No cabe duda de que, en los últimos años, las reuniones online a través de videollamada han aumentado exponencialmente. De hecho, según un estudio de TrustRadius, las búsquedas de software relacionadas con videollamadas online aumentaron un 500% durante los primeros meses del 2020, debido en gran parte a la covid-19 y el distanciamiento social. Esta situación ha provocado que en muchas empresas las reuniones online sean cada vez más habituales, gracias a la alta productividad y comodidad que proporcionan.
A causa de esto, la dificultad para agendar reuniones con los diferentes clientes también ha crecido, pues a veces resulta complicado encontrar la fecha ideal y organizar las distintas reuniones que tenemos. Con el objetivo de facilitar esta tarea al máximo nació HubSpot Meeting, un software que facilita todo el proceso de agendar reuniones online. ¿Quieres saber más acerca de él? A continuación, te lo contamos.
HubSpot Meetings: ¿qué es y cómo ayuda a los comerciales?
HubSpot Meetings o Reuniones de HubSpot es una funcionalidad del Sales Hub de HubSpot. Permite a los usuarios de ventas conectar su calendario con el software, y de esta forma facilitar el proceso de agendar una reunión comercial para los interesados, ya que podrán ver los espacios de disponibilidad del comercial y así elegir un momento que les vaya bien.
Una de las tareas a las que más tiempo dedican los comerciales es a intentar agendar llamadas y coordinar su disponibilidad con la de los usuarios. HubSpot Meetings permite automatizar este proceso y generar una mejor experiencia de usuario. Es una de las herramientas de ventas más útiles para el día a día de un perfil comercial. En la imagen puedes ver cómo se muestra mi calendario a los interesados en agendar una reunión:
Beneficios de utilizar HubSpot meetings
HubSpot Meeting ofrece un gran número de funcionalidades que permiten reducir el tiempo que emplean los comerciales en agendar reuniones, incluso automatizando gran parte del proceso. Esto, sin duda, te aportará un gran número de ventajas en tu día a día. Veamos las más destacadas:
- Automatizar procesos comerciales puede ayudar a aumentar las ventas, ya que el comercial dispone de más tiempo para actividades que aportan valor añadido al proceso comercial.
- El usuario es autónomo en la solicitud de una reunión, y esto genera menos fricción con el comercial, ya que es una mejor experiencia de usuario poder elegir un horario que le vaya bien.
- Podemos dar respuesta más rápida a todas las solicitudes, con la funcionalidad “round robin” que explicaré en el siguiente apartado.
- Permite captar información relevante de los usuarios a través del formulario incorporado.
- Podrás disponer de enlaces diferentes según el tipo de reunión o llamada, con duraciones distintas, y seleccionar a qué usuarios envías cada uno de ellos.
Si te animas a utilizarla, en el próximo apartado te explico paso a paso cómo configurar tu enlace de reunión.
Paso a paso: cómo configurar mi enlace de reunión
En primer lugar, es necesario disponer de un usuario específico de ventas dentro del sales Hub. Puedes consultar más información al respecto en la página de HubSpot Sales. Para consultas sobre el precio de la herramienta, puedes consultar este artículo.
En segundo lugar, debes definir para qué te gustaría utilizar el enlace de reunión. Te recomiendo generar un enlace para cada tipo de reunión, por ejemplo, un enlace diferente para cuando hagas la primera llamada con el interesado y otro enlace para agendar la reunión de propuesta comercial.
Una vez hayas solucionado el planteamiento inicial, tan solo deberás configurar HubSpot Meetings siguiendo estas sencillas indicaciones.
1. Conecta tu calendario con HubSpot
El primer paso será conectar tu calendario de trabajo de Google u Office 365 con HubSpot. De esta forma, ambos sistemas estarán conectados y se programarán las reuniones teniendo en cuenta las fechas que ya tienes ocupadas. Aunque no se requiere conectar un calendario para ver, editar o crear páginas de programación, sí que lo es para reservar reuniones. Recuerda que es posible conectar varios calendarios.
Para conectar tu calendario de trabajo, tan solo tienes que entrar en Configuración > General > Calendario y hacer clic en Conectar Calendario. Elige entre Google/Gmail u Office 365, y haz clic en Conecta tu Calendario. Ahora, cada vez que crees un evento, los calendarios se sincronizarán automáticamente. Si tienes alguna duda, puedes consultar este artículo de HubSpot.
2. Selecciona el tipo de reunión que quieres configurar
El segundo paso será crear lo que HubSpot Meetings denomina “página de programación”, es decir, la página donde tus clientes podrán seleccionar la fecha en la que quieren reunirse contigo. Para hacerlo, tan solo deberás entrar en el apartado de Ventas > Reuniones, hacer clic en “Crear página de programación” y seleccionar el tipo de reunión que quieres configurar. HubSpot te da tres opciones:
- Personalizada: permite generar un enlace de reunión con una persona en concreto.
- Grupo: permite generar un enlace de reunión con disponibilidad de más de una persona del equipo. Es muy útil si queremos ser más de una persona en una reunión en concreto.
- Round robin: permite asignar la reunión a una persona en concreto, según los criterios que queramos establecer. Es muy práctica para conseguir que el comercial que tenga disponibilidad más pronto pueda atender esta llamada.
3. Rellena los datos relevantes sobre la reunión
Para finalizar de configurar tu página de programación deberás rellenar algunos datos relevantes sobre la reunión, como, por ejemplo, el título, nombre de la organización, ubicación. Aquí también deberás establecer tu disponibilidad, por ejemplo, de lunes a viernes, de 9 a 6. De esta forma, solamente se mostrarán a los interesados los huecos que no tengas “bloqueados” en la agenda dentro de tu horario de atención.
Será también muy relevante determinar los campos que deberán rellenar los prospectos en el formulario que aparece si quieren seleccionar un horario de reunión. Además, te recomiendo consultar la configuración adicional, ya que podrás establecer otros datos relevantes, como el tiempo mínimo de preaviso, y ajustarlo a tu forma de trabajar.
4. Establece un correo de recordatorio
Un buen porcentaje de reuniones deben ser reagendadas porque el cliente había olvidado la fecha de la cita. Para que esto no ocurra, HubSpot Meeting ofrece la opción de enviar correo electrónico recordatorio para los usuarios que hayan agendado una reunión. Configurar esta opción es muy sencillo y totalmente recomendable.
En la configuración del enlace podremos configurar la opción de enviar un correo recordatorio. Al activar esta opción, deberemos elegir con qué antelación queremos que se le envíe el recordatorio, por defecto, 1 día antes de la reunión. Podemos añadir más de un recordatorio, personalizar el correo o realizar una vista preliminar del resultado.
5. Comparte el enlace
¡Ya tienes el enlace de reunión listo para compartir! Lo podrás enviar a aquellos contactos que te interesen, pero también insertarlo en tu página web con el código de incrustación que genera automáticamente HubSpot. También puedes enviarlo de forma automatizada a través de tus campañas de email marketing o insertarlo en tu firma, como en este ejemplo:
6. Analiza la conversación de tus reuniones
Una vez hayas empezado a compartir el enlace, podrás analizar la tasa de conversión de la página que permite agendar reuniones. HubSpot generará automáticamente una tabla como esta, en la que podrás revisar el porcentaje de personas que agendaron una reunión.
Te recomiendo revisar estos datos de forma recurrente y, si es necesario, implementar mejoras para aumentar el porcentaje de conversión (por ejemplo, mejorar el título de la reunión, haciéndolo más atractivo).
Como has podido ver, gracias a la herramienta de HubSpot Meeting puedes automatizar tu agenda de reuniones de una forma sumamente sencilla y rápida, además de poder personalizar muchos detalles e incluso analizar la efectividad de tu estrategia.
Espero que este artículo te haya resultado útil. Si quieres más información sobre la herramienta de HubSpot, no dudes en contactarnos.
