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Proceso de selección de personal: cómo automatizarlo con HubSpot

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Los procesos de selección de candidatos, sobre todo si son complejos y están divididos en varias fases, pueden suponer un gran esfuerzo y muchas horas de trabajo para el departamento de recursos humanos así como para los equipos implicados. Además, se corre el peligro de que se dilaten mucho en el tiempo, lo que es negativo tanto para los candidatos como para la empresa que busca aumentar rápidamente su plantilla con los profesionales más idóneos.

En este artículo te voy a explicar los beneficios de la automatización de un proceso de selección y el uso de HubSpot, el software que utilizan los proyectos de inbound marketing, como herramienta principal para lograr esta automatización. ¡No te lo pierdas!

Un ejemplo concreto: el proceso de selección de InboundCycle

Para que puedas entender con facilidad los fundamentos básicos de cómo automatizar un proceso de selección con HubSpot, voy a explicarte, paso a paso, nuestra experiencia en esta cuestión en el departamento de selección de talento de InboundCycle.

¿Por qué automatizar el proceso?

En InboundCycle hemos hecho el esfuerzo de automatizar al máximo nuestro sistema de selección de candidatos para los distintos perfiles de nuestra empresa por varios motivos:

  • Reducir el tiempo de gestión del amplio número de candidaturas que tenemos continuamente en las distintas fases de los procesos de selección. 
  • Usar el tiempo ganado para dedicarlo en las fases finales de los procesos de selección, con los candidatos más cualificados, así como en otras tareas importantes del departamento.
  • Asegurar un proceso ágil y con respuesta rápida para todos los candidatos, tanto los que avanzan como los que no superan alguna de las fases. Un proceso automatizado permite no dejar sin respuesta a nadie, y siempre dar respuesta con los timings que uno mismo elige. Sin duda, esto ayuda a atacar los problemas clásicos de los departamentos de recursos humanos, que se ven saturados de trabajo y con falta de tiempo para todos estos temas tan importantes para la buena experiencia de los candidatos.  
  • Reducir los errores humanos.
  • Mejorar la experiencia de los candidatos y, por consiguiente, el branding y la reputación de la empresa.

Ahora que ya tenemos nuestro complejo y exigente sistema de captación de candidatos automatizado en su mayor parte, podemos concluir que el esfuerzo ha valido la pena. Hemos conseguido agilizar el proceso enormemente, además de tener controlados en todo momento los datos personales y los resultados de las distintas pruebas, que quedan asociados con el perfil de cada candidato.

Ahora voy a explicarte con más detalle cómo hemos trabajado cada una de las fases que configuran nuestros procesos de selección.

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Atracción de candidatos

Antes de entrar a ver cada una de las fases del proceso de selección de InboundCycle, es importante abordar la atracción de candidatos, que nos permitirá poder disponer de un volumen de candidatos suficiente para poder encontrar, entre ellos, los que mejor se adaptan a la empresa y a las vacantes. 

Hay distintas formas de conseguir atraer a los candidatos, menciono algunas a continuación: 

  • Crear un blog sobre el talento de la empresa, que nos permitirá crearnos un branding y reputación como empleadores, así como poder trabajar nuestros contenidos con estrategias SEO, ganando posiciones en los buscadores y consiguiendo visitas de nuestro buyer persona, es decir, nuestro candidato ideal. Esta sería, por excelencia, la primera fase de una estrategia de inbound recruiting. En los artículos que corresponda, podremos poner CTA, calls to action, con enlaces hacia nuestras vacantes. 
  • Crear una página "Trabaja con nosotros" en la que compartamos información sobre la empresa: cultura y valores, beneficios de trabajar en la empresa, información sobre los distintos departamentos, contenido visual atractivo que sirva a los candidatos para conocernos mejor y, sobre todo, las ofertas de trabajo que tengamos activas. Asegúrate de que las ofertas de trabajo estén bien estructuradas y no solo expliquen lo que estamos buscando y los requisitos, sino también lo que la persona podría aprender en esta posición.

seleccion personal hubspot

  • Activar la aplicación online en nuestra web, para que los candidatos puedan entrar en el proceso de selección automáticamente a partir de un formulario de la página de la oferta. En InboundCycle creamos las landing pages de las ofertas con HubSpot. En este enlace puedes ver un ejemplo.

proceso seleccion de personal con hubspot landing pages

  • Publicar las vacantes en las redes sociales corporativas. Dependiendo del público, el Instagram corporativo puede ser un altavoz que nos ayude a difundir cómo somos por dentro como empresa, quiénes son nuestros empleados, qué actividades de teambuilding hacemos, etc. Te invito a visitar el Instagram de InboundCycle para que veas lo que hacemos para cuidar este aspecto. 

proceso seleccion persona hubspot instagram

  • Anunciar tus vacantes en LinkedIn Jobs.
  • Colaborar con escuelas, universidades y otras organizaciones para encontrar talento a través de sus ferias de trabajo, los Recruiting Days, sus bolsas de trabajo, etc. 
  • Valorar activar un bonus a aquellas personas que recomiendan amistades y conocidos. Es importante definir y delimitar a conciencia este tipo de incentivos.

Fase 1. Recogida de datos

Para automatizar la primera fase, que consiste en la recogida de datos de las personas que aspiran a formar parte de nuestra plantilla, hemos utilizado una landing page, acompañada de un formulario de HubSpot  donde solicitamos todos los datos que precisamos.

Es muy importante que en los formularios pongamos todos aquellos campos que posteriormente nos ayudarán a filtrar automáticamente los candidatos de interés de aquellos que no lo son debido a que no cumplen con los requerimientos de la empresa. Por ejemplo, el nivel de inglés, el nivel de estudios, los años de experiencia previa, etc.

proceso de seleccion personas hubspot formulario

Una vez el candidato rellena el primer formulario, HubSpot detecta, gracias a los workflows de HubSpot que habremos creado con anterioridad, si esta persona pasa o no a la siguiente fase. A los candidatos que pasan les llega automáticamente un email con la información de la siguiente fase. Los que no pasan reciben automáticamente un email de descarte. 

Toda esta información queda automáticamente guardada en HubSpot, y cada vez que necesitamos consultarlos únicamente debemos dirigirnos al perfil del candidato.

Fase 2. Test de métricas

La segunda fase de nuestro proceso de selección consiste en un test de métricas. Gracias a la automatización de HubSpot hemos dado un salto de calidad muy importante, pasando de tener que corregir las pruebas a mano y enviar un email a cada persona informando del resultado a automatizar totalmente el proceso con otra landing y un formulario.

Ahora el candidato puede contestar las preguntas en un formulario y HubSpot se encarga automáticamente de:

  • Corregir todos los tests.
  • Enviar un email a cada candidato informando sobre si ha pasado o no la prueba.

Fase 3. Entrevista (por vídeo)

A través de Spark Hire, un programa automático de entrevistas, cada candidato puede enviar las respuestas a las preguntas que les hacemos por vídeo, con tiempo suficiente para prepararlo y realizar la grabación donde quiera y en el momento que mejor le vaya.

Una vez el candidato sube el vídeo, en el departamento de talento recibimos una notificación que nos informa del nuevo vídeo. La herramienta también nos permite a nosotros poder revisar la vídeoentrevista cuando mejor nos vaya durante la semana para poder dedicarle la atención que merece esta fase. Esta fase te permite poder conocer a la persona antes de la entrevista y valorar su encaje con la empresa y la posición.

Si la persona supera esta fase, lo indicamos en su perfil de HubSpot, lo que hace que el mismo software automáticamente detecte la información que hemos introducido y envíe al candidato el email que explica la siguiente fase. En caso de no superarla, introducimos también la información en su perfil y automáticamente se le envía un email informando que no ha superado la fase.

proceso seleccion personal hubspot entrevista video

Fase 4. Prueba analítica

Los candidatos que superan las pruebas anteriores pasan a la siguiente fase, consistente en una prueba analítica que anteriormente realizábamos en sesiones presenciales en nuestra propia oficina, en grupos de 15 personas.

Para automatizar esta fase con HubSpot hemos creado otra landing en la que hemos grabado en una serie de vídeos con toda la información que antes proporcionábamos en persona. Con este nuevo sistema, el candidato puede ver el vídeo y leer toda la información tranquilamente y luego responder a las preguntas a través de un formulario.

Posteriormente, nosotros recibimos por email las respuestas, las corregimos e informamos automáticamente a cada persona sobre si ha sido seleccionada o no para la fase final.

Fase 5. Entrevista personal

En esta fase el departamento de talento tiene una entrevista con el candidato, más en profundidad. La entrevista suele tener una duración de unos 45 minutos. 

Una vez realizada la entrevista, el candidato también recibe una respuesta automática. En caso de que siga el proceso le explicamos con detalle la estructura de la entrevista que tendrá en la siguiente fase, la final. 

Esta explicación antes la hacíamos en esta misma entrevista o por email de forma manual, lo cual nos ha hecho ganar algo de tiempo.

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Fase 6. Entrevista final con el equipo

Finalmente, las personas que han superado la entrevista con el departamento de talento tienen una entrevista final con talento y con los responsables del departamento al que presentan su candidatura. 

Espero que este post te haya sido útil y te ayude a automatizar cualquier fase del proceso de selección de tu empresa. En próximos artículos explicaré con más detalle cómo hemos utilizado, en InboundCycle, los distintos elementos de HubSpot para cada fase: landings, workflows, formularios y listas. 

Si quieres contarnos tu experiencia con la automatización de un proceso de selección o exponernos tus dudas sobre alguno de sus aspectos, ¡seguimos aquí para seguir comentarlo!

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