Sin embargo, sí podemos definir tres niveles diferenciados que te ayudarán a clasificar tu organización para visualizar el camino a seguir. ¡Es momento de descubrirlos!
1. Transformación digital inicial
Dentro de este nivel conviven todas aquellas empresas e industrias que, durante los últimos años, no han seguido el ritmo natural de digitalización y se encuentran por detrás del mercado en la aplicación de nuevas tecnologías y estrategias como medio para maximizar los resultados.
Para conocer si una organización, o la nuestra, está en este nivel, podemos empezar por hacernos dos preguntas muy simples: ¿estamos trabajando la automatización de nuestros procesos? y ¿cuál es nuestro posicionamiento online?
2. Transformación digital avanzada
Si puedes responder de forma sencilla a las anteriores cuestiones y, sobre todo, no se te han ocurrido aspectos muy claros a cambiar cuándo te planteabas las respuestas, puede significar que tu compañía ya esté más avanzada en el proceso de transformación digital.
Ahora es el momento de investigar qué nuevas estrategias, métodos, acciones o tecnologías pueden ayudar a mejorar tu posición en el mercado. En este saco entrarían en juego metodologías modernas como el inbound marketing o el big data. ¿Cómo las llevas?
3. La transformación digital del futuro
Por otro lado, existen ya compañías tan avanzadas en este proceso de transformación digital que han comenzado a aplicar aspectos tan novedosos como el block chain –cadena de bloques– con resultados que darán que hablar en los próximos años. ¡No los perdamos de vista!
¿Por qué las empresas quieren conseguir la transformación digital?
La transformación digital es una carrera de fondo que requiere de inversión, tanto en tiempo como en dinero, para conseguir ese punto de digitalización tan ansiado que pueda impactar de manera positiva en nuestros resultados. Como ves, no es un acto puntual, sino que se nutre de acciones sostenidas en el tiempo.
Puede parecer mucho esfuerzo para las empresas apostar por la transformación digital, pero son muchos los beneficios que se podrán conseguir:
- Mantener a la compañía al día de los cambios que se producen en el entorno y, en el mejor de los casos, tener la capacidad de adelantarse a ellos.
- Obtener nuevos clientes digitales o fidelizar los existentes. Para ello necesitas, por ejemplo, una estrategia de social media.
- Desarrollar un sistema de análisis para la toma de decisiones. Esto te ayuda a conocer las preferencias de nuestro target para diseñar productos o servicios adaptados a sus necesidades, o a gestionar mejor las campañas con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
- Trabajar en entornos digitales. De esta manera conseguirás aumentar la productividad y motivación de tus empleados. Además, los costes estructurales de la empresa podrán disminuir estableciendo, a modo de ejemplo, una relación positiva entre teletrabajo y conciliación familiar.
- Aprovechar el talento, ya que las mejoras digitales que conlleva la transformación digital motivan a los trabajadores en la realización de sus tareas, por sentirse más autónomos. Además, este apartado nos lleva hasta los millennials. Si quieres que tu empresa perdure en el tiempo, contrata hoy a los directivos del futuro.
- Crear una estrategia omnicanal. Hacer encajar un plan de marketing online con uno offline. Para ello vas a necesitar un profesional digital. Tienes dos opciones: contratarlo en plantilla o externalizarlo.
- Posicionar tu web o los contenidos alineados con los objetivos generales de la empresa. Como en el caso anterior, puedes optar por disponer de un profesional a tiempo completo o buscar un proveedor que realice esta tarea por ti.
- Awareness y visibilidad de marca.
Los 7 retos que vas a tener que superar con la transformación digital
Como te hemos avanzado, son varios los retos a los que te tendrás que enfrentar si quieres llevar a cabo una transformación digital exitosa. Debes tener claro que hay una serie de elementos que deberás trabajar sí o sí cuando comiences a planificar la transformación digital de tu empresa. Te detallamos los 7 más importantes:
1. Las personas
Juegan un papel clave en la digitalización y probablemente son el mayor reto al que se enfrentan las empresas. En ocasiones, el cambio implica reticencias por parte del personal de la empresa, incluida la gerencia, que muchas veces no sabe realmente qué es la transformación digital.
Es por ello que deberás hacer entender a todas las personas que estén vinculadas con la empresa los beneficios que la introducción de nuevas herramientas traerán a la empresa y a muchos de los procesos que se llevan a cabo.
2. Comunicación digital
Desde el nacimiento de Internet, la información se ha democratizado. Ya no son las empresas las que tienen el poder de la información, sino que es el usuario el que lo tiene. Sin embargo, la empresa puede participar en este proceso de aportar información.
Localiza la red social en la que se va a encontrar tu cliente potencial o buyer persona, y realiza una estrategia de comunicación en ella. No hace falta que las trabajes todas, sino solo aquellas donde se encuentren tus clientes potenciales. ¡Recuérdalo!
Por otro lado, la creación de un blog en tu página web puede ayudarte con el proceso de transformación digital. Te ayudará a salir del “discurso comercial” al que está acostumbrado el usuario a encontrar en las webs corporativas, y podrás aportar valor a través de contenido educacional. Este contenido será de interés para él y le ayudará durante la investigación de su proceso de compra.
3. El cloud, la nube
Según el estudio Cloud survey report de KPMG: “Un 53% de los más de 500 ejecutivos encuestados señalaban los riesgos de seguridad y pérdida de datos como uno de los principales retos para la adopción de sistemas en la nube”.
La seguridad es uno de los miedos más comunes para la implementación del cloud computing. Sin embargo, lograremos una correcta transformación digital de nuestros datos, perdiendo el miedo al cloud, si seguimos el proceso adecuado:
- Análisis de las necesidades.
- Determinación del objetivo que se quiere conseguir.
- Análisis del coste y comparación de proveedores.
- Implementación y seguimiento del proceso.
4. Big data y la analítica avanzada
Las empresas cada vez reciben más inputs en forma de datos. La extracción de información con todos ellos es de lo que se encargan el big data y la analítica avanzada.
El big data te permitirá recoger información, analizarla y optimizar tus procesos y servicios para poder ofrecer un mejor producto/servicio a tu cliente. Inicialmente su aplicación principal se asociaba al sector financiero y al sector seguros, pero hoy en día es aplicable a todos los sectores y ámbitos. Y es que los datos y su posterior análisis han marcado un antes y un después en los procesos de transformación digital.
Son muchas las ventajas que podrás tener si te decantas por implementar el big data en tu organización:
- Poder optimizar los canales de ventas. Gracias a los datos podrás entender mejor a tus potenciales clientes y ver cómo buscan información y cómo finalizan las ventas, para poder adecuar tus estrategias a los canales que emplean para ello.
- Mejorar la eficiencia. Con datos en mano es posible que puedas mejorar la eficiencia operativa de tu empresa. Conocer posibles puntos de fuga de tiempo, adelantarse a las necesidades del cliente, automatizar tareas repetitivas… son algunas de las acciones que, gracias al big data y a la extracción de datos, podrás llevar a cabo de manera óptima.
- Impulsar la innovación y, por ende, los ingresos. Gracias a los datos y a la innovación se pueden crear productos que realmente interesen a los usuarios. Esto hace que las ventas se disparen y que estas no tengan que ser forzadas por parte de la empresa.
Así pues, que “la información es poder” hoy día es más cierto que nunca.
Las herramientas que midan esos valores y cómo los traduzcas en estrategias dependen de ti.
5. Streaming y vídeo
Sin prescindir de la planificación, debes dejar sitio para las cosas que ocurren en tiempo real. Los usuarios consumen contenidos que suceden aquí y ahora. El éxito de TikTok y las emisiones de los directos de Facebook e Instagram son una prueba irrefutable de ello.
Adicionalmente, el vídeo es el formato de contenido más consumido. Por ello, tanto para información corporativa como educacional, elige el vídeo como material adicional a tus posts, descargables, plantillas… ¡Te darán visibilidad e identidad de marca!
6. Visión global
En el proceso de transformación digital de tu empresa tienes que incorporar una visión de 360º, tener una amplitud de miras. Tienes que poder utilizar, si fuera necesario, todos los mecanismos que existen para llegar a tu target: TV, radio, WhatsApp, email, redes sociales…
Que hablemos de la transformación digital no significa que tengas que dejar de invertir en medios de marketing tradicionales porque puede que para tu sector te sigan aportando ROI. El mayor reto será buscar un equilibrio entre tu estrategia online y offline. ¡Encuéntralo!
7. Busca ayuda entre profesionales digitales
Si no tienes experiencia en medios digitales y no quieres fracasar en el planteamiento de cómo llevar adelante una transformación digital, te recomendamos que contrates a un profesional del marketing digital. ¡Vale la pena!
Ventajas e importancia de la transformación digital
Visto todo esto, te podrás hacer una ligera idea de la importancia de invertir en transformación digital. No obstante, no está de más recalcar que la transformación y la digitalización de las empresas suponen un punto diferencial en estas.
Aquellos negocios que opten por transformarse obtendrán una ventaja competitiva frente a sus competidores. Es importante también mencionar que la evolución en digitalización hace que las empresas se vean casi obligadas a invertir en tecnologías novedosas si no quieren desaparecer y quieren seguir siendo relevantes en el mercado. Con esto queremos hacerte ver que la transformación digital ya no es optativa, sino que es necesaria si se busca el crecimiento a largo plazo del negocio.
Gracias a la transformación digital podemos:
- Pasar de suposiciones a certezas.
- Convenir en datos todo lo online y offline de manera conjunta para la toma de decisiones.
- Seguir el ritmo de creación de datos en el que empresas y consumidores estamos sumidos día tras día.
Dicho esto, impulsar la transformación digital en tu empresa te aportará muchas ventajas, tanto en el corto plazo como a largo plazo. Algunas de las más reseñables son las siguientes:
- Convertimos procesos en datos: a través de los indicadores que nos proporcionan las herramientas digitales, podemos empezar a actuar a partir de datos. Es decir, llevamos a cabo ciertas acciones porque, a través de los datos, hemos visto qué es lo que el cliente nos requiere. Esto nos incrementa los resultados a nivel comercial.
- Capacidad de acceder a nuevas oportunidades de negocio: la información de la que disponemos ahora sobre el impacto de nuestras acciones es mucho más alta y podemos encontrar nuevas oportunidades de negocio que desconocíamos
- Adaptación a un entorno cambiante: en un mercado cada vez más competitivo, debemos conocer rápidamente las expectativas de nuestros clientes para generar la mejor experiencia posible.
- Reducción de riesgos: nos ayuda a reducir drásticamente las posibilidades de error porque podemos automatizar procesos.
- Aumento de la productividad: hay numerosas herramientas digitales corporativas que ayudan a las empresas a desarrollar tareas y agilizar procesos. Esto repercute en un aumento de la productividad, un mejor servicio y una reducción de costes para la empresa
- Descentralización del trabajo: estas herramientas favorecen el trabajo en remoto o el teletrabajo, ya que la comunicación es más ágil. Esto ayuda a incrementar la productividad y satisfacción de los trabajadores.
- Impulsa el trabajo colaborativo y mejora la comunicación interna. Gracias al acceso de información de manera descentralizada, esta puede ser compartida de manera sencilla con otros miembros de la organización. Esta facilidad en la transmisión de la información ayuda a mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.
- Mejora la relación con el cliente. Adelantarse a las necesidades del cliente te ayudará a mejorar tu relación con él. Gracias al análisis de datos y tendencias sabrás qué necesita, cuándo y cómo, por lo que te verá como una empresa que realmente se preocupa por sus necesidades.
Por último, mencionar que una empresa que abraza la transformación digital estará más abierta a ir innovando más tanto en sus productos y servicios como en sus procesos, ya que tendrá una base sólida en la que apoyar su innovación.
Barreras en la transformación digital de una empresa y cómo superarlas
Dar el salto del marketing offline al marketing online no es fácil. Muchas empresas y profesionales que tradicionalmente han desarrollado sus estrategias en el marketing tradicional son reacios a dar el paso que les lleve a la digitalización. Sin embargo, como estamos viendo a lo largo de este post, es fundamental para la supervivencia de la empresa. Pero, ¿a qué barreras se enfrentan realmente las empresas que quieren dar el salto hacia la digitalización?
1. Falta de visibilidad y adaptación a largo plazo
Esta será la barrera principal con la que te vas a encontrar. El hecho de no estar digitalizado como empresa dificulta aspectos como las previsiones financieras, previsiones de personal necesario o de recursos. Quizá el corto plazo lo tienes solucionado, pero el largo plazo será menos certero.
Además, te podrías encontrar con dificultades para adaptarte a nuevas tendencias del mercado, competidores ya digitalizados y posibles nichos de mercado que puedan ir apareciendo. ¡No es poca cosa!
2. La falta de información
Directivos y empleados son a veces la causa de que el proceso de transformación digital se aplace. El desconocimiento, el temor a no poder adaptarse a las nuevas tecnologías o la posibilidad de que desaparezcan puestos de trabajo son algunos de los obstáculos con los que se encuentran las empresas.
¿Qué puedes hacer tú, como líder del proceso, para ganarte la implicación de todo el equipo?
En primer lugar, tienes que lograr que tus compañeros entiendan lo que es la transformación digital. Para que lo entiendan y puedan dejar de lado sus temores o recelos, tendrás que explicar en qué consiste el proceso: qué pasos se van a seguir, por qué es importante digitalizarse, qué beneficios van a obtener con la nueva forma de trabajo y cómo va a beneficiar a la compañía.
Una buena opción es convertir las charlas informativas en sesiones formativas. Y no importa si eres tú o tu partner experto el que se encargue de ellas siempre que consigas que se afiancen las bases sobre las que ellos desarrollarán sus nuevas tareas.
¡No olvides que el departamento de recursos humanos tendrá un gran peso en esta parte del proceso!
3. Tu falta de formación y experiencia en transformación digital
Es un hecho que no podemos saber de todo. Si te toca liderar la digitalización de tu empresa y no tienes experiencia o formación en procesos y metodologías digitales, la mejor decisión que puedes tomar es contratar a un especialista que te apoye durante todo el proceso para que se desarrolle con éxito.
Si lo haces desde el principio conseguirás un ahorro de tiempo y dinero y, tanto tú como tu equipo, ganaréis en eficiencia y productividad.
¡Y recuerda que el plan de marketing online y el offline deben ir de la mano!
¿Qué puede hacer tu empresa para evitar esta falta de conocimiento?
Es importante que las empresas tengan en mente la captación de talento digital. El conocimiento digital debe ser un “must” a la hora de valorar a un nuevo candidato. El problema es que este suele ser escaso y no está bien incentivado o valorado. Se deben buscar nuevos canales para la captación de talento, ofrecer beneficios aparte del sueldo que antes no se valoraban, usar la gamificación para la formación del empleado, ser transparente y ofrecer posibilidades de crecimiento… Estos son algunos de los puntos que este talento digital valora en la actualidad.
4. Tus proveedores también tienen que adaptarse a tu transformación digital
Ninguna empresa viaja sola. Debes tener en cuenta que, para que funcione el proceso de digitalización, no hay que realizar los cambios solo internamente, en muchos casos también afectará a tus proveedores.
Si tienes un ecommerce, por ejemplo, es clave que tú ofrezcas productos de calidad, un buen servicio a la vez que un envío en tiempo y forma, para que la experiencia de compra del cliente sea positiva.
Si alguno de tus proveedores no puede adaptarse a tus nuevos procesos, es posible que tengas que cambiar de proveedor, antes que plantearte parar tu transformación digital. Lo mejor en este caso es que abras nuevas vías de colaboración y, por supuesto, que invites a tus socios a que se suban al carro de la transformación digital.
5. Tener un modelo de negocio antiguo
Un comportamiento muy habitual es la resistencia al cambio en las empresas. Sobre todo en aquellas empresas que llevan más años en el mercado. Es frecuente que se tienda a evitar el cambio de la forma de funcionar tradicional.
La digitalización es un gran cambio para la empresa y se debe potenciar desde la dirección.
Por parte de la dirección se tiende a evitar la incertidumbre que estos cambios generan y, por aparte de los trabajadores, la sensación es que se les está imponiendo una nueva forma de trabajar.
En este sentido, el mejor recurso es ser transparente en todas las partes del proceso y saber transmitir las ventajas de este cambio.
Por otro lado, también será indispensable por parte de la empresa ofrecer al trabajador el tiempo y la formación necesarios para adaptarse al cambio. Hay que ser conscientes de que estos cambios no se aprenden de la noche a la mañana, por lo que tendrás que planificar la formación de todos los miembros de la empresa con bastante tiempo de antelación para que todos lo entiendan y puedan interiorizar dichos cambios.
6. Presupuesto limitado
Uno de los retos siempre presentes en cualquier cambio en una empresa es la limitación del presupuesto. Sin importar el tamaño o la facturación de una empresa, el presupuesto siempre es limitado.
Para minimizar el riesgo y evitar sobrepasar este presupuesto, es necesario trazar una hoja de ruta para tener claro desde el principio cada paso y cómo se va a distribuir este presupuesto. Lo mejor es que puedas ir aplicando los cambios de manera paulatina, repartiendo estos en el tiempo. De esta manera, no tendrás que realizar un gran desembolso económico y, además, darás tiempo a los trabajadores para que se vayan adaptando a cada uno de los cambios implementados.
7. Falta de recopilación de datos de clientes
La clave del éxito a nivel digital se esconde tras las bases de datos de los clientes. Es esencial saber almacenar y aprovechar los datos que nos proporcionan nuestros clientes. Es tan importante almacenarlos como saber gestionarlos de una manera que proporcione valor al cliente.
El primer paso que debes tener en cuenta son los datos que quieres conocer de un cliente. Es posible que te toque rehacer la base de datos para adaptarla a los atributos que quieres conocer de tus clientes, por eso es importante que este sea el primer punto que resuelvas. Una vez los tengas claros, tendrás que ver cómo recopilarlos, que es, sin lugar a dudas, una de las barreras más importantes a las que se enfrentan los negocios que quieren apostar por la digitalización.
Los primeros pasos para conseguir tu objetivo de digitalizar tu empresa
Por último, te damos los 5 pasos más importantes que debes seguir si quieres conseguir el objetivo de digitalizar tu empresa.
1. Evalúa el contexto y situación de tu empresa
El primer paso sería evaluar el contexto y situación de la empresa, y también de la industria en la que se encuentra. Esto se puede hacer a través de un análisis DAFO. Los puntos más relevantes serían detectar las oportunidades, analizar a la competencia y definir qué ventaja competitiva queremos conseguir.
2. Conoce a tu audiencia digital
Es importante conocer a nuestra audiencia digital para definir la estrategia. Debemos entender cuáles son los pains que intentan resolver con tus productos o servicios. Una herramienta útil para conocer a tu audiencia digital es el mapa de empatía.
3. Diseña una estrategia de marketing digital
Crear un plan de marketing digital incluye toda la creación y difusión de contenidos a través de tus canales digitales (web, redes, email...). Es importante que puedas organizar y calendarizar cuándo y en qué canal van a surgir estas acciones.
4. Estudia el mercado para conocer las herramientas digitales que existen
Para la transformación digital de tu empresa es clave la integración de nuevas herramientas digitales que van a cambiar la forma en la que se hacen las cosas. Van a ayudarte a optimizar procesos y conseguirás ofrecer un valor añadido a los consumidores. Existen muchos tipos de herramientas: herramientas de gestión de procesos, herramientas de gestión de contenidos, herramientas de gestión de contactos…
5. Implementar un CRM
Hablando de herramientas, hay una que es clave para la empresa, y es el CRM. Te ayuda a almacenar toda la información de los clientes en una plataforma. De este modo podrás segmentar fácilmente y hacer comunicaciones mucho más personalizadas. Esto te ayudará a llegar más rápido a tus clientes.
Como ves, la transformación digital no es el futuro, es el presente. Apuesta por ella y sigue los pasos que te hemos dado en este post para alcanzar la digitalización de manera efectiva. Recuerda: involucra a todas las personas de tu organización y da margen para que todos aprendan los nuevos procesos.
La clave del éxito se encuentra en la organización y en la involucración global. ¿Te animas a dar el salto?
