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Automatizar ventas en procesos de compra largos

La automatización del proceso de ventas, especialmente en los casos en que el ciclo o embudo (funnel) de compra es largo, permite optimizar el trabajo tanto del director comercial como del equipo de ventas, agilizando todas aquellas tareas rutinarias que hacen perder mucho tiempo y no generan valor añadido. Establecer circuitos de trabajo en los que las tareas automáticas sean realizadas con las herramientas adecuadas influye de forma muy favorable en los resultados finales de las compañías, aumentando los beneficios y haciéndolas más rentables.

En este artículo voy a hablar de las herramientas y pluggins que, a mi juicio, son más eficaces y prácticos para automatizar al máximo el proceso de ventas. En concreto, desarrollaré las siguientes:

  • Sequences
  • Tasks
  • Reminders
  • Notas

En la última parte del artículo explicaré cómo usar las herramientas de automatización para conseguir un lead nurturing personalizado y segmentado, así como un mejor alineamiento entre los departamentos de ventas y de marketing.

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Herramientas y pluggins para automatizar el proceso de ventas

Sequences

Las sequences o secuencias son cadenas de emails y otras tareas automatizadas que nos ayudan a crear una relación o conversación mucho más personalizada con los potenciales clientes (prospects).

A través de la plataforma o herramienta de automatización de marketing que utilicemos podemos programar funciones tan interesantes como:

  • Detectar aquellos usuarios que presentan unas características más próximas al perfil de nuestro buyer persona (cliente tipo), aquellos que están más alineados con nuestra marca o ya se encuentran en un estadio más avanzado del proceso de compra. Para ello, podemos analizar automáticamente las distintas interacciones de los leads (registros) de nuestra base de datos con nuestra web, en especial con las partes clave, como los links donde se encuentran los precios de los productos o servicios que ofrecemos. 

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  • Una vez que conocemos cuáles son los usuarios que están más maduros o cercanos a la compra, podemos crear secuencias, con una periodicidad semanal, por ejemplo, con el fin de iniciar una conversación o relación con ellos (normalmente vía email pero usando otros canales de comunicación como el teléfono o LinkedIn). Esta etapa puede realizarse con un cierto nivel de automatización, aunque es muy recomendable que revises los perfiles de forma manual, para asegurarte de que los envíos están lo más alineados posible con el perfil del destinatario. De esta forma, podrás elegir el tipo de email más idóneo.
  • Personalizar de forma automática los distintos envíos de email o secuencias en función de las respuestas o interacciones de estos usuarios con nosotros: si han rellenado formularios previos, han hecho comentarios o se han descargado contenidos de nuestra web o blog.
  • Automatizar las llamadas o reuniones a través de links que se sincronizan con tu disponibilidad según tu calendario. Cada comercial tendrá generado un link para que el prospect pueda reservar automáticamente un espacio de tiempo para tener una llamada o una reunión presencial. 
  • Otra opción es programar tareas adicionales a las sequences, como por ejemplo: contactar con algún posible cliente por LinkedIn u otras redes sociales, hacerles una llamada telefónica, concertar una entrevista personal, etc.

Es posible programar los envíos tanto a través de HubSpot como con otros sistemas de correo electrónico, como Gmail u Outlook.

Cómo generar sequences con HubSpot Sales Pro

Los usuarios de la plataforma HubSpot Sales Pro disponen de la herramienta secuencias, especialmente diseñada para establecer conversaciones y nutrir de información y contenido a cada prospecto en periodos de tiempo largos.

Algunas funcionalidades de gran utilidad de esta herramienta son:

  • Programar envíos de emails con la frecuencia que queramos.
  • Editar y personalizar las distintas plantillas de los correos electrónicos de las secuencias.
  • Añadir tareas al comercial, como recordatorios o acciones. 
  • Quitar a leads de las secuencias automáticamente una vez hace una determinada acción, como contestarte un email o agendarte una reunión.

Los 10 pasos principales para crear una secuencia en HubSpot y añadir contactos

1.  En la cuenta de HubSpot Sales, dirígete a Herramientas de ventas > Secuencias.

2. Haz clic en Crear Secuencia.

automatizar ventas3. El tercer paso es Nombrar la Secuencia.

4. Ahora agrega los primeros pasos a tu secuencia arrastrando una Tarea o Plantilla desde la barra lateral de contenido de la izquierda.

automatizar ventas5. Repite esta acción y agrega el resto de los pasos. Podrás seleccionar la cantidad de tiempo asignado entre los pasos. Por ejemplo, la opción "Si no hay respuesta después de 3 días, entonces enviar..." provoca que se envíe la siguiente plantilla.

automatizar ventas6. Ahora solo tienes que ir añadiendo pasos hasta que tu secuencia esté completa. Ten en cuenta que cada secuencia se limita a 5 plantillas de correo electrónico y existe un límite de 1000 secuencias por usuario al mes.

7. Para inscribir un contacto en una secuencia solo tienes que ir a Contactos y seleccionar la persona a la que deseas inscribir.  En la esquina superior derecha del registro, tienes que clicar en Correo electrónico > Secuencias y seleccionar tu secuencia por nombre.

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8. Una vez hayas realizado la selección, podrás personalizar y revisar la secuencia antes de finalizar la inscripción.

9. Realiza cambios adicionales en la configuración y en el contenido de tus correos electrónicos según sea necesario.

10. Finalmente, haz clic en Enviar.

Como verás, es todo muy sencillo e intuitivo, pero si quieres profundizar sobre la gestión de secuencias o te ha quedado alguna duda, te recomendamos este artículo de HubSpot.   

Ventajas e inconvenientes de las Sequences

Se trata de una herramienta muy útil que te permite ahorrar tiempo y automatizar tareas que, pese a ser necesarias, son repetitivas y rutinarias. No obstante, para sacarle el máximo partido y evitar errores en la gestión de las Sequences tienes que estar muy atento a cuestiones como:

  • Debes asegurarte de que la asociación entre envíos de emails personalizados y perfiles de usuarios sea correcta. En especial si utilizamos diferentes vías de comunicación, es fácil cometer errores y acabar enviando un mensaje o contenido poco adecuado para el perfil del destinatario. En ocasiones, se requiere un trabajo de revisión manual.
  • Aun siendo un proceso automatizado, la creación y personalización de las distintas secuencias implica bastante trabajo que, en algunos casos, puede no corresponderse con los resultados obtenidos. Para ganar eficacia, una buena práctica puede ser limitar el uso de secuencias a aquellos prospectos que están más cerca de la compra, y seguir enviando cadenas más genéricas a los usuarios que todavía se encuentran en una fase alejada del funnel de ventas.

Tasks

Las tasks o tareas son muy útiles para organizar tu calendario de acciones comunicativas con todos y cada uno de los usuarios sin que, por error o descuido, se te olvide algún prospecto. Se pueden crear tareas dentro de un mismo registro para que, en el futuro, puedas apuntar cosas que deberías hacer. Por ejemplo: "volver a escribirle porque estaba de vacaciones" o "volverle a llamar porque no estaba en la oficina". Además, puedes marcar estas acciones en una fecha y hora concreta del calendario, o planificar tareas más genéricas.

Las tasks las puedes crear tanto en HubSpot como en otras plataformas, como Trello o Evernote.

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Cómo crear y usar Tasks en HubSpot

Para poder usar la herramienta Tareas en HubSpot, es necesario que tengas agregados tus contactos en HubSpot CRM. A continuación, solo tienes que seguir estos pasos para crear y completar tus tareas:

1. Crear una tarea. Lo puedes hacer de dos modos distintos: desde un registro de contacto o desde el panel de tareas.

Si lo haces desde un registro, a través de tu cuenta de HubSpot dirígete al nombre del registro con el que deseas asociar la tarea y rellena los campos que te aparecen: nombre de la tarea, detalles, fecha, tipo de tarea, etc. Finalmente, haz clic en Guardar Tarea

automatizar ventasPara crear una tarea desde el panel de tareas, tienes que dirigirte a Tareas  en la barra de navegación principal, clicar en Crear Tarea y añadir título, hora y fecha de vencimiento. El siguiente paso es ir Agregar Tarea o Agregar  Editar y continuar rellenando los detalles.

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2. Completar tus tareas. Cuando hayas creado una tarea, esta aparecerá en la cronología de los registros asociados a ella. Elige Editar para realizar los cambios que sean necesarios. La tarea también aparecerá en el panel de tareas. 

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3. Márcala como completa. Cuando hayas completado una tarea, haz clic en la casilla de comprobación circular a la izquierda para marcarla como completada.

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Las tareas completas se mostrarán en el widget Productividad de tu panel de Ventas.

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También puedes crear colas de tareas y otras funciones. Si quieres saber cómo hacerlo, puedes ampliar la información en este completo artículo sobre Tareas de HubSpot.
 
Reminders

Pese a la simpleza del concepto, se trata básicamente de recordatorios internos sobre cosas que tenemos que hacer o tener en cuenta asociadas a un prospecto, una fecha, una tarea o un evento. En definitiva, los reminders nos ayudan a ser más eficientes y productivos.

Los reminders nos pueden mandar alertas a nuestro email o bien añadir automáticamente una marca en el calendario. El objetivo es que no olvidemos una tarea, una fecha o un detalle que sea importante considerar.

Los reminders son muy fáciles de programar y están disponibles en las plataformas y aplicaciones más populares como: Gmail, Google Chrome y también HubSpot.

Para recibir un email recordatorio o que se marque en el calendario en Google, podemos descargarnos la extensión de Chrome Right Inbox Email e indicar los datos correspondientes: evento o acción a recordar, fecha y hora de recordatorio, etc.

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Cómo activar reminders en HubSpot

La herramienta reminders de Hubspot está pensada para que puedas añadir una tarea  al registro de un contacto con la particularidad de activar una notificación a tu correo. Los pasos que tienes que seguir son estos:

  1. En tu cuenta de HubSpot Sales dirígete a Contactos.
  2. Haz clic en el nombre del contacto sobre el que quieres asociar un reminder.
  3. En el cuadro de interacciones ubicado sobre la línea de tiempo, haz clic en "Crear Tarea".
  4. Añade un título de la tarea y haz clic en Agregar Detalles.
  5. Define una fecha de vencimiento y descripción de la tarea.
  6. Finalmente, haz clic en Guardar Tarea.

automatizar ventasRecibirás un recordatorio por correo electrónico en la fecha y a la hora que hayas seleccionado

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Notas

Las notas son, en realidad, bastante parecidas a las tasks o tareas pero con algunas diferencias o particularidades:

  •  En las notas no tienes un listado de tareas que puedes ir borrando, sino que se trata de apuntes importantes que nos interesa mucho tener en cuenta a la hora de llamar a un cliente concreto, escribir un email recordatorio, etc.
  • Las notas nos ayudan, sobre todo, a resaltar aquellos ítems o ideas clave más importantes sobre un cliente o asunto concreto.

Para ganar eficacia con las notas y evitar que nos puedan llegar a estorbar o distraer es muy importante que en el momento de elaborarlas tengamos en cuenta estos parámetros:

  • A la hora de redactar una nota debemos ser breves, sintéticos, directos y centrarnos en lo verdaderamente importante.
  • Las ideas o conceptos que pongamos en las notas deben estar muy bien organizados y ordenados

Las notas pueden incorporarse en muchas plataformas, entre ellas, Google Keep, Evernote, Trello o HubSpot, cada una de ellas con unas particularidades y posibilidades diferentes en relación con las notas.

Google Keep 

Para acceder a esta herramienta es necesario descargarse la extensión correspondiente de Chrome. Esta aplicación permite la creación de notas online que puedes compartir con diferentes usuarios y dispositivos.

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Evernote

Se trata de otra extensión de Chrome que permite capturar todo tipo de contenido web, resaltarlo y compartirlo. 

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Trello

A través Trello puedes crear tanto notas como tareas y compartirlas con tu equipo, así como hacer seguimiento de estas de un modo muy visual: a través de "boards" o cartelitos en un tablero.

El sistema de Notas de HubSpot

HubSpot permite fijar una nota en la parte superior de la línea de tiempo de tus registros o contactos. Esto son los pasos que tienes que dar:

1. Desde tu cuenta de HubSpot Marketing, dirígete a Contactos >Todos los contactos o a ContactosEmpresas o Negocios si utilizas HubSpot Sales.

2. Haz clic en el nombre de tu contacto.

3. Busca la nota existente que quieras fijar haciendo clic en Acciones > Anclar y, si es nueva, en Guardar Nota.

automatizar ventas4. Para quitar la nota original tienes que hacer clic en Acciones > Desanclar.automatizar ventas

 La automatización del funnel de ventas

Para ganar en eficiencia, conseguir optimizar al máximo nuestro trabajo y mejorar la rentabilidad de la empresa es fundamental automatizar el embudo o funnel de ventas, especialmente cuando los registros o leads ya empiezan a estar cualificados o preparados para la compra.

Cómo sabemos si un registro está o no cualificado

El nivel de interacción de cada usuario con nuestra página nos va a indicar su mayor o menor grado de cualificación.Veamos algunos ejemplos:

  • Si el usuario está interesado en nuestros contenidos, ya sea leyendo nuestros artículos o, mejor aún, si nos deja sus datos en un formulario para descargarse un ebook, significa que está alineado con nuestro buyer persona o arquetipo de cliente ideal.
  • ¿Conoce nuestra marca? Podemos trackear si abre nuestros emails, se descarga contenido o bien lee muchos artículos. 
  • También puede interactuar a un nivel todavía más cercano o próximo a realizar la compra: visitar los precios de nuestra web o el listado de productos o servicios. 

La clasificación automática de los registros

Una vez tenemos identificados los registros o leads cualificados, se hace necesaria su clasificación en función de su grado de cualificación o posición en el funnel de ventas.

En este punto entra en juego una cuestión fundamental: el uso de alguna plataforma de automatización de marketing, como HubSpot, Eloqua o Pardot. Esto nos a permitir acciones como: creación de formularios, envío de emails, diseñar CTA y landing pages, monitorización de resultados, procesos de lead nurturing y de lead scoring, etc. 

Las posibilidades son muchísimas, y cada herramienta tienes sus funciones y particularidades, por lo que si quieres saber más acerca de este tema te remito a mi artículo Herramientas de marketing online: el estudio completo.

marketing automation

La automatización del marketing nos va a permitir detectar automáticamente a los contactos más predispuestos para la compra para ejercer sobre ellos acciones comerciales más directas, que supongan el empujón final para lograr concretar la venta: retarteging, envíos de promociones o incluso el contacto directo, telefónico o personal, con un comercial.

La importancia de la revisión manual

Aunque utilicemos una herramienta que nos permita automatizar el proceso, también es importante realizar una revisión manual de determinados usuarios para comprobar si se ha producido algún cambio de comportamiento o un factor que no sea posible detectar de un modo automático. Esto lo podemos hacer de varias formas:

  1. A través de listas de HubSpot
  2. Con spreadsheet/excels
  3. Con el envío semanal emails reminders
  4. Hacer una revisión con el director del equipo de marketing/ventas
  5. Organizar reuniones mensuales con más personas del equipo

Lead nurturing personalizado y segmentado

 El lead nurturing es una etapa clave en las estrategias de inbound marketing, y consiste en el envío progresivo y personalizado de una cadena de emails a unos registros y leads, que previamente han sido segmentados, con el fin de nutrirlos de información y prepararlos para la compra.

Es una estrategia compleja que requiere de diversas acciones y que, para su ejecución, se hace imprescindible el uso de alguna herramienta de automatización de marketing (las plataformas más importantes incluyen funciones específicas para hacer lead nurturing).

El lead nurturing es un sistema muy eficaz en dos vertientes: la educación de los contactos y su fidelización con nuestra marca o empresa.

Diálogo automático con marketing

smarketing

Actualmente, la siempre compleja comunicación e integración de los departamentos de marketing y ventas, lo que se conoce como 'smarketing', cuenta con la ayuda de algunas herramientas automáticas que ayudan a conseguir un feedback más fluido y enriquecedor entre los dos departamentos y sus distintos miembros. 

Una de las herramientas de este tipo más usadas es Slack, una aplicación que permite crear conversaciones en forma de grupos e hilos, lo que es de gran ayuda para que todo el equipo esté al día de los temas importantes.

automatizar ventas

Automatizar las ventas: la mejor forma de evitar perder el tiempo y aumentar la rentabilidad

Los directores de equipos de ventas siempre tienen dos retos en el horizonte: optimizar el trabajo de los miembros de su equipo y lograr unos mayores índices de rentabilidad.

Por suerte, las herramientas de automatización de ventas son de gran ayuda para que la fuerza de ventas pueda centrarse en tareas con verdadero valor añadido, dejando para las 'máquinas' (software especializado) las tareas más rutinarias.

Pero la automatización de las ventas va un paso más allá, ya que puede ayudar también a detectar las mejores oportunidades de venta, posibilitando que los comerciales centren sus esfuerzos en los clientes potenciales con más posibilidades de convertirse en reales.

Una tercera ventaja de la automatización es que también puede servir para acortar la distancia entre los departamentos de marketing y ventas, avanzando en su integración en un sentido más amplio.

En cuanto a las estrategias más efectivas, no cabe duda que el lead nurturing, siempre que esté personalizado y con un buen trabajo previo de segmentación de los contactos, se sitúa actualmente en cabeza en efectividad y rentabilidad.

La plataforma HubSpot sigue siendo una de las herramientas más completas de automatización de ventas. No obstante, si no es posible usarla por precio u otro motivo, en el mercado existen otras opciones, algunas de ellas gratuitas, que pueden ser suficientes para empresas de pequeño tamaño o con un volumen de registros más reducido.

¿Ya te has decidido por las herramientas y los plugg-ins que más se adaptan a ti? ¡Cuéntame si sueles utilizar otros que hacen más fácil tu trabajo y a los que no podrías renunciar! 

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