Hace tiempo que no es novedad tener reuniones de trabajo por videollamada, menos aún cuando el teletrabajo o la modalidad híbrida es una realidad consolidada. Nos hemos acostumbrado a tener videoconferencias tanto desde la oficina como desde casa o desde cualquier otro lugar.
Según el Hibrid Work Index de Cisco, en el 98% de las reuniones hay al menos una persona conectada en remoto. Y la conectividad a través de móviles se ha incrementado en casi un 20% desde 2020, lo que implica que hemos integrado tanto este sistema de reuniones, que podemos unirnos sobre la marcha a una reunión desde el lugar donde nos encontremos.
Avances en videollamadas
La tecnología se adapta a esta nueva tendencia y cada vez tenemos más herramientas para poder conectarnos con los demás y hacer nuestras videoconferencias. La mayor parte de la gente utiliza programas gratuitos como el clásico Skype, Zoom o Google Meet o incluso WhatsApp. Aunque hay decenas de ellos como pueden ser Discord, UberConference, Oovoo, Jitsi, etc. Se han convertido en herramientas de nuestro día a día.
Pese a todas las ventajas que tiene poder realizar una reunión virtual desde cualquier lugar, no son pocas las personas a las que les incomodan o a las que incluso les ofrecen un desafío personal al enfrentarse a una cámara.
Por otro lado, los psicólogos indican que es más complicado mantener la concentración en una videollamada que se alargue más de 45 minutos que en una reunión presencial. Para conseguir mantener la concentración en las reuniones virtuales desde casa hay unas pautas que se pueden seguir:
Pauta para una correcta videollamada
- Acondicionar tu lugar de trabajo en casa. Sentirte cómodo en tu lugar de trabajo es esencial. Esto también aplica cuando se trabaja desde casa. No vale con sentarse en el sofá con el portátil sobre las piernas. Hay que buscar un lugar tranquilo, con una mesa y una silla que nos permitan trabajar con una postura ergonómica. Buena luz, temperatura, sin exceso de ruidos y con todo lo que puedas necesitar a tu alcance.
- Comer antes de la reunión. No hay nada peor que entrar a una reunión a las dos de la tarde sin haber comido nada y empezar a sentir que tu estómago te pide comida. Es imposible concentrarse de esta forma. También es importante que tengas a mano un vaso de agua para mantenerte hidratado.
- Alejar el móvil. Cuando tengas una videollamada importante, debes silenciar el móvil y a ser posible mantenerlo fuera de tu alcance para no tener tentaciones de mirarlo. Sólo así podrás conseguir una concentración plena en tu reunión.
- Cerrar todas las pestañas y tareas en tu ordenador. Esto es importante, pues también es una fuente de escape de nuestra atención. Recuerda que esto incluye cerrar el correo electrónico y las notificaciones de nuevos emails.
- Tomar apuntes. El hecho de obligarnos a tomar notas, hace que la mente esté activa y que prestemos mayor atención. También nos ayuda para tener una resumen al final de la reunión y saber qué temas se han tratado y si debemos realizar cualquier tipo de acción a raíz del encuentro.
Este último consejo de tomar notas puede ser realmente estresante cuando te encargan que realices un resumen detallado de la reunión o cuando lo necesitas para ti mismo. Intentar escribir todo lo que se está hablando puede hacer que perdamos el hilo de las conversaciones y que el efecto sea el contrario al deseado, es decir, que nos desconcentramos y perdamos aspectos importantes.
No obstante, una vez más, la tecnología nos ofrece una solución perfecta para estos casos en los que deseamos tomar notas de todo lo tratado en una reunión. Con la herramienta Tactiq tendrás la transcripción de todas tus videollamadas y a tiempo real. Veamos en qué consiste y cómo funciona.
¿Qué es Tactiq?
Tactiq es una extensión de Chrome o de Microsoft Edge que ofrece la opción de poder transcribir de forma automática las videollamadas y en tiempo real en distintas plataformas como Google Meet, Google Docs, Zoom y Slack. Actualmente, cuenta con integraciones en varios programas, así que te invitamos a que eches un vistazo y localices las herramientas con las que trabajas para que puedas aprovecharte de las ventajas que ofrece este software.
La utilidad de Tactiq es que es capaz de generar subtítulos y transcribir todo el contenido oral de una videollamada y te lo graba de forma automática en tu propio Drive.
Fuente: Tactiq
¿Cómo funciona Tactiq?
Para poder hacer funcionar Tactiq, lo primero que debes hacer es instalar la extensión en Chrome o en Microsoft Edge. Después tienes que elegir la plataforma que utilizas para las videollamadas dentro de las que tiene disponibles. Y, por último, registras tu cuenta.
Cuando te hayas instalado la extensión, debes dejarla activa: recuerda que aparecerá arriba a la derecha junto a la barra de navegación. Ahora, cada vez que entres, por ejemplo, a Google Meet, aparecerá el widget de Tactiq al lado derecho de la pantalla que te permitirá activar los subtítulos en tiempo real y la transcripción quedará guardada en una carpeta en tu propia cuenta de Drive.
Esta herramienta también te permite destacar cualquier parte del texto para que posteriormente te sea más sencillo localizar los temas importantes que se trataron en la reunión.
Fuente: Tactiq
¿Cuáles son las ventajas de Tactiq?
Las ventajas de utilizar Tactiq son las siguientes:
- Facilidad de uso, a través de una interfaz muy sencilla y de fácil instalación.
- Permite obtener transcripciones con identificador del orador y marcas de tiempo.
- Adaptación a distintas plataformas, para que lo puedas utilizar en cualquiera de tus aplicaciones de reuniones virtuales.
- Permite subrayar o etiquetar elementos o frases, muy útil para poder destacar lo realmente importante.
- Prueba gratuita y coste posterior asequible
- No almacena tus transcripciones, las guarda de forma segura en tu Drive sin que Tactiq las tenga en su poder.
- Permite buscar intervenciones de los oradores. Esta funcionalidad es muy cómoda para revisar una reunión posteriormente.
- Atención al cliente muy efectiva, pese a que poseen formulario automatizado con inteligencia artificial.
- Transcripciones en varios idiomas. Una de las mayores ventajas cuando acudes a reuniones en otros idiomas.
¿TacTiq es gratis o de pago?
Como casi todas las herramientas, Tactiq tiene una versión gratuita que te permite conocer su funcionamiento y después cuenta con diferentes planes de pago donde se van incrementando las funcionalidades.
Con la versión gratuita tienes derecho a transcribir hasta 10 reuniones al mes. Si necesitas ampliar esta capacidad puedes optar por el plan Pro por 8$/mes o el plan equipo por 16$/mes, más pensado para agencias. A medida que mejoras tu suscripción, hay funcionalidades como exportar la transcripción en PDF o la posibilidad de colaboración con equipo, que se habilitan.
Te recomendamos que lo instales y comiences por la versión gratuita, y si ves que necesitas más capacidad, accedas al plan Pro.
¿Qué idiomas permite Tactiq?
Una de las mayores ventajas y que más está gustando a los usuarios es la posibilidad de transcripción en diferentes lenguas. Imagina que entras a una reunión donde no controlas muy bien el idioma y tienes la posibilidad de ver en directo las transcripciones, además de tenerlas guardadas para que las puedas revisar posteriormente. De esta forma, el idioma dejará de ser una barrera en tus videoconferencias.
De hecho, Tactiq es capaz de cambiar el idioma de las transcripciones sobre la marcha de forma que si estás en una reunión en portugués, por ejemplo, te aparecerán los subtítulos y las transcripciones posteriores en español. ¿No te parece tremendamente útil?
De momento, los idiomas que tienen habilitados son alemán, español, francés, inglés y portugués. Pero estamos seguros de que pronto se incorporarán más a esta lista.
Ahora que sabemos que las videollamadas han venido para formar parte de nuestro día a día, el hecho de poder contar con herramientas que nos permitan transcribir el contenido de una reunión e incluso traducirlo a otros idiomas resulta una ventaja que no debemos desaprovechar. Tactic es un software muy sencillo de utilizar que nos puede facilitar mucho nuestro trabajo, por ello te invitamos a utilizarlo, ahora que ya conoces de su existencia. ¿Qué te parece?
Publicado originalmente el 14 de marzo de 2023
Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle