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Elementos para automatizar la selección de candidatos en HubSpot [+Vídeo]

Actualmente, un buen número de compañías emplean herramientas y recursos digitales en sus procesos de selección de candidatos. Ya no solo se trata de trasladar todos los pasos al formato digital, sino también de optimizar los tiempos y las fases tanto para el candidato como para la compañía.

Como te expliqué en un post anterior, en InboundCycle hemos automatizado el proceso de selección de candidatos con el software HubSpot, y ahora me gustaría explicaros cómo utilizar tres elementos básicos del software de HubSpot (propiedades, formularios y landing pages) para poder automatizar gran parte del proceso de selección.

En nuestro caso, uno de los adelantos que hemos conseguido automatizando este proceso es que nos permite tener todos los datos del candidato en el perfil, lo cual nos resulta muy útil. ¡A continuación te cuento cómo lo logramos!

automatizacion seleccion candidatos

 

 

Para que este proceso tenga éxito, lo primero consiste en definir qué queremos saber del candidato. Aunque esto puede variar en función de las necesidades y del puesto que se ofrece, lo más común es que la empresa necesite los siguientes datos del candidato:

  • Datos de contacto
  • Idiomas (con sus respectivos niveles)
  • Currículum
  • Dónde han visto la oferta. 

¿En qué consiste la automatización con HubSpot?

El primer paso es colocar los datos personales en el formulario de HubSpot para que cada uno de ellos funcione como una propiedad independiente. El formulario suele tener unos espacios en blanco para agregar la información.

Este formulario estará situado en la landing page donde se explica detalladamente la oferta. Cada vez que alguien la consulta, InboundCycle le anima a apuntarse y a rellenarlo para formar parte del proceso de selección.

¿Cómo crear estas propiedades en HubSpot?

Puesto que cada candidato merece un tratamiento distinto, aun cuando varios de ellos optan a la misma plaza, el objetivo de este proceso no es otro que dedicar el tiempo suficiente para reunir la información necesaria de cada perfil.

El software de HubSpot facilita esta tarea. Para ello, debemos aprender a elaborar tres elementos básicos. ¡Anótalos!

a) Propiedad de un contacto

Las propiedades de un contacto son aquellas preguntas que queremos que aparezcan en el formulario. Lo realizamos yendo a la opción "Contactos" y luego a "Control Settings".

Lo más recomendable es que creemos una nueva carpeta. En ella guardaremos todas las propiedades referidas a los candidatos que participan en el proceso de selección.

Por ejemplo, una de las propiedades más habituales es la del nombre del candidato. Para crear esta propiedad, iremos a “Nueva propiedad”; en ese menú introduciremos el nombre de la propiedad (en este caso, “Nombre”) y podemos elegir el espacio que tendrá el candidato para poner la información, en este caso, su nombre. Lo siguiente será guardar la propiedad en la carpeta de candidatos que hemos creado anteriormente.

Otra propiedad recurrente es la de los idiomas y su nivel de conocimiento, especialmente el inglés. Para ello, en el menú elegimos una opción que permita a los candidatos responder de tres maneras distintas. Podemos poner, por ejemplo, las siguientes opciones: "bajo", "medio" o "alto".

Como esto nos ayuda a asociar un nivel de inglés a cada candidato, luego nos será más fácil clasificar a los aspirantes en cada uno de los tres niveles.

Finalmente, una tercera propiedad que vale la pena destacar es la del currículum, el cual se puede adjuntar a la hora de rellenar el formulario. 

automatizacion seleccion candidatos propiedades

b) Formulario

Para crear el formulario que solicitará todos estos datos a los candidatos y servirá de referencia a nuestro proceso de selección, lo hacemos yendo a la opción "Contactos" y luego a "Forms". Para crear un formulario nuevo debemos clicar en la opción “Nuevo formulario”. Aparecerá un menú en el que podremos seleccionar las propiedades que hemos creado en el punto anterior y que queremos que aparezcan como preguntas en el formulario.

A la derecha de la pantalla podemos ir trasladando cada una de las propiedades que hemos creado: nombres, apellidos, teléfono, email o nivel de inglés, entre otras. Tenemos, incluso, la opción de elegir la posición de cada una de ellas en el formulario tan pronto como se haga público.

Si queremos, el sistema HubSpot nos da la posibilidad de pedir algunos datos de forma obligatoria. Solo hay que elegir esa opción en la edición del formulario. 

automatizacion seleccion candidatos formulario

c) Landing page

El siguiente paso será crear la landing page donde colocaremos la descripción de la oferta y el formulario que el candidato deberá rellenar.

Para crear una nueva landing page, escogemos la opción "Contents" y, a continuación, clicamos en "Landing page".

El sistema nos pedirá que elijamos una plantilla para nuestra landing page. Luego es necesario que le demos un nombre antes de trabajar sobre ella. Acto seguido aparecerá su vista previa, sobre la cual podemos realizar los cambios.

Por ejemplo, podemos modificar el título de la landing page así como el subtítulo y el nombre de la oferta de trabajo.

En el recuadro del texto (que tendremos que haber preparado antes de crear nuestra landing page) debemos copiar y pegar todos los detalles relacionados con el puesto de trabajo. Debe ser un texto claro y de fácil comprensión.

En cuanto al formulario, debemos editar el espacio que nuestra plantilla dispone para ubicar este elemento. Buscamos el archivo en el que lo hemos guardado y el sistema nos da la opción de agregar un texto adicional que acompañará al formulario.

automatizacion seleccion candidatos formulario 1

Con estos tres elementos hemos podido automatizar la recogida de datos de los candidatos, que nos sirve tanto cuando rellenan el formulario inicial con sus datos personales como en fases en las que han de responder un test o realizar alguna prueba del proceso de selección. Utilizar estos tres elementos de HubSpot puede tener muchas funciones útiles para tu proceso de selección. ¿Por qué no las pruebas?

En el próximo post te revelaré otras herramientas que te pueden ser útiles, como listas, emails y workflows, que se pueden utilizar para informar al candidato lo más rápido posible del estado de su candidatura. Mientras tanto, si tienes sugerencias, dudas o consultas, ¡seguimos con el tema en el área de comentarios!

Finalmente, recuerda que, puedes completar la información de este artículo con la lectura del post Cómo automatizar un proceso de selección con HubSpot [+Vídeo].

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