Hace tiempo que al hablar de un agente comercial nadie se imagina ya al representante que, maletín de muestras en mano, recorre kilómetros en busca de posibles clientes. Las herramientas de ventas han evolucionado y, con ellas, el enfoque de un departamento de importancia estratégica en la empresa.
En este post no solo hablaremos de cómo ayudar a nuestros agentes comerciales a ser más eficientes, más flexibles y más productivos, sino también de qué herramientas de ventas les permiten conducir un proceso de venta adaptado a los potenciales clientes.
Nuevo contexto: cambios en el consumidor y en el equipo de ventas
La transformación no está solo en este lado de la empresa, sino que se hace evidente en ambos extremos de la relación comercial. Por eso, también se viene observando un cambio en la forma en la que los consumidores compran.
En los últimos años no hay excepción posible, el buyer persona se imagina móvil en ristre, comparando, buscando información e incluso completando sus compras en línea. Avanzado 2020, y en el contexto actual, esta digitalización del consumidor toma mayor relevancia y protagonismo.
Ya antes del Covid-19 hablábamos de un cambio de paradigma en el consumo, caracterizado por menos paciencia y más escepticismo. Hoy en día, los consumidores confiamos menos en las marcas y en los comerciales. Prueba de ello es que la llamada al equipo de ventas para pedir ayuda suele ser de los últimos recursos. ¿Sabías que el 57% del proceso de compra del consumidor se ha completado antes de que una compañía haya tenido la oportunidad de interactuar con él? (TSL Marketing).
La crisis del coronavirus nos ha llevado a una situación excepcional, que tiene consecuencias directas en los hábitos de los consumidores. Incertidumbre, imposiciones de confinamiento, restricciones a los desplazamientos y un mayor recelo al contacto físico caracterizan el momento que vivimos.
Como empresa, deberíamos entender la necesidad de que los equipos de ventas se adapten a la nueva realidad marcada por los cambios en la forma en la que trabajamos y consumimos. ¿Estás de acuerdo?
Herramientas de ventas que nos ayudan a adaptarnos a los cambios en la forma de trabajar y en la manera de comprar de los consumidores
La situación actual nos ha demostrado la necesidad de no depender de un lugar físico y, en consecuencia, la importancia de poder realizar nuestras tareas desde cualquier lugar, de manera ágil y flexible. Para ello, la tecnología es clave.
En este necesario proceso de adaptación en que el departamento comercial se halla inmerso, es preciso revisar su forma de trabajar y dotar a los profesionales del equipo de las herramientas de ventas más efectivas. Estas son, por una parte, las que hacen posible la flexibilidad, eficiencia y agilidad necesarias, mientras que, al mismo tiempo, garantizan la adaptabilidad que ayudará al agente comercial a adaptar el proceso al cliente.
La importancia de tener una metodología de venta basada en las necesidades de los clientes gana relevancia y protagonismo en este contexto de incertidumbre y de cambios en cómo consumimos. Seguir con un proceso de venta no adaptado a la situación actual del cliente potencial, sin empatía y enfocado en el producto, puede ser contraproducente.
Gestión del cambio: tu oportunidad
El cambio es inevitable, pero también es necesario y, si aprovechas su impulso, se convierte en un catalizador para la mejora de procesos. Hoy día, tienes claro que tus clientes ya no te necesitan como antes. Seguramente también te has dado cuenta de que su proceso de compra y hábitos de consumo han dado un giro.
Partiendo de esta idea, ante ti se abre una oportunidad: centrarte tanto en tu cliente, que sea él mismo quien genera oportunidades comerciales, hablando bien de ti y tu empresa. Tu cliente es tu mejor vendedor.
Para ello, hace falta rediseñar la forma en la que haces marketing, vendes y sirves a cada cliente. ¿Sabes cómo puedes conseguirlo? Con la metodología inbound, que te permite ofrecer el contenido adecuado en el momento adecuado.
No es lo que vendes, es cómo lo vendes. Nosotros, como empresa, debemos cambiar. No podemos esperar a que el usuario haga el cambio, tenemos que ser nosotros los protagonistas en este cambio: ponerle las cosas fáciles al usuario. ¿Has probado a ponerte en su piel?
Metodología Inbound Sales: guiando tu nuevo proceso de venta
En eso consiste la metodología de Inbound Sales: transformar tus ventas para que coincidan con la forma en la que las personas compran. Para poder aplicarla, necesitas:
- Basar la estrategia en tu comprador, no en el vendedor.
- Personalizar toda la experiencia de ventas basándote en el contexto del potencial cliente.
- Vender pensando en cómo tus clientes compran.
Si quieres entrar en más detalle en la metodología Inbound Sales, puedes hacer clic aquí.
Herramientas de ventas que marcan la diferencia
Las herramientas no solo te ayudan a vender más, sino a vender mejor. Y a dedicar tu tiempo a tareas que aporten valor. El uso de herramientas te ayuda a:
- Ser más eficiente.
- Más productivo.
- Mejorar resultados.
- Adquirir mayor visibilidad sobre toda la actividad de la empresa.
Además, no olvidemos que algunas herramientas también te permiten ser flexible y no depender de un lugar físico. Como puedes imaginarte, son muchas las opciones, existe una amplia variedad de posibilidades y, por eso, he dividido las herramientas de gestión comercial en tres bloques:
- Marketing Automation: convierte una visita en un lead
- CRM & Sales Automation: Anticipa las necesidades y aumenta tus ventas
- Productividad & Gestión: herramientas que te facilitan la vida
1. Marketing Automation: convierte una visita en un lead
¿Por qué hablamos de herramientas de marketing en un post para ventas?
Podríamos extendernos sobre este punto, pero resumiría el por qué en dos aspectos claves:
- Por un lado, los departamentos de ventas y marketing (Smarketing) deben apoyarse y estar alineados porque buscan lo mismo: el éxito comercial de la empresa.
- Por otro lado, las acciones de marketing para generar leads causan un impacto directo en las oportunidades comerciales del equipo de ventas.
Dicho esto, la automatización del marketing es una metodología que consiste en el uso de herramientas digitales para automatizar acciones en este campo en determinados canales online. Estas herramientas te permiten:
- Aumentar el tráfico a tu página web.
- Convertir este tráfico en base de datos.
- Acompañar a cada lead, a través de la automatización, en su proceso de compra.
- Monitorizar el embudo de conversión.
Elegir un software de marketing automation es una decisión estratégica que debe ser concienciada, analizada, planificada y argumentada. Para ello, te recomiendo una comparativa que te facilite escoger la herramienta de marketing automation que mejor encaje con tu negocio y necesidades.
2. CRM & Sales Automation: anticipa las necesidades y aumenta tus ventas
Si tuviera que resumir lo que te va a aportar el uso de herramientas como un CRM y herramientas de Sales Automation, te diría: "Ahorra tiempo y obtiene datos más relevantes de tus leads, automatiza las tareas más tediosas y cierra negocios con más rapidez". Vale la pena, ¿verdad?
El concepto CRM (Gestión de las Relaciones con Cliente) va más allá de una plataforma o un software. Es un proceso y toda la tecnología necesaria para administrar y analizar las interacciones con cliente, proveedores y prospectos. El CRM te permite anticipar necesidades, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y personalizar la relación de tu empresa con cada uno de los actores.
Es una gestión 360 de todos los puntos de contacto (Marketing, Ventas, Atención al cliente, etc.).
Fuente: G2
Existen muchísimas marcas de software en el mercado. A continuación, te dejo un listado de los principales CRM:
Según Salesforce, gracias a un CRM…
- Encuentras más leads, cierras más negocios, mantienes más clientes y empiezas a expandir tu empresa con un aumento de 37% en los ingresos por ventas.
- Tus conversaciones son siempre personales, relevantes y actualizadas, generando un 45% de aumento en la satisfacción del cliente.
- Los clientes de Salesfoce relatan un ROI en marketing 43% mejor con el uso de CRM.
HubSpot CRM:
Cuando HubSpot lanzó su CRM (Customer Relationship Management) y otras herramientas de ventas gratuitas en 2014, agregó una dimensión completamente nueva al área comercial. Con esta decisión, permitían a las empresas alinear mejor su estrategia de marketing y ventas, ofreciendo el apoyo necesario para optimizar el servicio al cliente, todo sin coste adicional en el paquete básico.
HubSpot resume su CRM de la siguiente manera: recibe una notificación cuando abran tus correos, haz un seguimiento automático de todas las interacciones y unifica todas tus actividades de ventas.
Las ventajas (y funcionalidades) que más destacan de la herramienta de ventas son que te permite:
- Automatizar la difusión sin ser impersonal: automatizar una secuencia de recordatorios y emails personalizados.
- Crear y compartir plantillas de correos electrónicos: convertir emails repetitivos en plantillas, medir su rendimiento y compartir las mejores plantillas con el resto del equipo.
- Realizar un seguimiento sin problemas: recibir una notificación automática.
- Programar más reuniones: conectarse a través de un chat en directo. Es el propio lead quién elige cuándo le vaya bien, teniendo en cuenta tu agenda.
- Dedicar tiempo a cerrar negocios, no a introducir datos: reducir el ingreso de datos manual y automatizar tareas manuales.
- Monitorizar todo tu pipeline: la sincronización con el CRM te permite hacer un seguimiento de toda la actividad.
En definitiva, no solo podrás saber quién está interesado en tu producto o servicio sin tener que preguntar, sino que también le enviarás la información que necesita en el momento oportuno.
3. Productividad y gestión: herramientas que te facilitan la vida
Como ya sabes, muchas tareas del día a día del comercial son repetitivas y, a veces, tediosas. En este apartado abordamos algunas herramientas de ventas que tienen un impacto directo en la productividad y gestión del proceso. No solo ayudan a ser más eficiente, sino también más productivo, aportando más valor a los clientes potenciales.
Agendar reuniones:
Herramientas como Calendly o la funcionalidad incluida en el CRM de HubSpot “Meetings” te permiten programar reuniones de manera ágil y rápida. Se sincroniza con tu calendario y es el propio lead quien selecciona el día y hora de la reunión.
En definitiva, permite simplificar la programación de reuniones con tus leads. Deja de enviar emails para encontrar el momento perfecto y empodera al lead para que elija un espacio en tu calendario a su conveniencia.
Es compatible con Google Calendar, Office 365 Calendar y HubSpot CRM. Y se integra con Gmail, Outlook, GSuite y Office365.
Veamos un ejemplo:
¿Tendrías 5 minutos para poderlo comentar por teléfono? Te invito a encontrar un espacio en mi calendario a tu total conveniencia:
Contacto y seguimiento de leads:
Otra funcionalidad clave de Hub Sales es la de “Sequences”. Te permite automatizar tareas de conexión y seguimiento con tus leads personalizando cada una de tus comunicaciones. Usas plantillas editables, mides su rendimiento y compartes con el equipo lo que funciona mejor.
A diferencia de los flujos de automatización, esta funcionalidad te permite gestionar las plantillas desde tu propio gestor de email (desde el Outlook, Gmail, etc.) y puedes editar las plantillas directamente en tu email y asignar tareas o recordatorios.
Integración CRM y email:
La mayoría de los CRM tienen una integración con tu email. Aunque parece obvio o sencillo, te da visibilidad sobre el lead (y su actividad) en el momento de escribirle un email. Tienes a mano el historial de comunicaciones y te aseguras de tenerlo siempre todo centralizado y de fácil de acceso.
Fuente: MSDN Blogs
Grabación de vídeos:
Graba un vídeo personalizado a tus leads ofreciendo un contenido de valor, una propuesta personalizada o simplemente respondiendo a sus dudas. Este tipo de herramienta te permite agilizar la comunicación con tus leads, evitar malentendidos, ahorrar tiempo y analizar el rendimiento de tus acciones.
Herramientas de ventas para la creación de vídeos comerciales personalizados: Loom, Vidyard o Screencastify.
Videollamadas:
La época del confinamiento con la COVID-19 nos ha demostrado que hacer reuniones a distancia es posible.
Las videollamadas son una fórmula ágil y óptima para hablar con tus leads. Te ahorran tiempo y evitas desplazarte hasta la oficina de aquellos contactos que en primera instancia no sabes todavía si son cualificados o no. Otras ventajas es que puedes compartir pantalla y grabar la sesión.
Existen muchas herramientas para hacer videollamadas. Yo destacaría cuatro:
También existen herramientas que se pueden combinar con las anteriores para sacar más provecho a las reuniones. Tactiq por ejemplo sirve para transcribir las reuniones.
Registro de llamadas:
Prioriza tus llamadas de venta del día, realiza y graba la llamada directamente desde tu navegador y regístralas de forma automática en tu CRM. Tendrás a mano todo el histórico de las comunicaciones.
HubSales tiene esta funcionalidad, al igual que otros muchos CRM. Además, existen varias integraciones entre el CRM y la centralita, de manera que toda la información esté centralizada.
Fuente: HubSpot
Notas digitales:
Olvídate de la libreta y apunta todas tus notas, observaciones, ideas, etc., en una herramienta de nota digital. Podrás acceder desde cualquier sitio y en cualquier momento, tener un histórico de todo, compartir una nota con un compañero o adjuntar una imagen o documento.
Herramientas recomendadas:
Fuente: Zapier (herramienta: Evernote)
Gestor de documentos:
Te permite tener fácil acceso a la documentación necesaria para realizar tus tareas de manera más ágil y rápida. Tendrás la información centralizada, el histórico a mano, acceso a plantillas y documentos claves, etc.
Diría que todos los CRM tienen esta funcionalidad. Algunas herramientas famosas que permiten almacenar, compartir o enviar documentos podrían ser Dropbox, WeTransfer, Onedrive, Googledrive, etc.
Firma digital:
A veces las firmas de los documentos legales pueden ser un freno para ir avanzando en el proceso de compra. Son procesos que implican a varias personas y no suelen ser siempre ágiles. Eligiendo entre las diferentes herramientas de ventas una que sea específica para la firma digital, facilitas la gestión tanto de tu empresa como la de tu cliente.
La que más usamos por su agilidad, seguridad y cumplimiento legal es HelloSign.
Fuente: Hellosign
Comunicación interna:
Optimizar tu día a día también pasa por facilitar la comunicación interna en tu empresa. Te conviene centralizar las comunicaciones de un cliente en un canal cerrado, de forma que puedas acceder a la información de forma muy ágil y rápida.
Además, existen herramientas que facilitan la transmisión de información de un equipo a otro durante el onboarding de un cliente. Me refiero a algunas como Slack o Microsoft Teams.
Si tuviera que resumir las principales ventajas de este tipo de herramientas de ventas, diría que son seis:
- Rapidez.
- Conversaciones mejor organizadas.
- Posibilidad de segmentar por canales y grupos.
- Opción de conectar aplicaciones o herramientas.
- Visibilidad de la actividad y su progreso.
- Favorece el team building.
Fuente: Slack
Alertas:
Existen herramientas que te avisan a partir de un comportamiento o de otros acontecimientos, como puede ser la publicación de un nuevo contenido sobre un tema específico. De esta forma te puedes despreocupar, sabes que podrás reaccionar a tiempo. Ese es el principal valor de este tipo de herramientas de ventas, que te envían un aviso cuando algo se actualiza.
Por ejemplo, gracias a herramientas como Google Alert, ifttt o HubSpot, puedes recibir una alerta cuando se publica un contenido sobre una temática determinada o una notificación cuando uno de tus leads ha entrado en la página de producto.
Fuente: Ifttt
Fuente: HubSpot
Automatizaciones:
Herramientas como ifttt y Zapier te permiten realizar integraciones entre aplicaciones o automatizar tareas y procesos de trabajo.
Fuente: Zapier
Fuente: Zapier
Fuente: Zapier
Te recomiendo leer el caso de éxito de Olark para ver cómo la automatización de pequeñas tareas entre Zapier y HubSpot les ha ayudado a ser más eficientes.
Mi selección de herramientas de ventas imprescindibles en el contexto actual
Como ves, hay muchas opciones, y la mayoría de ellas son bastante completas. Pero es inviable (e innecesario) pensar en incorporarlas todas al proceso comercial de la empresa. Por eso, si tuviera que decidirme por 3 herramientas de ventas, serían las siguientes:
- Meetings de HubSpot. Evita el intercambio de emails buscando la hora perfecta. Es el propio lead quién decide cuándo le va bien hablar contigo.
- Sequences de HubSpot. Ahorras tiempo en la comunicación con tus leads, sin dejar de lado la personalización y seguimiento.
- HelloSign. Agilizas y aceleras la firma de documentos importantes. Es rápido, seguro y eficiente, tanto para ti como para tus clientes.
Expertos en ventas analizan las herramientas propuestas: ¿qué opina de ellas el equipo comercial de InboundCycle?
Uno de los aspectos que más me gusta a la hora de redactar un contenido para este blog es poder tomarme el tiempo necesario para reflexionar y compartir experiencias o puntos de vista con mis compañeros.
No podía acabar el artículo de otra manera que dando voz al equipo comercial de InboundCycle. Me gustaría que obtuvieses, de primera mano, unas pinceladas que te permitan descubrir cómo los profesionales de este área personalmente valoran las diferentes herramientas de ventas, desde su experiencia con ellas.
¿Qué opina Neus Sánchez, nuestra Sales Director?
"Desde mi punto de vista, la parte de Marketing ha evolucionado mucho más, se han adaptado más herramientas, analíticas, automatizaciones, etc. Y ahora es el momento en que Ventas tiene que hacer este cambio. Se tiene que empatizar mucho más con el usuario. Nadie quiere ser vendido. Hay una transición de la venta de producto hacia la venta a partir de las necesidades de tu cliente potencial. El usuario desea que le ayudemos a tomar decisiones.
Debemos crear una experiencia única en las ventas. No vale solo en tener un buen aparador. La relación entre personas en las últimas fases del proceso de decisión de compra del usuario puede ser muy clave. Una mala experiencia de usuario cuando interaccione con nuestros agentes comerciales, procesos o contenidos puede llevarnos a una pérdida de un potencial cliente. Pero lo que sería más grave: una persona descontenta puede tener un alcance enorme en otros potenciales compradores. Afectando, así, no solo a la pérdida de otros potenciales clientes, sino también reputación de marca y otros "daños colaterales".
Si hablamos de herramientas, cuando analizamos lo que hay en el mercado, hay poco de “Sales Automation”. Tenemos los CRM y las herramientas de automatización, pero nos falta muchas veces el enlace entre ambas. Y esto es lo que pretende Hubspot con sus funcionalidades, como las “sequences”. En resumen, nos ayuda a ser más productivo y automatizar todo aquello que es automatizable, para que así el equipo de ventas se pueda dedicar a ello que aporta valor: vender. Vender bajo esta nueva metodología, vender pensando en el usuario y pensando en sus necesidades."
¿Qué dicen nuestros Inbound Consultant?
Daniel León, uno de nuestros comerciales más veteranos, nos comparte una reflexión interesantísima:
"La principal ventaja que veo al utilizar herramientas de ventas online es ese punto de visibilidad. Una de las cosas más importantes es adquirir perspectiva para saber, primero, dónde estás y qué tienes que hacer, y segundo, tener presente qué es más prioritario.
Las herramientas te dan la perspectiva necesaria para que puedas identificar fácilmente aquellos leads en los que no tienes que poner tanto foco y aquellos en los que sí. Es muy fácil hacer matrices de priorización, ya sea usando el CRM de HubSpot, Salesforce, Trello o Weekplan. Da igual la plataforma. Cualquiera de ellas te da una visibilidad importante.
Respecto a HubSpot, lo que más me gusta es la tarjeta de cada contacto y tener centralizado, por un lado, toda la información de las acciones que ha hecho el usuario (su información demográfica, acciones de emails, de clics, etc); y, por otro lado, todo lo que se ha hecho desde el área de ventas con el lead.
Alertas de emails, otra funcionalidad a destacar. Uno de los puntos clave es estar atento a cuándo tienes que interaccionar con el prospecto. Ni adelantarte ni quedarte atrás: actuar cuando el lead realmente te necesita. Las alertas de actividad en el email son muy interesantes.
Como aprendizaje extra, es muy importante tener una plataforma que te permita grabar. Tanto para el cliente (herramientas como Loom para hacerles un vídeo personalizado) como para ventas (grabar llamadas de forma automática, ya que no solo facilita la documentación del proceso sino que también permite aprender y mejorar)."
Alice Didier nos resume muy bien su día a día:
"HubSpot me da tiempo y visibilidad. En el departamento de ventas vamos a contrarreloj, muchas de las oportunidades se tienen que atrapar al vuelo y los tiempos van muy ajustados. No podemos permitirnos perder el control de los diferentes contactos que vamos siguiendo.
Por otro lado, tenemos que poder minimizar la fricción que existe en nuestro proceso comercial. HubSpot me permite, de forma sencilla, atender a todos mis contactos con la misma atención y reducir los posibles obstáculos. La herramienta de meetings me permite organizar mi agenda y agendar reuniones minimizando la fricción.
Otra herramienta que uso mucho son las llamadas directamente desde la herramienta: HubSpot me permite grabar llamadas y tener un registro de cada una de ellas. Es muy positivo para que todo el equipo de ventas vaya hacia el mismo objetivo y tenga visibilidad de todo el proceso."
Andrea Castañar también resalta el ritmo en Ventas:
"El ritmo frenético de los departamentos comerciales en cualquier empresa nos obliga a usar aquellas herramientas de ventas que ayuden a la productividad de los equipos para poder ser más ágiles, vender más rápido y mejor. También considero importante tener buenos reports, para medir la efectividad de las acciones. Además, en el contexto actual en que nos encontramos, digitalizar los procesos es vital para poder adaptarnos y ser más empáticos con los prospectos.
Si nos fijamos en herramientas o funcionalidad del CRM, destaco el uso Meetings o Calendly para que te agenden reuniones de manera automática, herramientas como Loom para grabar vídeos y otras como Hello Sign para poder firmar documentos online. Sin duda, agilizan la compleción de tareas que no aportan valor añadido, permitiéndome destinar mi tiempo a construir estrategias para los clientes."
A Lorena Montes, otra de nuestras Inbound consultant, le encanta usar el meeting:
"Creo que lo que más valor aporta al cliente y que nos ayuda en todo el proceso de venta es disponer de "meetings". Gracias a ellos el cliente puede escoger el día y hora que más le convenga de tu calendario de forma automática. Esta herramienta permite también añadir un mensaje para cada tipo de reunión."
Adaptabilidad y valor: la clave de la mejora está en las nuevas herramientas de ventas
Creo que ha quedado claro que la tecnología en el proceso de venta no solo aporta valor al usuario, sino que también facilita el trabajo del equipo comercial. Si hace tiempo que ya íbamos incorporando, poco a poco, nuevas apps, programas y soluciones software, ahora que el contexto actual ha acelerado la digitalización del consumidor es necesario seguir estando ahí, cuándo y dónde nos necesita.
A la hora de implementar en un negocio la metodología inbound, es importante tener en mente que todas las decisiones de cómo debe ser el proceso de venta, los contenidos, los indicadores a analizar, etc. van a depender totalmente del usuario.
La definición de procesos y la elección tecnológica que hagas debe acercarte al consumidor, ponerte a su disposición y alinearte con sus expectativas. Las costumbres han cambiado, el lugar de trabajo se ha adaptado, y la relación entre tú y tus clientes necesita actualizarse.
¿Tienes ya los medios que te permitirán lograrlo? ¿Has probado alguna de estas herramientas de ventas? ¿Nos recomendarías otras que ayuden a mejorar los resultados comerciales? ¡Entre todos, sumamos!
