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Cómo utilizar los workflows para automatizar un proceso de selección de candidatos [+Vídeo]

Tal como te hemos contado en comunicaciones anteriores, la herramienta de HubSpot, además de tener múltiples aplicaciones para marketing, puede resultar muy útil para automatizar un proceso de selección de candidatos. Nosotros lo hemos aplicado en nuestra agencia, InboundCycle, y los resultados son realmente satisfactorios.

Tras describirte en artículos previos las partes del proceso de selección, cómo ha mejorado su funcionamiento con la automatización y cómo crear landing pages y formularios para poder recoger los datos de los candidatos, en el post de hoy te voy a explicar cómo activar los workflows y los emails internos para seguir automatizando el proceso, de manera que sea más rápido y el candidato tenga una respuesta lo antes posible. ¿Lo vemos?

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Para empezar, los elementos de la herramienta de HubSpot que nos ayudarán en esta labor son los workflows y los emails que nos enviaremos a nosotros mismos cuando un candidato realice una prueba. 

  • Workflow: el flujo de trabajo (es decir, el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo) nos va a permitir automatizar una acción para cada candidato que rellene un nuevo formulario. En nuestro caso, la acción que escogeremos es el envío de un email interno, o sea, una vez que el candidato rellene un formulario, se enviará un email.
  • Email interno: prepararemos un email con todos los datos que vayamos a necesitar en el proceso, además de las respuestas del candidato.

Como te explicamos anteriormente, los candidatos ya no tienen que acudir a nuestras oficinas para hacer las pruebas, puesto que las pueden realizar desde casa rellenando el formulario. Bien, pues con la creación de este email podemos incluir esas respuestas que han dado en el formulario y, además, añadirle toda la información del candidato que creamos necesaria, como el nivel de inglés (dato que nos había facilitado en un formulario anterior) o incluso el currículum de esa persona, de manera que mientras corregimos las respuestas podemos tener acceso a él y revisarlo. En la parte final del post podrás ver dos vídeos donde explico cómo preparar estos dos elementos.

En InboundCycle, utilizar esta automatización con el workflow y el email interno nos está aportando los siguientes beneficios:

  • El workflow nos permite estar informados al instante, en cuanto el candidato ha realizado una prueba, ya que activa un email automático que se envía a nuestra cuenta de correo con las respuestas que haya dado. Así, el usuario contesta a la prueba y automáticamente recibimos un email informándonos de que ya la ha realizado. De este modo podremos darle una respuesta lo antes posible.
  • Este email automático podemos diseñarlo ajustándolo a nuestras necesidades. Por ejemplo, en el proceso de selección para el puesto de prácticas de finanzas de nuestra agencia, hay un test sobre esta materia que los candidatos deben rellenar. Para agilizar la corrección de estas pruebas al máximo, el email automático que preparamos nos envía las respuestas del candidato y, además, en la parte de abajo, incluye también las respuestas correctas. Así, cuando abrimos el email, podemos revisar las respuestas en un tiempo muy breve. 

Siguiendo lo dicho anteriormente, en ese mismo correo electrónico puedo incluir el link al currículum, el nivel de inglés que tiene el candidato o el email de contacto de esa persona, de modo que si me surge alguna duda sobre la prueba y quiero comunicarme rápidamente con él, lo podré hacer. Así, se trata de incluir el máximo de información posible que pueda necesitar para hacer una corrección rápida y eficaz. 

  • En el caso del proceso de selección de redactores de nuestra agencia, siempre hay un momento en el que en el formulario les solicitamos que nos envíen una serie de documentos, como una prueba de redacción, sus datos personales, etc. Nosotros los reunimos y añadimos el link directo a esa información en el email.

Cuando el candidato ha enviado la prueba de redacción, recibimos el email con toda esa información, lo que agiliza también la evaluación de estas pruebas.

Así, el hecho de construir este email interno nos permite tener unido todo lo que vamos a necesitar. Además, nos permite saber en cada momento qué candidato nos está enviando la prueba, y si lo hace a tiempo. Si alguno se retrasa podemos mandarle un recordatorio para que la mande. 

Con estos dos elementos, el workflow y el email interno, el proceso de selección de candidatos es más rápido y eficaz, con lo que tanto los candidatos como nuestra agencia optimizamos tareas y obtenemos mayor satisfacción. ¡Así de simple!

¿Por qué no nos comentas qué te parece nuestra idea de usar la herramienta de HubSpot para automatizar la selección de candidatos? ¿Podrías aplicarla en alguno de tus procesos? ¡Cuéntanoslo!

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