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Sales Pipeline de HubSpot: qué es y cómo gestionarlo

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Desde siempre se ha dicho que cuantas más ventas cierres, más beneficios obtienes. Y eso en el departamento de ventas es un lema que se sigue de manera casi religiosa. Para conseguir siempre los objetivos que nos marcamos, el Sales Pipeline de HubSpot es una herramienta que te permite tener bajo control cómo avanza cada lead en todo momento por el proceso de ventas.

Si quieres saber más sobre cómo gestionar esta valiosa herramienta, personalizar tus pipelines y optimizar los flujos de ventas, debes prestar atención a este post. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Sales Pipeline?

Lo primero de todo es aclararte lo que es el embudo de ventas, para que entiendas la importancia de manejar el Sales Pipeline, una solución específicamente desarrollada para gestionar este concepto.

El embudo o funnel de ventas es la forma en que una empresa plantea una serie de procesos para ponerse en contacto con los leads cualificados y, de esta forma, llegar a su objetivo final, que suele ser la venta.

Cada empresa empieza por definir su proceso de venta y establece una serie de fases que lo constituyen. Al pasar de una fase a la siguiente, un deal se acerca cada vez más al objetivo final, la venta. El Sales Pipeline reúne todos los negocios que están actualmente en un proceso de ventas contigo y muestra en qué fases están.

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El Pipeline de ventas de HubSpot: qué es y para qué sirve

En el pipeline o flujo de ventas abarcamos todas las fases en las que se mueve cada lead. Gracias a esta herramienta, que en HubSpot se llama "Sales Pipeline", el departamento de ventas puede visualizar en qué fase se encuentra cada lead dentro del proceso de ventas, qué acciones se deben desarrollar para que los usuarios recorran cada fase y obtener un pronóstico sobre sus probabilidades de éxito. De este modo, los responsables de ventas de la empresa podrán predecir cuántos de los leads obtenidos podrán traducirse en ventas en un periodo de tiempo establecido.

Así mismo, los pipelines de ventas permiten identificar los obstáculos a los que hay que hacer frente en el proceso de ventas para avanzar hacia el cierre de una transición.

Cuantas más oportunidades de negocio se presenten en tu flujo de ventas, más fácil será alcanzar los objetivos propuestos para la empresa.

Podrás mover tus oportunidades a través del pipeline para tener visibilidad de la probabilidad de cierre de un negocio en concreto. A partir de las diferentes reuniones que hayas tenido con una empresa o las muestras de interés que esta haya tenido en tu producto, podrás ver reflejado visualmente si una oportunidad está en “Propuesta realizada” o “Toma de contacto”.

Sales Pipeline de HubSpot: ¿cómo gestionarlo?

Hay que especificar que, al igual que cada empresa es distinta, cada pipeline deberá ser único. Podrás determinar más o menos pasos en función de todo lo que pueda dar de sí tu producto, la base de datos de leads con la que cuentes, así como los recursos de marketing en los que estés trabajando de forma paralela. Así que te sugerimos seguir los siguientes pasos a la hora de configurar tu propio pipeline de ventas.

  • Define cuáles son las etapas de tu proceso de ventas.
  • Identifica cuántos leads suelen avanzar hasta la siguiente etapa una vez lo acabamos de detectar. Esto te permitirá saber, en primera instancia, qué necesitas en cada etapa para alcanzar tus objetivos.
  • Define las características de cada lead que finaliza cada etapa.
  • Determina qué acciones realiza el representante de ventas en respuesta a cada transición entre dichas etapas (por ejemplo, el envío de un correo electrónico de seguimiento) y observa cuáles son las respuestas de los leads a dichas acciones (como la solicitud a una demo gratuita ofrecida en el correo de seguimiento).
  • Adapta la dinámica existente del actual proceso de ventas alrededor de las acciones que realiza el departamento de ventas, así como de las características y respuestas de cada lead al finalizar cada etapa.
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Etapas en las que se estructura un proceso de ventas

¿Cuáles son las diferentes etapas del pipeline de ventas de las que hablamos? Te explicamos los pasos que debes dar para configurar tu proceso de ventas y, así, desarrollar eficazmente el pipeline.

1. Conexión y descubrimiento

Empezamos con la figura del lead, que es el contacto, un potencial cliente. Este surge cuando el usuario contacta activamente con la marca, por ejemplo, mediante la descarga de un contenido que promocionamos en un anuncio de Facebook.

Se trata de una fase inicial en la que debemos desarrollar lead nurturing para “educar” a este lead, que sienta cada vez mayor interés en nuestra oferta y avance hacia la siguiente fase.

2. Prospección y consideración del lead

A continuación, pasamos por una fase de prospección, que significa entender cuáles son los problemas de este lead, cuáles son sus necesidades, por qué puede estar potencialmente interesado en culminar un proceso de compra con tu producto, etc. Para ello, debemos analizar toda la información que tengamos acerca de este perfil y desarrollar una estrategia de marketing de seguimiento.

Una vez pasada esta fase, en la que ya sabemos cómo encaja nuestro producto/servicio con este prospecto, pasamos a la fase de propuesta. Sabremos que es el momento de pasar a proponer activamente nuestra oferta por las acciones que él mismo realice. Por ejemplo, que el mismo usuario acepte la solicitud de una reunión o una llamada con el departamento comercial.

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3. Propuesta para la venta

En la fase de propuesta vamos a ofrecer nuestros productos/servicios. En este paso es el momento de ofrecer al prospecto una estimación económica, así como establecer cuáles van a ser los siguientes pasos a seguir.

4. Negociación para el cierre de la transacción

Después, pasamos a la fase de negociación: llega el momento en el que vamos a negociar las condiciones de pago, de facturación, etc.

Finalmente, el pipeline finaliza en la fase del cierre. En esta tiene lugar la venta final o la contratación.

¿Ya lo tienes?

Estos son los pasos que se suelen dar en un proceso de ventas algo más complejo de lo que acostumbramos en un B2C convencional, ya que estos pipelines suelen desarrollarse en entornos B2B o en negocios cuyos productos adquieren un gran valor.

Sin embargo, es importante comprender que la configuración del pipeline de HubSpot va a depender de cada empresa y cómo se desenvuelva esta en sus procesos de ventas. Es decir, cuanto mayor valor o complejidad implique la aceptación de tu producto o servicio, más largo será tu flujo de ventas, obteniendo un pipeline con mayor cantidad de etapas.

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Claves para configurar el Sales Pipeline de HubSpot

Una vez entendida la dinámica de este proceso, tenemos que establecer los diferentes pasos que conforman nuestro pipeline de ventas personalizado. ¿Y cómo tienen que ser estos pasos?

  1. Tienen que estar basados en hechos.
  2. El potencial cliente tiene que estar al centro de estos pasos, tiene que ser su actor principal.
  3. Tienen que ser pasos descritos en tiempo pasado.

Si cumples estos pasos comprobarás que el propio cliente será quien vaya marcando cómo va avanzando en su proceso de ventas, lo que nos aporta la información suficiente para saber realmente en qué estado se encuentra un cliente potencial.

Guía para configurar Sales Pipeline de HubSpot

¿Cómo editar o crear nuestro pipeline de ventas en la herramienta de HubSpot?

Podemos ver los diferentes estadios del Sales Pipeline de HubSpot y todas las posibilidades de configuración si iniciamos sesión en la cuenta de la plataforma y observamos las siguientes indicaciones.

Dentro del panel que se abre al navegar hacia "Sales", en la cuenta de HubSpot, nos dirigimos a "Deals". En la sección "Pipelines" y "Etapas del negocio" podemos editar la estructura en la que vienen configurados los pipelines actuales o crear un pipeline nuevo.

Pipeline de ventas de HubSpot: edita y configura las etapas

¿Cómo configurar las diferentes fases del pipeline y qué acciones podemos hacer?

Una vez estamos en "Deals", navegamos a "Board Actions" para clicar en "Edit Stages". Una vez hecho esto es cuando veremos las diferentes configuraciones del pipeline que podemos definir e ir modificando conforme vamos avanzando por el proceso de ventas.

HubSpot permite que configures el pipeline en función de las etapas del negocio para que podamos controlar su progreso. Cada etapa puede ir asociada a una probabilidad de cerrar negocios.

La plataforma predetermina por defecto siete etapas que podemos personalizar o editar para dar forma al pipeline:

  • Appointment scheduled (cita programada).
  • Qualified to buy (calificación para comprar).
  • Presentation scheduled (presentación programada).
  • Decision maker bought-in (nivel de compromiso para la toma de decisiones).
  • Contract sent (contrato enviado).
  • Closed won (cierre ganado).
  • Closed lost (cierre perdido).

Una vez agregadas a tu pipeline, puedes ir arrastrando estas etapas para ir variando el orden, cambiar el nombre de las que quieras, eliminarlas o agregar una nueva etapa, otorgando a cada una de ellas la probabilidad para que suceda.

¿Qué hacer en "Deals"?

En este panel cada columna representa cada una de las fases de tu pipeline y cada celda corresponde a un cliente potencial.

Uno de los aspectos más interesantes a tener en cuenta es que dentro de cada acción que podemos configurar en “Stage name” podemos indicar el porcentaje de probabilidad que hay para cerrar el deal o pasar a la siguiente fase.

Al mismo tiempo, hay una serie de acciones que se pueden automatizar en función de la fase en la que se encuentren nuestros leads en el proceso de ventas. Para verlas, pasaríamos entonces a clicar en la pestaña “Automation”.

Estas son algunas de las acciones que se pueden automatizar en Sales Pipeline de HubSpot:

  • Mandar una comunicación interna. Por ejemplo, cada vez que alguien llega a la fase de primera llamada, podemos mandar un email interno a un comercial para avisarle de que tiene que rellenar ciertas propiedades.
  • Crear tareas asignadas al comercial para avanzar en nuestras estrategias comerciales. Una de esas tareas podría consistir en entregar un formulario al prospecto que está más maduro y, de esta forma, poder seguir en el proceso de venta.

Por otra parte, hay que destacar todo lo que podemos visualizar dentro de la sección "Deal" para el Sales Pipeline. En este panel destacan, principalmente, tres apartados:

  • Acceder a todas las propiedades de cada deal (es decir, de cada contacto o prospecto): si echamos un vistazo a la barra lateral izquierda veremos una sección con información acerca de todas las propiedades relevantes (nombre del usuario, características personales más destacadas, en qué fase se encuentra del proceso de ventas, etc.). De esta forma, contamos con una ficha técnica personalizada para cada usuario en el que debemos trabajar.
  • Monitorizar toda la actividad del deal: Ocupando la parte central de la página "Deal" se reúne toda la información acerca de todas las interacciones y acciones realizadas con el lead-prospecto que tengamos seleccionado. Así, registramos todos los emails o llamadas que se han hecho y sabremos cuál es el siguiente paso a seguir por parte del departamento comercial.
  • Ver cuáles son las asociaciones o empresas a las que está vinculado cada lead: En la barra lateral derecha del panel de "Deal" podremos conocer si el usuario con el que queremos conectar pertenece a una empresa de la que tenemos información o a otro tipo de contacto, así como descubrir cuáles son los tickets existentes (si tienes la parte de Service Hub).

¡Esto ha sido todo!

Al principio puede parecer un engranaje complejo, pero conforme vayas completando etapas y obtengas mayor información de los leads de tu negocio, verás como todo resulta cada vez más sencillo.

Espero que esta guía te haya sido de utilidad para que gestiones el Sales Pipeline de HubSpot con resolución y puedas ir avanzando eficazmente por las diferentes etapas de tu propio proceso de ventas. Esta herramienta hará que optimices tus tareas y puedas mejorar los resultados a medida que vayas empleando más recursos de marketing digital. ¡La información está en tus manos!

¿Tienes alguna duda? Puedes dejarla en la sección de comentarios o contactar con el equipo de InboundCycle.

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