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Workflows HubSpot para RR. HH.: ejemplos de automatización

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HubSpot, además de tener múltiples aplicaciones para marketing, puede resultar muy útil para automatizar un proceso de selección de candidatos. Nosotros lo hemos aplicado para InboundCycle y los resultados son realmente satisfactorios.

En este artículo te voy a explicar qué son los workflows, los beneficios de automatizar cadenas de emails y 2 ejemplos de automatización de workflows para departamentos de recursos humanos. ¿Lo vemos?

Workflows de HubSpot: qué son y para qué sirven

HubSpot ofrece la funcionalidad de los workflows, a partir de los cuales es posible crear cadenas de emails automatizadas que se activan una vez un contacto entra en esta cadena debido a un criterio que habremos establecido inicialmente.

Los emails se van enviando automáticamente cada cierto tiempo. Este tiempo lo podemos determinar nosotros mismos. Por ejemplo, inmediatamente, cada dos días, una vez a la semana, del primero al segundo email 2 días y del segundo al tercero 4 días, etc.

A continuación, vemos dos ideas de workflows automatizados que pueden ser muy útiles para el día a día de un departamento de talento. 

Workflows para la automatización del proceso de selección

En este caso, podemos establecer el siguiente criterio: cuando un candidato rellene el formulario de inscripción a un proceso de selección en una página concreta de nuestra web, enviar email con la información de la primera fase del proceso para que este pueda iniciarlo. Imaginemos que la primera fase es responder a un test mediante un formulario.

En nuestro workflow podemos establecer que, una vez el candidato envíe el formulario con sus respuestas, según las respuestas que dé en cada uno de los campos, se le envíe un email informando que continúa en el proceso y desvelando la siguiente fase del proceso, o bien, si las respuestas han sido incorrectas, se le envíe en este caso un email en el que se explica al candidato que no sigue en el proceso de selección.

Imaginemos que, a los que continúan en el proceso, se les pide, como segunda prueba, la resolución de un caso práctico, también mediante una landing explicativa junto con un formulario para que puedan escribir y enviar sus respuestas a las distintas preguntas que les planteamos.

Este es un caso práctico que deberá revisar y evaluar nuestro equipo de forma manual. Cuando el candidato envía sus respuestas, podemos configurar nuestro workflow para que al encargado de revisar la prueba le llegue un email interno con las respuestas a todas las preguntas del candidato y un enlace al perfil de este en HubSpot, para que el responsable pueda rápidamente entrar en el perfil del candidato y, en el apartado de propiedades, indicar si ha superado o no la fase del caso práctico. 

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Al modificar la propiedad del candidato, por ejemplo, “Prueba caso práctico” a “Pasa” (condiciones que habremos indicado en nuestro workflow de HubSpot), al candidato se le envía un email automático que le da la enhorabuena por haber superado la prueba y le informa de la siguiente fase, por ejemplo, una videoentrevista.

El email le indica que tiene que responder a este correo informando de sus disponibilidades horarias esta semana y la que viene para realizar una videoentrevista de 50 minutos. Con lo cual, al responsable de talento le llega un email con la información relevante para agendar la videoentrevista con el candidato.

Después de la entrevista, si el candidato no la ha superado, entramos en su perfil de HubSpot y cambiamos la propiedad “Entrevista talento” a “No pasa”, y este, consecuentemente, recibirá un email en el que se le informará que no ha superado el proceso. Si este supera la entrevista, podemos cambiar la propiedad “Entrevista talento” a “Pasa”, y se le enviará un email automático informando que pasa a la fase de la entrevista final, y le volveremos a pedir que responda al email con sus disponibilidades horarias.

workflows hubspot para recursos humanos

Workflows para la automatización del proceso de onboarding y ramp-up  

A partir del momento en el que el candidato acepta la oferta de trabajo que le hacemos, podemos iniciar el proceso de onboarding y ramp-up para que esta persona pueda entrar en la empresa lo más preparada posible. 

Para ello, podemos configurar un workflow que se active cuando indiquemos que una persona entra en una posición en concreto. Por ejemplo, con la propiedad de contacto “Incorporación” indicando en su desplegable la posición, por ejemplo, “Account Executive”. 

CTA - Contrata HubSpot con InboundCycle

Cuando un candidato entra en este workflow, podemos hacer que reciba un email automatizado que le llegue en el mismo momento pidiendo que responda al correo adjuntando la documentación necesaria que necesitamos para preparar su contrato. Además de los enlaces a las formaciones que puede ir avanzando antes de su incorporación.

Al mismo tiempo, podemos configurar un email interno automatizado con las informaciones relevantes de la persona nueva, para que le llegue al Office Manager y así este pueda prepararle el material que necesitará para trabajar. 

Al cabo de unos días, podemos configurar otro email con algunos tutoriales más sobre el funcionamiento de la empresa y las herramientas principales. 

En este workflow, en realidad, podemos incluir emails con tareas de onboarding, con explicaciones importantes de la empresa como el código cultural, etc.

workflow hubspot para recursos humanos ramp up

Elementos indispensables de un workflow

Como ves, para crear un workflow de un proceso de selección tendremos que haber creado previamente en HubSpot todos los elementos necesarios para que nuestra cadena de emails automatizada pueda funcionar correctamente: 

  • Las propiedades que necesitamos que aparezcan en los perfiles de los contactos. Ejemplo: “Entrevista talento” como desplegable con las opciones “Pasa”, “No pasa”. 
  • Las landing pages con formularios de las distintas pruebas del proceso de selección. Ejemplo: landing con explicación del caso práctico y el formulario para responderlo. 
  • Los emails que le llegarán al candidato.
  • Los emails internos que llegarán a los responsables que deberán evaluar las pruebas que tengan que ser revisadas de forma manual.
  • Entre otros elementos, como las listas. Todo depende también de los activadores de nuestros workflows.

 Test licencia HubSpot

Con el uso de los workflows el proceso de selección de candidatos y de onboarding es más rápido y eficaz, con lo que tanto los candidatos como en InboundCycle optimizamos tareas y obtenemos mayor satisfacción. ¡Así de simple!

¿Por qué no nos comentas qué te parece nuestra idea de usar la herramienta de HubSpot y los workflows? ¿Podrías aplicarla en alguno de tus procesos? ¡Te leo en los comentarios!

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