Desde 2020, muchos eventos han pasado al mundo online en forma de webinars, workshops o seminarios online, etc. Aportar valor, mejorar nuestro branding y mantener un contacto directo y personal con los stakeholders de la empresa sigue siendo una necesidad y un beneficio que pueden aportarnos los eventos, y podemos lograrlo con cualquier tipo de evento, ya sea presencial u online.
Como he comentado, dentro de la organización de eventos hay muchísimos elementos a tener en cuenta, pero en este post quiero centrarme en un punto clave: la estrategia de precios de las entradas de nuestro evento o, dicho de otra manera, lo que nos permite sacarle una rentabilidad “real”, especialmente cuando hablamos de la organización de eventos externos, como conferencias.
Estrategia de precios: ¿qué es?
En primer lugar, vamos a ver en qué consiste una estrategia de precios y por qué es crucial en nuestras acciones de marketing, especialmente en eventos.
Se entiende por estrategia de precios el conjunto de acciones que se llevan a cabo para marcar el precio, en este caso, de las entradas de un evento. Esta estrategia engloba muchos puntos, tales como la competencia y el estudio de mercado, pero no solo se queda en datos reales y comparables sino que, además, se centra en factores psicológicos para poder incentivar la compra. Es importante, siempre que se lanza un evento, pararse a pensar qué precio se va a cobrar, ya que esta variable será una de las más importantes para asegurar su éxito o fracaso.
Además de todo lo anteriormente mencionado, el precio juega un papel fundamental como variable del marketing. Seguramente ya has oído hablar de las famosas 4 P del marketing que corresponden al producto, al precio, al punto de venta y a la promoción. Como bien podrás imaginar, el precio puede ser un factor de reclamo o convertirse en un factor diferencial (tanto a la alza como a la baja), por lo que merece una mención especial dentro de nuestra estrategia de marketing.
Cómo establecer los precios de las entradas a tu eventos
Como organizador/a de eventos, ya sabes que la asistencia puede determinar el éxito o el fracaso de tu evento. Las ventas de entradas son la mayor fuente de ingresos de los eventos, de ahí que tengas que plantear de manera correcta el precio a cobrar.
Por eso es crítico que aprendas a desarrollar estrategias de pricing que harán que la gente desee asistir repetidamente a tus eventos. A la hora de establecer el precio para tus entradas, te animo a seguir las siguientes recomendaciones:
1. Cálculo para cubrir costes
El primer paso es determinar el coste total de realizar el evento, para lo que debes determinar todos los costes asociados a este.
A continuación te muestro algunos de los costes habituales en un evento, pero ten en cuenta que las cifras pueden variar considerablemente si lo estás organizando de manera presencial u online:
- Plataforma para retransmitir tu evento
- Creación de una página web para tu evento
- Alquiler del espacio
- Catering
- Requerimientos audiovisuales
- Apoyo tecnológico
- Merchandising
- Costes indirectos
- Posibles imprevistos
Estimar los gastos totales es esencial a la hora de planear un evento, para asegurarte de que todo el dinero que inviertes, o al menos parte de él, lo vas a poder recuperar de alguna manera.
2. Previsión de entradas a vender
A partir de los objetivos marcados o de las tasas de asistencia previas (si es que ya has organizado el evento en otra ocasión), puedes prever cuántos asistentes necesita tu evento y si realmente es factible llegar a ese objetivo de ventas.
Este punto es esencial para el pricing, porque es lo que determinará el número de “servicios” a contratar como espacio necesario (o extras a contratar) y, a la vez, podrás calcular el precio aproximado por persona.
- Precio por persona → una vez sumados los costes de todo el evento, debes establecer, a partir de la previsión de asistencia, a qué precio se deberían vender las entradas para poder tener beneficios con la organización de este evento.
- Conseguir sponsors → como muchas veces imputar todo el coste a los asistentes podría elevar demasiado el precio de las entradas y, en consecuencia, vender menos y que el evento no tenga el éxito esperado, una buena opción es buscar sponsors con el fin de amortiguar un poco los costes del evento. Siempre hay empresas a las que les encaja darse a conocer entre tu público y podrían estar interesadas a tener una visibilidad especial en el evento a cambio de una aportación económica. Busca sponsors cuyos valores corporativos o su actividad empresarial estén relacionadas con la tuya, ya que así conseguirás también un impacto empresarial más elevado.
Varias opciones de entradas, ofrecer paquetes de precios
Una buena práctica a la hora de establecer el pricing de los eventos es dar la opción de comprar entradas por un valor distinto dependiendo los intereses que tengan los asistentes en asistir a tu evento, es decir, diferentes paquetes de precios.
Establecer, por ejemplo, 3 tipologías de precios permite adaptarse a las necesidades del usuario. Poner un precio más bajo, uno intermedio y uno muchísimo más alto hace que el precio bajo “sepa a poco”, que el alto se “vaya de las manos” y que la gente opte por la opción intermedia.
Aunque es buena idea ofrecer diferentes tipos de paquetes, propón solo dos o tres opciones de paquetes. No te interesa que las cosas se compliquen demasiado. Trata de ofrecer una entrada de admisión general, una entrada de nivel medio con un par de beneficios y una experiencia de nivel VIP con todo incluido.
- Resaltar la opción que más te interese → el hecho de ofrecer diferentes pricings nos da la opción de resaltar aquella que sale más a cuenta al usuario, que suele ser la del medio.
A continuación, veamos algunos ejemplos:
Ejemplo: Pricing Inbound
Ejemplo: pricing Mobile World Congress
- Aportar valor a las diferentes opciones → el hecho de ofrecer diferentes tipos de precios debe estar justificado. Lo ideal es que esta diferencia el usuario la note en el valor que aporta al comprar un paquete u otro, intentando que desde la organización tenga un impacto de coste directo mínimo, pero que realmente para el usuario marque la diferencia. ¿Cómo hacerlo? Puedes ofrecer workshops u otro tipo de actividades donde, aprovechando los mismos recursos, sea mucho más interesante para nuestro público poder obtener estas “ventajas”.
Es muy importante que en la descripción de la entrada se desglose el valor de cada tipo de entrada para dejar claro que, cuanto más alto sea el nivel, más rentable será la experiencia.
Los eventos anteriores también nos sirven de ejemplo en este punto, pero a continuación añado otro ejemplo más en formato tabla que también es interesante:
Ejemplo: World Business Forum
Precios psicológicos
Llamamos precios psicológicos a las estrategias que buscan apelar a la emoción del cliente para aumentar el número de ventas fijando precios estratégicos. En muchas ocasiones reducir unos céntimos del precio o, incluso, aumentarlos para fijar un precio más atractivo psicológicamente, pueden fomentar notablemente las ventas de un producto.
Efectivamente, este tema también debemos tenerlo en cuenta a la hora de establecer el precio para nuestro evento, tal como te hemos comentado al inicio del post.
Como bien sabrás, cada número puede despertar emociones diferentes. En temas de precios, los números más recurrentes son los siguientes:
- El 5 y el 9 se perciben como oferta o precio que vale la pena.
- El 0 se percibe como lujo o calidad.
- El precio redondo apela a las emociones, no de necesidad.
Puedes ampliar esta información sobre precios psicológicos en el siguiente vídeo:
Precios con descuento
Uno de los ganchos que siempre tenemos en mente es realizar descuentos para tratar de llenar cuando antes el aforo de nuestro evento. Si bien puede ser una estrategia efectiva, en muchas ocasiones puede resultar contraproducente. Es por ello que, a la hora de realizar descuentos en los precios de tus entradas, debes tener presentes dos premisas que te ayudarán con tu estrategia de precios:
- Evitar hacer muchos descuentos para no devaluar nuestras entradas. Es importante no ofrecer demasiados descuentos, ya que se puede percibir como desesperación o que realmente la entrada no vale lo que vale. Una buena idea es fijar un precio de compra anticipada que puede tener un descuento que está justificado en sí mismo, y pasar directamente al precio final pasado ese periodo de venta inicial.
- Ofrece una tarifa de descuento de grupo para las personas que compren varias entradas a la vez; con esto lograrás incentivar que se compren más entradas. Siempre conociendo a nuestro tipo de público y sabiendo que es algo que le puede interesar, por ejemplo, si el evento va dirigido a empresas.
Investigación de eventos del sector
El último paso que debes tener en cuenta, pero no menos importante, a la hora de fijar precios, está en la fase de investigación. Su importancia es tal que, de hecho, es posible que sea el punto por donde se debería empezar.
A la hora de investigar qué precios puedes encontrar en el sector de los eventos, también es una buena idea explorar precios de industrias similares cuando construyes tu propia estrategia de pricing. Por ejemplo, mira el precio de los eventos previos celebrados en tu sector.
Con esta investigación previa conseguirás estar seguro de que los precios de tus entradas son realistas pero también competitivos con los estándares de la industria.
Por último, esta investigación te permitirá ver qué tipo de estrategias se están llevando a cabo y adaptarlas a tus necesidades. Podrás ver si se pone en marcha alguna estrategia de precios psicológicos, así como ver cómo están aplicando la estrategia de descuentos.
Como ves, establecer una estrategia de precios ideal para tu evento es fruto de un largo y laborioso trabajo de recapitulación de información propia, investigación de mercado y, sobre todo, de la imagen que quieres proyectar en los asistentes. Piensa en todo esto antes de fijar los precios de tus entradas y seguro que tu evento será mucho más rentable y atractivo de cara a la comunidades que quieras atraer. ¿Me cuentas tu experiencia?
