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Cómo automatizar un proceso de selección con HubSpot [+Vídeo]

Los procesos de selección de candidatos, sobre todo si son complejos y están divididos en varias fases, pueden suponer un gran esfuerzo y muchas horas de trabajo para el equipo de selección. Además, se corre el peligro de que se dilaten mucho en el tiempo, lo que es negativo tanto para los candidatos como para la empresa que busca aumentar su plantilla con los profesionales más idóneos.

En este artículo te voy a explicar una posibilidad o funcionalidad del software HubSpot que seguramente desconocías: la automatización de varias de las fases de un proceso de selección. Para ello, se deben adaptar distintos elementos que normalmente se utilizan en los proyectos de inbound marketing, como las landing pages o los formularios. ¡No te lo pierdas!

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Un ejemplo concreto: el proceso de selección de InboundCycle

Para que puedas entender con facilidad los fundamentos básicos de cómo automatizar un proceso de selección con HubSpot, voy a explicarte, paso a paso, nuestra experiencia en esta cuestión en el departamento de selección de talentos de InboundCycle.

¿Por qué automatizar el proceso?

En InboundCycle hemos hecho el esfuerzo de automatizar al máximo nuestro sistema de selección de candidatos para los distintos perfiles de nuestra empresa por varios motivos:

  • Poder gestionar con facilidad y eficacia los datos y las pruebas (tests y entrevistas) del amplio número de candidatos que tenemos en las distintas fases del proyecto.
  • Reducir considerablemente el período que transcurría desde que el candidato se apuntaba a una oferta hasta que conocía si finalmente era seleccionado o no. 

Ahora que ya tenemos nuestro complejo y exigente sistema de captación de candidatos automatizado en su mayor parte, podemos concluir que el esfuerzo ha valido la pena. Hemos conseguido agilizar el proceso enormemente, además de tener controlado en todo momento los datos personales y los resultados de las distintas pruebas, que quedan asociados con el perfil de cada candidato.

Ahora voy a explicarte con más detalle cómo hemos trabajado cada una de las fases que configuran nuestros procesos de selección.

Fase 1. Recogida de datos

Para automatizar la primera fase, que consiste en la recogida de datos de las personas que aspiran a formar parte de nuestra plantilla, hemos utilizado una landing page, acompañada de un formulario, donde solicitamos todos los datos que precisamos.

Toda esta información queda automáticamente guardada en HubSpot, y cada vez que necesitamos consultarlos únicamente debemos dirigirnos al perfil del candidato.

Fase 2. Test de métricas

La segunda fase consiste en un test de métricas. Gracias a la automatización de HubSpot hemos dado un salto de calidad muy importante, pasando de tener que corregir las pruebas a mano y enviar un email a cada persona informándole del resultado, a automatizar totalmente el proceso con otra landing y un formulario.

Ahora el candidato puede contestar las preguntas en un formulario y HubSpot se encarga automáticamente de:

  • Corregir todos los tests.
  • Enviar un email a cada candidato informándole sobre si ha pasado o no la prueba.

Fase 3. Entrevista (por vídeo)

¿Qué hacíamos antes? Las personas que superaban el test anterior pasaban a la siguiente fase, que consistía en una llamada telefónica de aproximadamente 15 minutos.

¿Con qué problemas nos encontrábamos? Nos era complicado encontrar a los candidatos disponibles y, además, la llamada les cogía por sorpresa, por lo que no podían prepararse bien las respuestas.

¿Cuál es la solución? A través de Spark Hire, una programa automático de entrevistas, cada candidato puede enviar las respuestas por vídeo, con tiempo suficiente para preparárselo y realizar la grabación donde quiera y en el momento que mejor le vaya.

Fase 4. Prueba analítica

Los candidatos que superan las pruebas anteriores pasan a la siguiente fase, consistente en una prueba analítica que anteriormente realizábamos en sesiones presenciales en nuestra propia oficina, en grupos de 15 personas.

Para automarizar esta fase con HubSpot hemos creado otra landing en la que hemos grabado en una serie de vídeos con toda la información que antes proporcionábamos en persona. Con este nuevo sistema, el candidato puede ver el vídeo y leer toda la información tranquilamente y luego responder a las preguntas a través de un formulario.

Posteriormente, nosotros recibimos por email las respuestas, las corregimos e informamos a cada persona sobre si ha sido seleccionada o no para la fase final, que en este caso sí será una entrevista personal.

Fase 5. Entrevista personal

El proceso de selección finaliza con una entrevista personal y presencial al candidato, más en profundidad.

(ver esquema con las cino fases dibujadas por Elena en la pizarra)

Espero que este post te haya sido útil y te ayude a automatizar cualquier fase del proceso de selección de tu empresa. En próximos artículos explicaré con más detalle cómo hemos utilizado, en InboundCycle, los distintos elementos de HubSpot para cada fase: landings, workflows, fomularios y listas. 

Si quieres contarnos tu experiencia con la automatización de un proceso de selección o exponernos tus dudas sobre alguno de sus aspectos, ¡seguimos aquí para seguir comentarlo!

[PDF] Cómo poner en marcha un departamento de Inbound Marketing

¿Y tú qué opinas? ¡Déjanos aquí tus comentarios!

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