Workflows y Sequences de HubSpot: ¿cómo funcionan y cuándo utilizarlos?

Las secuencias forman parte del hub de ventas, del Sales Hub de HubSpot, y su función es automatizar una serie de acciones que deberán completarse de manera manual. En las siguientes líneas te explicaré cómo funcionan los workflows y las secuencias de HubSpot, y cuáles son las diferencias entre ambas herramientas.

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¿Cómo funcionan los workflows y las sequences de HubSpot?

Al entrar en la sección de secuencias dentro de HubSpot se pueden utilizar directamente las secuencias prefabricadas que ofrece la herramienta, como la de conversión reciente, que se usa cuando un prospecto descarga un contenido del sitio web.

Esta secuencia consiste en 4 pasos y se necesitan 7 días para completarla:

• Paso 1. Email que confirma que se ha notificado la descarga de contenido (hay que introducir el título manualmente) y se pide feedback, agradeciendo cualquier comentario que pueda ayudar a mejorar la calidad de las publicaciones. En el caso de que el prospecto respondiera antes de ese plazo, entonces se cortaría la secuencia.
• Paso 2. El mail anterior va a asociado a una acción asignada a un ejecutivo de ventas, que indica que hay que llamar al contacto para realizar un seguimiento. Se puede completar con una plantilla donde se encuentre el texto o estructura que hay que utilizar al hablar con la persona.
• Paso 3. Se contacta con el prospecto nuevamente por email, ofreciéndole dos artículos que se considera que pueden ser de su interés (títulos que hay que introducir manualmente). Se explica que se cree que pueden resultar útiles para poner solución al problema que ocupa la mente del interlocutor.
• Paso 4. Es un correo de cierre que tiene incluso un enlace al calendario del ejecutivo, por si el prospecto desea agendar una reunión. Se explica que no ha sido posible contactar con él y que se desea resolver sus problemas.

La herramienta workflow permite automatizar los procesos al 100%, ya sean de ventas, marketing o servicios. Estos procesos pueden ser tanto internos como externos:

• Uno interno, por ejemplo, serían notificaciones que envías a tu equipo según distintos acontecimientos que han sucedido en tu sitio web o CRM, como puede ser cada vez que un usuario rellena un formulario de contacto. Incluso podrías automatizar que se asigne un ejecutivo de ventas a ese contacto según las respuestas que haya dado.
• Por otro lado, procesos externos son las principales cadenas de correo de marketing que se envían a los contactos de la base de datos.

Hay algunos tipos de workflow predefinidos sobre los que se puede configurar, según las necesidades. Uno de ellos es el que asigna los leads de la web. Así, cada vez que recibes un envío de formulario, puedes rotar el contacto entre los usuarios que estimes pertinentes (como los ejecutivos de ventas) para determinar quién va a ser el “propietario” de ese prospecto.

Puedes, incluso, ir agregando otros pasos. Imagina que quisieras recibir una notificación interna por correo cuando se asigna este contacto a uno de estos vendedores. Tú puedes ejecutar este correo interno para recibir la notificación, con un asunto predeterminado, que te informa de que hay un nuevo contacto y se ha asignado a un ejecutivo predeterminado. En este correo puede incorporarse información del CRM.

Diferencias entre workflows y secuencias en HubSpot

Para entender mejor en qué se diferencian workflows y sequences, te lo explicaré por bloques de acciones. ¡Sigue leyendo!

Cómo se envían los correos

En las secuencias, los mails se envían desde el lugar electrónico (por ejemplo, usando la herramienta de correo de HubSpot, desde la bandeja de Outlook o desde Gmail). El texto es más plano.

En cambio, en un workflow, como es un correo más de marketing, se puede usar más diseño que en un correo normal, incluyendo imágenes o vídeos. Además, se trata de un correo totalmente automatizado.

En ambos casos se pueden obtener estadísticas que te permitirán ir mejorando tu efectividad.

Cómo se activan los correos

Las secuencias solo te dejan activar de manera manual. Hay que enviar un correo y ese llega al usuario. Si necesitas hacer un enrolamiento automático, las secuencias no te van a servir. Si lo quieres hacer manual y customizar el mensaje, sí que puedes. Por eso forman parte de las herramientas del Hub de Ventas.

Los workflows puedes configurarlos tan complicados como quieras. Un formulario, un seguimiento, asignación de tareas al equipo de ventas… ¡tú fijas el límite! Puedes poner todas las condiciones que quieras y, cada vez que se cumplan, se activará el workflow. Se podría hacer manual, aunque lo recomendable es dejar que sea automático.

Cómo se da de baja de una secuencia o de un workflow un registro positivo

Como las secuencias tienen un foco 100 % comercial, se dan de baja en cuanto el usuario al que se contacta realiza una acción (por ejemplo, se logra una interacción con él). Los correos van separados por un día y solo se siguen enviando si el usuario no contesta. Si lo hace, la secuencia se corta. Si se llama por teléfono y eso se registra en HubSpot, también se corta la secuencia.

Los workflows funcionan con metas y no paran hasta que no se cumplan. Alguno de estos objetivos puede ser que la persona responda, pero también que visite un sitio web o responda un formulario. Siempre es importante definir bien los gatillos de enrolamiento para cada uno de estos flujos de trabajo y las metas de conversión. De este modo, puedes dar de baja a los usuarios de ese workflow cuando cumplan los objetivos.

Hay muchas más diferencias entre workflows y sequences de HubSpot, aunque estas tres son las principales que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir ambos.

En general, se podría decir que la secuencia es mucho más personal, puedes añadir una plantilla personalizada y podrás dejar trabajando la secuencia en los siguientes días. Frente a este enfoque comercial, el workflow es más de marketing y más sofisticado.

Para terminar, te invito a echar un vistazo al video que acompaña este artículo, en el que te presento en directo, utilizando la herramienta, las diferencias más relevantes entre las secuencias y workflows de HubSpot.

Si tienes alguna duda al respecto, estaré encantado de leerte en la sección de comentarios para resolvértela. ¡Te espero!