Las tareas de HubSpot son una de las funcionalidades más interesantes con las que cuentan el Sales Hub y el Service Hub, y son muy útiles para los equipos de ventas y atención al cliente, ya que les permiten contar con recordatorios dentro de la propia herramienta de aquellas tareas que sean relevantes para el proceso comercial o de atención al cliente.
En este artículo te explico con detalle cómo implementarlas, todas las opciones y posibilidades para automatizarlas, y también te compartimos 6 trucos para sacarles el máximo partido.
¿Qué es una tarea en HubSpot?
Una tarea en HubSpot es un recordatorio que incluimos en un registro (contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado) con la finalidad de ayudarnos en el proceso comercial o de atención al cliente.
La herramienta creará unas colas de tareas en el apartado de “Tareas” y de esta forma podremos cumplimentarlas sin necesidad de salir de HubSpot.
Cuando creamos una tarea, podemos elegir cumplimentar los siguientes campos:
- Título
- Tipo (llamada, email u otro)
- Prioridad (baja, media, alta)
- Registro al que la asociamos
- Asignado a (en este campo elegimos a la persona que debe cumplimentar la tarea)
- Cola (listado al que pertenece la tarea)
- Fecha y hora de vencimiento
- Recordatorio
- Notas
Una vez creada la tarea, podremos elegir o no recibir notificaciones en nuestro email y cuenta de HubSpot. De cualquier forma, todas las tareas aparecerán en el apartado de Tareas, como podemos ver en la imagen:
Ventajas de utilizar las tareas de HubSpot
Hay muchas ventajas de utilizar las tareas de HubSpot, pero principalmente utilizarlas nos ayudará a:
- Ser más eficientes: la idea del CRM de HubSpot es que sea muy user friendly y que el usuario no necesite salir de la plataforma para completar las actividades de venta y posventa, por lo que al contar con la funcionalidad de tareas podemos ahorrar tiempo, yendo directamente al registro donde tendremos la información de contacto, etc.
- Mejorar la experiencia del cliente o potencial cliente: las tareas nos servirán para llevar un seguimiento detallado y sistemático de las oportunidades comerciales y atención al cliente, por lo que se evitarán olvidos, y la experiencia de quienes reciban nuestras comunicaciones mejorará.
- Agilizar la comunicación interna: podemos asignar tareas a nuestros compañeros de equipo, por lo que las tareas son una herramienta muy potente para colaborar en equipo y también para que los responsables de los departamentos de ventas y atención al cliente puedan asignar tareas si es necesario.
- Ganar agilidad en la consecución de tareas similares: gracias a la funcionalidad de “colas de tareas” podremos agrupar tareas similares (por ejemplo, llamadas) y de esta forma realizarlas de forma más rápida.
En la imagen vemos un ejemplo de tarea: HubSpot abre automáticamente el contacto asociado a la tarea, y también el email si es una tarea de correo electrónico. Cuando completamos la tarea, el CRM salta a la siguiente, para ganar en agilidad.
¿Cómo se crean las tareas en HubSpot?
HubSpot es muy sencillo de utilizar y user friendly, por lo que podemos crearlas desde cuatro lugares distintos:
1. Desde el propio apartado de Tareas, dentro de Ventas
2. En cualquier registro, tal como se ve en la imagen
3. Al registrar un email o llamar, también desde Gmail
4. De forma masiva, seleccionando registros en una lista/filtro
6 trucos para sacar el máximo partido a las tareas en HubSpot
Las tareas de HubSpot nos sirven para ser más eficientes, y utilizándolas, los equipos de ventas y atención al cliente podrán ganar agilidad en su día a día.
Pero con estos 6 trucos me gustaría que pudieras sacar el máximo partido a la herramienta y, sobre todo, mejorar la experiencia del cliente gracias a nuestro CRM.
1. Utiliza la prioridad de las tareas
Uno de los puntos que más nos servirán para organizar nuestro día a día es la prioridad de las tareas. En ventas, el criterio puede ser que asignemos mayor prioridad a las tareas que puedan potencialmente aportar más ingresos a nuestro pipeline. En atención al cliente, quizás podemos asignar mayor prioridad a las peticiones más antiguas.
Mi recomendación es que siempre utilices este campo y que en las columnas del apartado Tareas lo elijas como uno de los criterios de visualización, para poder ordenarlas y empezar por las más prioritarias, como se puede ver en la imagen:
2. Utiliza tareas en tus workflows
Para facilitar el día a día de los equipos comerciales y de atención al cliente, podemos automatizar la creación de tareas que sean repetitivas o siempre deban cumplirse en determinados procesos.
Por ejemplo, podemos asignar una tarea al comercial cuando deba llamar a un contacto que ha rellenado el formulario de la web.
3. Agrupa tareas similares en colas de tareas
Puedes utilizar las colas de tareas para clasificar mejor los distintos tipos de tareas y así poder hacerlas de golpe.
Por ejemplo, podemos agrupar las tareas de llamada o las de invitaciones a un evento, e incluso tener preparada una plantilla si tenemos que enviar emails similares.
4. Incluye tareas en tus secuencias
Las secuencias son una de las funcionalidades más interesantes para los equipos comerciales. Son especialmente útiles para la prospección en la venta, ya que nos permiten agendar reuniones de forma automatizada.
Mi recomendación es incluir tareas manuales en las secuencias, para aumentar la probabilidad de interacción con el cliente potencial. Por ejemplo, podemos asignarnos una tarea para llamarle o agregarle a LinkedIn.
5. Automatiza tu pipeline de ventas con tareas
Es posible generar tareas automatizadas según la fase del pipeline en la que esté el negocio. Esto se realiza dentro del apartado de configuración del pipeline.
Por ejemplo, podemos asignar tareas a los comerciales para que actualicen el lifecycle stage del contacto o para que reciban un recordatorio en caso de que el contacto no haya avanzado a la siguiente fase.
En la imagen podemos ver algunos ejemplos de automatizaciones en el pipeline:
6. Utiliza las tareas para generar más actividad de ventas
Uno de los factores de éxito de los comerciales es la actividad: cuanta más actividad (llamadas, emails, reuniones...), más probabilidad de cierre de ventas (siempre que la actividad sea de valor y relacionada con la venta).
Por lo que recomendamos a cualquier miembro de un equipo comercial que pueda apoyarse en la herramienta de tareas para cuidar las relaciones con los contactos que tenga asignados y, de esta forma, aumentar la probabilidad de éxito.
Por ejemplo, podemos anotarnos tareas para recordar momentos importantes de los potenciales clientes y también para hacer seguimiento con oportunidades de venta perdidas, al cabo de unos meses de la pérdida.
La herramienta de tareas es realmente útil para los equipos comerciales y de actividad al cliente, ya que nos permite centralizar los recordatorios en el CRM y acceder de forma ágil a toda la información relacionada con el contacto, empresa, ticket o negocio. ¡Espero que con estos trucos puedas sacar el mayor partido al Service o Sales Hub!
Publicado y actualizado el 10 de agosto de 2022.
Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle.