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Envíos masivos: cómo mejorar su entregabilidad

Los envíos masivos de emails se han convertido en una de las estrategias más importantes para comunicarte de forma directa con tus clientes.

Actualmente, se envían a diario más de 260 billones de emails, sin embargo, cerca del 70% terminan en la carpeta de SPAM de los usuarios.

Esto supone un problema importante, ya que de poco sirve diseñar e implementar una óptima campaña de email marketing si la mayoría de tus mensajes acaban aterrizando en la bandeja de correo no deseado de tus contactos, sin que ni tan siquiera lleguen a abrirlos, ¿no te parece?

Con este artículo quiero ayudarte a que tus posibles clientes no solamente lleguen a recibir tus emails, sino que, además, los lean. La clave para lograrlo es mejorar uno de los aspectos más importantes del email marketing: la entregabilidad. ¡Te descubro sus misterios!

¿Qué es la entregabilidad y por qué es importante?

Entendemos por entregabilidad la acción de enviar un email que llega a la bandeja de entrada de forma continua. Es decir, la capacidad de que los emails que enviamos lleguen a las bandejas adecuadas de los receptores asignados.

La entregabilidad es un aspecto muy importante para el éxito de tus campañas de email marketing. La explicación es muy sencilla y lógica: para que puedan abrir tus envíos masivos, tus usuarios tienen que haber recibido antes el correo electrónico.

Además, la entregabilidad o delivery rate tiene la ventaja añadida de que puede actuar como un indicador clave de tus campañas, ya que se trata de un valor numérico y objetivo, y fácilmente comparable con acciones anteriores.

Se considera que una buena tasa de entregabilidad debe estar por encima del 95%, siendo lo ideal entre el 98% y 99%.

Para mejorar la entregabilidad, hay una serie de aspectos técnicos y de contenido que debemos tener en cuenta y que trataremos a continuación. ¡Sigue leyendo!

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Aspectos técnicos de la entregabilidad

Reputación

Uno de los factores técnicos más importantes en email marketing es la reputación de tu envíos. Se trata de la medición del comportamiento pasado del enviador, el aspecto más influyente a la hora de conseguir una buena tasa de entrega.

Así, la reputación se asocia tanto a las direcciones IP como a los dominios, y se calcula en función de varios parámetros:

  • Historial de envíos.
  • Número de quejas por spam asociadas a tu nombre de dominio.
  • Cantidad de malas prácticas o "trampas" de spam que activan tus emails.
  • Los distintos protocolos de autenticación (SPF, DKIM, DMARC…) que configuras.

¿Qué métricas se tienen en cuenta para medir la reputación?

  • Rebotes o bounces. Nos indican la cantidad de correos electrónicos que no han podido ser entregados en la bandeja de entrada del destinatario. Existen 2 tipos:
    • Soft bounce: se produce por un problema temporal en una dirección de email correcta y operativa.
    • Hard bounce: tiene lugar cuando la dirección de email no es válida, bien porque se haya escrito mal o porque ya no exista.
  • Reclamaciones. La mayoría de los proveedores de servicios de internet (ISP) incluyen un botón con la indicación “Esto es Spam” en la bandeja de entrada del correo electrónico, con el fin de permitir que los usuarios reporten emails no deseados.
  • Volumen consistente. Es importante enviar los emails a una velocidad y volumen constante, aumentando el ritmo de forma progresiva. De lo contrario, corremos el riesgo de que los ISP los consideren envíos masivos de spam y den la señal de alarma.

Herramientas para medir la reputación

Existen diversas herramientas online para medir la reputación de tu email. Estas son las más conocidas y utilizadas:

  • Senderbase: clasifica tu reputación entre “buena, neutral o pobre”. 
  • ReputationAuthority: otorga una puntuación automática entre 0 y 100.

¿Qué hay que hacer para tener una buena reputación?

A continuación, te recomiendo una serie de acciones que te pueden ayudar a conseguir una buena reputación, que, como te he comentado, es una cuestión imprescindible para que puedas lograr una buena tasa de apertura de tus emails:

1. Comprobar que tu remitente no está en ninguna blacklist

Las blacklists son bases de datos en tiempo real que, a partir de criterios preestablecidos, recogen direcciones de IP sospechosas de ser utilizadas para hacer envíos masivos de email y que, por lo tanto, pueden ser considerados como spam. Los criterios o motivos que pueden hacer que tu IP acabe siendo incluida en una blacklist son:

  • La existencia de quejas de spam por parte de los usuarios.
  • Que haya un elevado número de rebote o bounces.

Entrar en una blacklist afecta muy negativamente a nuestra reputación. Para saber si estamos incluidos en algunas de estas listas negras, podemos consultar la herramienta online Spamhaus, que lo determina en función de la IP y el dominio.

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 2. Mantener una base de datos limpia

La segunda recomendación para mejorar nuestra reputación está relacionada con nuestra base de datos: esta debe ser lo más transparente posible, compuesta por usuarios que nos hayan dado previamente su permiso para formar parte de ella, con direcciones actualizadas y que no procedan de compras de contactos. Para ello, debes seguir las siguientes buenas prácticas:

  • Genera tu base de datos de suscriptores mediante Double Opt-in. Con el double opt-in, el usuario necesita reafirmar su interés (y permiso) haciendo clic en un enlace de confirmación que se muestra en el primer envío. 
  • Verifica periódicamente las direcciones de email de tus usuarios. Puedes usar herramientas como kickbox o neverbounce para filtrar correos falsos o desactivados que harían que tus emails hicieran bounce y comprometerían tu entregabilidad. 
  • Nunca compres bases de datos. Además de ser una práctica ilegal en España, perjudicará tu entregabilidad, porque, tal como se señala en este post, este tipo de bases de datos están llenas de datos poco fiables, como direcciones de correo inexistentes o en desuso, y favorecen la tasa de rebote, entre otras desventajas.

3. Facilita el darse de baja de los emails 

El proceso para darse de baja debe ser claramente visible y muy sencillo, si es posible, con un solo clic. Recuerda que te conviene más una baja a tiempo que un usuario frustrado que nos marque como spam, creándonos mala reputación.

4. Potencia el engagement

El engagement es la interacción y el compromiso entre el usuario y nuestros envíos de email. Si es bajo, repercute negativamente en la entregabilidad. La clave para aumentar el engagement es ofrecer contenido de interés al usuario, personalizado y  adaptado a cada momento o etapa del ciclo de compra en el que se encuentre el cliente. De esto hablaré con más detalle más adelante, en el apartado de contenido. ¡No te lo pierdas!

Autenticidad

Además de la reputación, un segundo aspecto técnico de gran importancia para conseguir una buena tasa de entregabilidad es la autenticidad.

La autenticidad es la métrica que garantiza que el correo remitente de los emails es verídico. Se trata de una serie de comprobaciones y verificaciones realizadas por el servidor del destinatario que recibe el correo sobre la autenticidad del remitente y su reputación. Es un filtro automático que, en caso de no superar los parámetros preestablecidos, hará que nuestros emails sean bloqueados y, por consiguiente, no lleguen a entregarse.

También es posible que un correo sin autenticar muestre, por ejemplo, la plataforma desde la que se hace el envío, lo cual no nos interesa porque crea una mala imagen y puede molestar al destinatario.

Para evitar todo esto, es necesario autenticar nuestros correos.  

¿Cómo autenticar tu email?

Tienes que seguir estos pasos:

  1. Configura el SPF accede al sitio web
  2. Configura del DKIMaccede al sitio oficial
  3. Configura el DMARKaccede al sitio oficial
  4. Comprueba que en tu SPF Record tengas menos de 10 DNS lookups → Para evitarlo, utiliza esta herramienta para comprobar que tu SPF realiza menos de 10 investigaciones de DNS (DNS lookups).
  5. OpcionalPuedes incluir tu dominio en whitelists: de la misma forma que existen las blacklists para identificar spam, también hay listas blancas que tienen el objetivo de asegurar que los remitentes son verídicos. Una de las mejores es la certificación de Return Path, aunque tiene el problema de ser muy cara y exigente. Solo se recomienda a empresas que realizan más de 1 millón de envíos al mes. Otra alternativa es utilizar la lista blanca DNSWL.org, que es gratuita.

En el caso de que utilices plataformas de email marketing como Mailchimp o HubSpot, cada herramienta te explicará detalladamente qué pasos hay que seguir para autenticar un correo electrónico. En este artículo puedes consultar el proceso que sigue HubSpot.

Aspectos de contenido 

Para mejorar la entregabilidad, no solo influyen los aspectos técnicos, sino que hay una serie de factores de contenido que ayudan a mejorar la entregabilidad y, además, tienen mucha importancia en la apertura de los emails. En definitiva, nuestro objetivo no es únicamente que los usuarios reciban nuestros envíos masivos, sino también que los abran y los lean.

A continuación, paso a detallar cada uno de estos factores. ¡Anota!

Subject

El subject es el asunto principal de un email. Se trata de la descripción que aparece en negrita en la línea del correo electrónico antes de abrirlo.

Es muy importante, ya que se trata del principal impulsor del open rate (porcentaje que indica la cantidad de emails que han sido abiertos o leídos por los usuarios). No existe un open rate promedio, pero lo más habitual es que se encuentre entre un 15% y un 35%. ¿Sabes cuál es el tuyo?

¿Qué tienes que hacer para crear un buen subject?

  1. Redacta mensajes cortos (unos 40 caracteres) y directos.
  2. No utilices palabras spammy. En este artículo podrás encontrar un listado de palabras en inglés, aunque los ejemplos más comunes en español son los siguientes:
    • 100% satisfecho
    • ¡Gratis! / gratuito
    • Ahorre hasta…
    • Sexo
    • Sin riesgo
  3. Usa algún emojiSubject - Ejemplo 3 - Emojis
  4. Coloca las keywords o palabras clave lo más al principio posible.
  5. Personaliza el asunto (por ejemplo, con el nombre del receptor).Subject - Ejemplo 5 - personalizar asunto
  6. Asegúrate de no escribir en el subject todas las palabras en mayúsculas ni demasiados símbolos de admiración.Subject - Ejemplo 6
  7. Redacta los números con decimales para demostrar que tienes los datos contrastados.
  8. Muestra claramente un beneficio, lógica o amenaza para el lector.Subject - Ejemplo 8 -
  9. Recuerda al usuario, en caso de que exista, la fecha límite de la venta o promoción.

Si en un momento dado no estás inspirado, puedes utilizar alguna herramienta online que te ayude a crear subjects interesantes. Un ejemplo es rock content, que te proporciona ideas para subjects en función de una palabra clave y el estadio del funnel o embudo de ventas en el que se encuentra el usuario.

Preview

El preview es el texto que aparece en una tonalidad más suave justo después del subject. Tienes que incorporarlo siempre, ya que, de lo contrario, a continuación aparecerá directamente el cuerpo del texto. Y esto no nos interesa por diversos motivos: el texto queda cortado, crea confusión al lector y a nivel estético es inapropiado. ¡Recuérdalo!

Así pues, para escribir un buen preview hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Limitar la extensión a un máximo de 100 caracteres
  • Situar siempre lo más importante al principio
  • No repetir el subject
  • Usar algún emoji
  • Nunca dar la opción de unsubscribe (darse de baja) visible en el preview

Contenido (body)

El contenido, body o cuerpo del email es otra pieza clave para la entregabilidad de tus emails. Tienes que crear contenido relevante y personalizado con el que llamar la atención del usuario. Y para ello debes analizar el comportamiento de tus suscriptores para enviarles la información que necesitan, justo en el momento preciso.

A continuación, te sugerimos una serie de buenas prácticas a tener en cuenta en la redacción del body (o contenido) de tu email:

Personaliza tus emails

  • Añade el nombre del usuario en el asunto y/o inicio de los emails.
  • Envía el email en base a la zona horaria del destinatario.
  • Anteriormente, una buena recomendación era felicitar el cumpleaños de aquellos suscriptores fieles. Con el nuevo Reglamento General de Protección de datos (GDPR) ya no está permitido, salvo que sea el propio usuario quien, específicamente, facilite su fecha de aniversario.

Contenido - Ejemplo 1 - personaliza tus emailsEvitar usar, en la medida de lo posible, palabras “spammy”

Son las palabras citadas en el apartado de “subject”, las cuales deben ser evitadas para que nuestros emails no sean considerados spam. Las puedes revisar en este artículo.

Usar html y text

En caso de que debas desarrollar un email en HTML (aquí puedes ver algunos ejemplos), te facilitamos una serie de buenas prácticas para que las posibilidades de terminar en SPAM sean mínimas:

  • Los correos electrónicos deben tener entre 600 y 800 píxeles de ancho como máximo.
  • Ten en cuenta que algunos tipos de imágenes pueden ser bloqueadas por los clientes de correo electrónico o que no se carguen por completo.
  • Usa fuentes básicas y multiplataforma, como Arial, Verdana, Georgia y Times New Roman.
  • Evita elementos que requieran Flash o JavaScript. Si necesitas movimiento en un correo electrónico, un .gif es la mejor opción.

Si te apetece ampliar esta información, consulta este artículo de Mailchimp.

Imágenes

La principal recomendación respecto a las imágenes es muy simple: úsalas con mesura, sin excederte ni en su número ni en su peso y, sobre todo, nunca envíes una imagen sola, sin ningún texto que la acompañe. Si lo haces, tienes una alta probabilidad de que el email nunca llegue a su destino, ya que los filtros antispam, al no tener ningún criterio para puntuar, directamente lo bloquean.

¡Una correcta proporción entre imágenes y textos es la clave ideal para poder llegar a nuestros destinatarios!

También es importante comprimir las imágenes que pesen mucho para que se carguen correctamente y con la velocidad adecuada en los smartphones. Puedes usar la siguiente herramienta, un compresor que reduce el peso de las imágenes manteniendo la calidad.

Uso de CTA

Cada correo electrónico que envíes debe ser el medio para conseguir un objetivo concreto en relación con su destinatario: que lea un post o se descargue un contenido premium (ebook, infografía, whitepaper...), que se apunte a un webinar, animarle a pedir más información, lograr una venta, etc.

Para lograr estas metas y mejorar el índice de conversión de usuarios en clientes, funcionan muy bien los botones de llamadas a la acción (CTA) que incluyan textos que ofrecen beneficios como: “solo durante 24 horas” o “solo hasta el jueves”.

Con el fin de ganar en eficacia, debes procurar que todos los CTA o enlaces que incluyas persigan un objetivo común: dirigir el contacto al blog, ofrecerle una oferta comercial, etc. ¡Tenlo presente!

 contenido -ejemplo 5 - ctas

Potencia la interacción con el usuario

Pide opinión a tus suscriptores, incítales a que te hagan preguntas respondiendo el email o plantéales preguntas para que respondan.

Contenido - ejemplo 6 - interacción usuarioBotones de sharing en redes sociales

Asegúrate de que tus emails tienen habilitados los botones de sharing (compartir) en redes sociales. Es un buen método para ganar visibilidad, multiplicar las conversiones y aumentar las ventas. ¡Aprovéchalo!

Contenido - Ejemplo 7 - Social Sharing

Asegúrate de que tus emails son responsive para tablets y móviles

El tráfico móvil superó al tráfico en ordenadores en el 2016, y esta tendencia va en aumento. Es muy importante que el usuario pueda consultar y navegar por todo el contenido tanto del email como de la web con rapidez y comodidad, es decir, que sea un diseño responsive y que, por lo tanto, esté optimizado y adaptado a todo tipo de dispositivos: ordenador de escritorio, smartphones, tablets, etc.

Si usas HubSpot, puedes ver desde la pantalla de edición del email el preview de cómo quedaría en el teléfono móvil. Además, tienes la opción de enviarte a ti mismo un mensaje de prueba y abrirlo desde el móvil.

Aquí te dejamos una herramienta online (puedes usarla con un free trial test) para comprobar que tus emails sean responsive.

Links

Asegúrate de no poner únicamente la URL, sino enlazada a una palabra o frase.

Firma

La firma del email también se debe cuidar, puesto que afecta a la sensación que tiene el usuario de la marca. Es importante elegir una firma que estéticamente cambie lo mínimo posible a lo largo del tiempo, para que el usuario la pueda reconocer siempre. Otros consejos son:

  • Utilizar imágenes de calidad.
  • El nombre/logotipo debe estar visible para reconocer la marca.
  • Incluir detalles del contacto.
  • Insertar links a las redes sociales (social media).
  • Utilizar diferentes firmas si tratamos temas que sean realmente distintos.
  • Crear un diseño conjunto atractivo (estructura final con las imágenes, datos de contacto, social media, etc.).
  • No excederse en la información de contacto proporcionada. 
  • Mantener la homogeneidad: evitar demasiadas fuentes distintas.

¿Quieres una recomendación? Utiliza el servicio gratuito de HubSpot para la creación de tus firmas.

 Firma

 firma 2

La entregabilidad: un aspecto crucial para el éxito de tus campañas de email marketing

El email marketing, debidamente adaptado a las nuevas tendencias y novedades tecnológicas, es una de las estrategias más potentes y efectivas de comunicación con tus clientes reales o potenciales.

No obstante, es un sistema que se enfrenta a diversos problemas que le hacen perder efectividad, y uno de ellos es la entregabilidad. Los filtros automáticos de spam pueden provocar que un alto porcentaje de emails ni siquiera llegue al usuario, lo que puede hacer fracasar a una buena estrategia de email marketing.

Por ello es muy importante cuidar la entregabilidad de los emails que envías, y para conseguirlo debes prestar atención a diversos aspectos, tanto técnicos como de contenido, que deben ser la calidad y la personalización.

Mi consejo es que revises concienzudamente todos los aspectos que te he comentado en este artículo, usando, para ello, las herramientas sugeridas. De esta forma, lograrás unos buenos índices de entregabilidad que te permitirán seguir adelante con tus campañas y lograr tus objetivos.

Otro aspecto importante es el análisis y la monitorización: tras realizar envíos masivos, es conveniente que recojas, con las herramientas correspondientes, datos de rebotes, unsuscribes, open rate, click rate, etc., y vayas optimizando los aspectos necesarios de tus campañas de email marketing en función de los resultados obtenidos.

¿Qué te ha parecido el contenido de este post? ¿Crees que puedes empezar a aplicar estos consejos a partir de hoy en tus campañas de email marketing? ¡Me encantará leer tus impresiones en la sección de comentarios!

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