¿Cuál es el mejor CRM para tu equipo? 6 claves para saberlo

¿Sabías que la elección del CRM para tu empresa es una decisión que puede tener un gran impacto tanto en cómo trabaja el equipo de ventas como en sus resultados?

Elegir el CRM correcto puede ayudar y aportar gran valor al trabajo del equipo comercial, mientras que un CRM inadecuado puede generar trabas y dolores de cabeza, e impactar negativamente en el rendimiento del equipo y en sus resultados.

Por ello es imprescindible realizar una investigación previa y asegurarnos de que contamos con toda la información y los puntos de vista necesarios para tomar la decisión correcta.

¿Qué es un CRM?

Las siglas CRM significan "Customer Relationship Management", es decir, la gestión de relaciones con clientes, ya sean potenciales o existentes. Cualquier estrategia que incida en la gestión de relaciones con clientes podría considerarse un CRM, pero la acepción más extendida cuando se habla de CRM hace referencia a un software o solución tecnológica.

En este sentido, un CRM es cualquier herramienta de software o tecnología que nos permita almacenar, organizar y analizar la información para gestionar mejor la relación con nuestros clientes, tanto confirmados como potenciales.

¿Qué funcionalidades ofrece un CRM?

¿Cuáles son las principales funcionalidades que ofrece un CRM? A continuación encontramos un listado con las tareas más importantes de estos softwares:

1. Gestión de contactos: permite acceder a toda la información sobre clientes existentes y potenciales (desde sus datos de contacto hasta la última llamada que recibió).
2. Gestión del embudo de venta: permite configurar los diferentes estadios del proceso de venta y gestionar todas las acciones y avances para cada lead que se encuentre en el embudo.
3. Integración de la comunicación con clientes: permite integrar y gestionar todas las comunicaciones con clientes desde la misma herramienta, ya sean emails, llamadas o cualquier otro tipo de comunicación.
4. Contenido compartido: permite almacenar y compartir contenido y archivos para que puedan ser utilizados por cualquier usuario en cualquier momento. Esto puede incluir plantillas de presupuesto, presentaciones de propuestas, etc.
5. Informes y analítica: permite obtener informes y datos sobre las acciones comerciales que se han llevado a cabo, el estado del embudo de ventas, contactos y leads...
6. Automatización de tareas: permite automatizar y agilizar aquellas tareas del proceso de venta que son más repetitivas y que aportan menos valor añadido.

Además de estas funcionalidades básicas, los CRM se han ido sofisticando a lo largo de los últimos años, y actualmente ofrecen muchas otras funcionalidades que aportan gran valor y ayudan a vender más y mejor.

Algunos ejemplos de estas funcionalidades extra son la automatización de tareas con poco valor añadido del proceso de venta, la configuración de embudos de venta personalizados o la creación de informes y dashboards para poder hacer un seguimiento de la actividad del equipo comercial.

Por otro lado, podemos encontrar diferentes tipos de CRM en función de su funcionamiento e instalación:

• CRM de escritorio: aplicaciones de CRM que se instalan y funcionan en un único ordenador.
• CRM on-premise: sistemas de CRM que requieren que la empresa cuente con un servidor central donde se almacenan los datos; habitualmente también requieren la instalación de una aplicación en cada ordenador.
• CRM cloud: sistemas de CRM que son proporcionados y alojados por un tercero, y que son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Actualmente, los CRM cloud son los más extendidos.

¿Necesito un CRM?

Es habitual que en empresas muy pequeñas o que están en etapas muy incipientes se intenten cubrir las necesidades a las que da respuesta una solución de CRM con otras herramientas menos robustas y poco profesionales, como, por ejemplo, con las hojas de cálculo de Excel.

Sin embargo, estas soluciones “gratuitas” acaban saliendo caras, ya que impactan de forma negativa en el rendimiento y los resultados de las acciones comerciales: se pierde información, los procesos son poco ágiles e ineficientes, no existe visibilidad del estado del embudo de ventas, la coordinación entre miembros del equipo es muy difícil…

Además, en la actualidad existe un gran abanico de soluciones de CRM para todos los presupuestos y necesidades. Así que incluso la empresa más pequeña puede beneficiarse de las ventajas de contar con una solución de CRM profesional.

¿Cómo escoger el CRM adecuado para tu empresa?

Bien, ahora sabes que necesitas un CRM, pero no sabes cómo escoger el más adecuado para ti. A continuación, vamos a revisar los puntos más importantes a considerar para poder decidir cuál es la solución de CRM ideal para tu empresa y tu equipo.

1. Analiza la situación actual y los procesos existentes

El primer paso es entender la realidad de tu empresa y de tu equipo: ¿cómo es el proceso de venta para tu producto o servicio? ¿De dónde se obtienen las oportunidades comerciales? ¿De qué forma trabajan y se coordinan los miembros del equipo comercial?

2. Involucra a tu equipo y a expertos independientes

Los miembros del equipo de ventas van a ser los principales usuarios de la solución de CRM que escojas, así que contar con su punto de vista desde el principio es fundamental. Es importante conocer cuáles son las necesidades que ahora mismo no tienen cubiertas, los procesos que les requieren más dedicación y que podrían optimizarse, las barreras que les impiden ser más ágiles y poder conseguir más ventas, etc.

Además de contar con tu equipo, también es muy interesante conseguir opiniones externas. Busca en tu red de contactos o, en caso de que dispongas de los recursos, plantéate contratar los servicios de un consultor para que te ayude a analizar la situación desde un punto de vista externo y menos sesgado.

3. Define tus objetivos y necesidades

Después de haber recopilado toda esta información, seguro que tienes mucho más claros los objetivos que quieres conseguir con el CRM, así como las necesidades que te gustaría cubrir. ¿Buscas una solución únicamente para gestionar mejor la información de tus contactos? ¿O bien una solución que te permita hacer seguimiento del embudo de ventas y obtener informes de la actividad de tu equipo comercial? Es importante que te tomes un tiempo para definirlas concretamente y para ordenarlas en función de su prioridad.

4. Decide tus requerimientos, funcionalidades y presupuesto

A continuación, deberías transformar los objetivos y necesidades que has identificado en requerimientos y funcionalidades que debe tener la solución de CRM escogida, y que también los ordenes a partir de su prioridad. Además, deberías definir un rango de presupuesto que te gustaría dedicar a la solución de CRM.

5. Busca y selecciona soluciones + demostraciones

Ha llegado el momento de salir a investigar qué soluciones del mercado se ajustan a los requerimientos y funcionalidades que has definido. Lleva a cabo una investigación y selecciona únicamente aquellas herramientas que cumplan con los requerimientos y funcionalidades más prioritarias. 

Ten en cuenta también el rango de presupuesto que definiste, aunque es mejor que no descartes ninguna solución, a no ser que se escape mucho del importe que tienes en mente, ya que, muchas veces, una solución que cubra perfectamente tus necesidades te compensará más que una solución más económica con un peor encaje. Además, siempre existe cierto margen de negociación respecto al precio de las soluciones de CRM, habitualmente a cambio de un mayor compromiso a nivel de tiempo con la herramienta. 

Una vez tengas un grupo de opciones con el que estés satisfecho, organiza demostraciones para poder ver cada solución en acción. Aprovecha las sesiones de demostración para preguntar por los requerimientos y funcionalidades en concreto. No olvides fijarte en los siguientes puntos:

• Tipo de alojamiento: ¿es una solución cloud? ¿On premise? ¿Requiere instalar alguna aplicación?
• Escalabilidad: ¿cómo de fácil es crecer con esta solución? ¿Se incrementa el precio al añadir usuarios, contactos...?
• Usabilidad: ¿es una solución intuitiva y fácil de utilizar? ¿Requiere algún soporte o conocimiento técnico?
• Customización: ¿qué nivel de personalización permite la herramienta? ¿Es sencillo crear campos de información personalizados? ¿Y configurar embudos de ventas y procesos a medida?
• Opciones de integración: ¿cómo de fácil es integrar esta herramienta con otras que ya estás utilizando o que te planteas utilizar en el futuro?
• Movilidad: en caso de que tu equipo comercial pase la mayor parte del tiempo fuera de la oficina, este aspecto será crítico. ¿Es una solución que ofrece accesibilidad a través de dispositivos móviles? 
• Innovación y soporte: ¿la solución cuenta con un buen servicio de soporte para resolver dudas y problemas técnicos? ¿La empresa detrás de la solución de CRM tiene intención de seguir innovando y añadiendo nuevas funcionalidades a la herramienta?

6. Selección final, negociación y calendario de implementación

Una vez acabes el proceso de búsqueda y demostración de soluciones, deberías tener entre 1 y 3 soluciones que encajan con los requerimientos y funcionalidades que definiste en su momento. 

A continuación, deberás empezar un proceso de negociación con tu selección final para acabar decantándote por la opción que te ofrezca mejores soluciones y garantías. En este punto es importante incluir un proceso de onboarding o de formación para tu equipo para facilitar al máximo la transición a la nueva herramienta. Después de este paso, únicamente quedará pendiente definir un calendario de implementación para asegurarte de que la solución se adopta correctamente y se le saca el máximo partido.

Como has visto, escoger la tecnología CRM ideal para tu equipo no es una tarea fácil, pero te aseguramos que el impacto que una buena decisión puede tener en tu negocio compensará todas las horas y recursos dedicados a este proceso.

Y si necesitas un empujón para empezar, te aconsejamos leer este artículo, en el que revisamos las principales soluciones de CRM del mercado y sus funcionalidades. ¡Ahora ya sabes cómo encontrar la tuya!