La productividad de un equipo y la calidad de los resultados depende en gran parte de un área tan compleja como la gestión de proyectos. Sin una buena metodología de gestión, el burnout, la frustración, la urgencia o la ineficiencia están más que garantizados. Todo esto y mucho más es lo que trata de evitar el método Kanban, una forma de trabajo en equipo que apuesta por la organización visual y la mejora continua.
Si quieres saber qué es la metodología Kanban y por qué se ha vuelto tan popular en sectores como el marketing o la ingeniería de software, continúa leyendo. Te explicaremos sus principios básicos, cómo funciona, sus ventajas y algunos ejemplos.
¿Qué es el Método Kanban?
El método Kanban es una metodología ágil de gestión de proyectos que se basa en la organización visual y la eficacia del trabajo en equipo.
Empleando un tablero dividido en columnas y tarjetas individuales, se representan las diferentes etapas de un proceso y las tareas pendientes. Las tarjetas se mueven de una columna a otra a medida que avanzan por el flujo de trabajo. De esta manera, todos los miembros del equipo pueden visualizar el estado actual del proyecto.
El origen de Kanban nos lleva hasta la industria manufacturera del país del sol naciente, Japón. En la década de los 50, Taiichi Ohno, ingeniero de la empresa de automóviles Toyota, diseñó este sistema de trabajo con el objetivo de mejorar la eficiencia de la producción y reducir el desperdicio. De hecho, el término Kanban se podría traducir como “tablero visual”, lo que refleja la esencia de este método.
Con el tiempo, la metodología se ha ido adaptando y extendiendo a otros sectores, como el de la tecnología de la información y el marketing, donde se valora su enfoque en la eficiencia, la transparencia y la adaptabilidad. Su diferencia principal es que permite una visión en tiempo real de todo el flujo de trabajo, lo que facilita la detección de cuellos de botella y la reasignación de tareas para optimizar los recursos disponibles.
Los 8 principios del método Kanban
Aunque cada equipo puede emplear el método Kanban de una forma distinta, este tiene una serie de principios o reglas básicas que se suelen seguir. Se dividen en:
- Visualización del trabajo: las tareas pendientes se colocan en un tablero visual dividido en columnas que representan el flujo de trabajo.
- Limitación del trabajo en progreso: se limita el número de tareas en progreso a las que se pueden realizar simultáneamente.
- Flexibilidad: se trata de una metodología flexible que permite adaptarse a los proyectos cambiantes sin esfuerzo.
- Gestión del flujo: se debe supervisar y optimizar el flujo de trabajo para minimizar el tiempo de ciclo y maximizar la eficiencia.
- Políticas explícitas: todas las reglas de trabajo deben ser claras y visibles para todo el equipo.
- Retroalimentación: es importante realizar reuniones periódicas de revisión y adaptación para mejorar continuamente.
- Mejora colaborativa y evolutiva: todos los miembros del equipo están comprometidos con la mejora continua, la evolución de la metodología de trabajo y la experimentación.
- Calidad: Kanban prioriza la calidad del resultado final por encima de cualquier otro punto, ya que corregir errores tiene un coste mayor que hacerlo bien a la primera, aunque haya que invertir más tiempo.
Beneficios del método Kanban
En sus inicios, el método Kanban se postuló como una metodología de gestión de proyectos que sorprendió a propios y extraños por su alta eficacia. Toyota consiguió resultados exitosos tanto en su productividad como en la reducción de desperdicios, lo que atrajo la atención de otras empresas del sector. La empresa hizo públicos sus resultados y el método comenzó a ser adoptado por otras industrias. De este modo, demostró ser igualmente efectivo en distintos contextos por sus múltiples beneficios:
Eficiencia y productividad
Son muchas las empresas que han comprobado que el uso del método Kanban incrementa significativamente la eficiencia y la productividad de los equipos debido a su naturaleza ágil, enfoque en tareas y sencilla visualización de tareas pendientes.
Flexibilidad y capacidad de respuesta
La metodología permite adaptarse rápidamente a los cambios y tomar decisiones basadas en la visualización en tiempo real del progreso del proyecto.
Mejora continua
El método Kanban fomenta la mejora continua a través de la revisión y adaptación constante del proceso gracias al feedback del equipo.
Enfoque en el cliente
El método Kanban se centra en las necesidades del cliente y la entrega de valor continua, lo que contribuye a la mejora de su satisfacción y fidelización.
Reducción del estrés
Al limitar el trabajo en progreso y visualizar claramente el flujo de trabajo, el método Kanban ayuda a reducir el estrés relacionado con la sobrecarga de trabajo.
Transparencia y comunicación
El tablero Kanban proporciona una visión clara y transparente del estado de las tareas, y favorece la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.
Reducción del desperdicio
Al identificar y eliminar tareas innecesarias o redundantes, el método Kanban ayuda a reducir el desperdicio en términos de tiempo y recursos.
Cómo funciona el método Kanban
Comprender cómo funciona el método Kanban es muy sencillo. En la actualidad existen muchas herramientas digitales, como por ejemplo Trello o Asana, que facilitan su implementación en entornos de trabajo. Aunque el tablero y las tarjetas pueden personalizarse según las necesidades del equipo, los pasos básicos para implementar el método Kanban son los siguientes:
- Tablero: un tablero Kanban puede ser desde una simple hoja de papel hasta una pizarra o una aplicación digital. En este se incluyen varias columnas verticales que representan el flujo de trabajo de izquierda a derecha.
- Columnas: cada columna del tablero representa las diferentes fases del trabajo, y aunque pueden personalizarse según las necesidades, normalmente se dividen en "Por hacer", "En progreso" y "Hecho".
Fuente de la imagen: Trello
- Tarjetas: las tareas de un proyecto se representan en formas de tarjeta. Cada tarjeta contiene información relevante sobre la tarea, como el responsable, la descripción, la fecha de entrega y otros detalles necesarios.
- Flujo de trabajo: Las tarjetas se mueven de izquierda a derecha en el tablero a medida que van avanzando por el flujo trabajo. Cuando se finaliza una tarea, la tarjeta correspondiente se mueve a la columna "Hecho". La cantidad de tarjetas en la columna "En progreso" se mantiene limitada (WIP o Work In Progress) para evitar el exceso de tareas en curso y garantizar un enfoque efectivo.
- Revisión y adaptación: el equipo se reúne regularmente para revisar el tablero, discutir el progreso, identificar problemas y hacer ajustes en el proceso si es necesario. La visualización de tablero permite identificar fácilmente los cuellos de botella, las tareas pendientes y las áreas de mejora, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos reales y actualizados.
Herramientas digitales para tableros Kanban
Jira, Asana, Trello, Monday.com, Lucidspark, ClickUp… Estas son solo algunas de las herramientas digitales disponibles para implementar la metodología Kanban en tu equipo de trabajo. Estas herramientas no solo te permiten personalizar tu tablero Kanban, sino que también facilitan la colaboración en tiempo real, el seguimiento de tareas, la asignación de responsabilidades y la integración con otras herramientas de trabajo.
Aunque cada una de ellas tiene sus particularidades, su objetivo es el mismo: proporcionar un espacio digital donde los equipos puedan organizar sus tarjetas en un tablero con columnas personalizadas.
Este espacio digital permite trabajar en equipo de manera sencilla gracias a las notificaciones, los comentarios, y la programación de tareas y tarjetas personalizadas, entre otras funcionalidades. Además, estas herramientas suelen ofrecer también funciones de análisis y seguimiento que ayudan a mejorar la eficiencia y productividad del equipo.
Otro de los puntos positivos de estas herramientas, a diferencia de una pizarra tradicional, es que son accesibles desde cualquier lugar, lo que facilita la descentralización, el teletrabajo y la comunicación asíncrona. La mayoría ofrece tanto acceso web como aplicaciones para dispositivos móviles y ordenadores de escritorio.
Asimismo, este tipo de aplicaciones suelen ofrecer integración con otras herramientas de trabajo, como correo electrónico, almacenamiento en la nube, documentos, videoconferencia y más, lo que facilita aún más la colaboración. Además, es posible crear tantos tableros como sean necesarios para gestionar distintos proyectos o equipos, cada uno con sus respectivas columnas personalizadas y tarjetas de tareas.
Cómo implementar el método Kanban en un equipo de trabajo
Cambiar de metodología de trabajo puede llegar a ser un gran desafío para cualquier persona o equipo de trabajo. Y aunque el método Kanban resulta muy intuitivo y fácil de comprender a nivel teórico, la puesta en práctica puede presentar diferentes problemas, desde la resistencia al cambio dentro del equipo hasta la adaptación a nuevas formas de organización y comunicación.
Antes de implementar cualquier método es importante estudiar la metodología actual y asegurarse de que la transición se realiza de una forma gradual y siguiendo unos pasos lógicos. Algunos de los puntos claves son:
1. Evalúa tus necesidades y objetivos
El primer paso para implementar el método Kanban es evaluar las necesidades y objetivos del equipo. Se debe entender qué se espera lograr con la implementación de esta metodología y cómo se alinea con los objetivos del equipo o la organización.
2. Elige la herramienta adecuada
Debes seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo. Puede ser una pizarra física o una herramienta digital como Trello o Asana, dependiendo de la ubicación y preferencias del equipo. Lo importante es que permite una visualización completa del flujo de trabajo.
3. Diseña el flujo de trabajo
El siguiente paso sería analizar cuáles son las distintas fases del trabajo y cómo se van a representar en el tablero Kanban. Esto debe hacerse de acuerdo con los procesos internos del equipo y puede variar de un proyecto a otro.
4. Define reglas y límites WIP
Establece las reglas y políticas que los miembros deben seguir a la hora de emplear el tablero Kanban. Una de las más importantes es cómo se deben mover las tarjetas y cuántas tareas se pueden tener en progreso al mismo tiempo.
5. Diseña tu tablero
Una vez definido el flujo de trabajo y las reglas, es el momento de diseñar el tablero Kanban y las columnas que va a tener. Recuerda que debe ser sencillo y visual, donde se puedan identificar claramente las distintas fases y las tareas dentro de cada una.
6. Diseña tus tarjetas
También deberás de definir cómo serán las tarjetas que representan las tareas y qué información deben contener, como la descripción, quién es responsable de ellas o cuál es su fecha de entrega.
7. Puesta en marcha
Una vez diseñado, puedes empezar a poner en marcha tu tablero Kanban. Se aconseja comenzar con una etapa de prueba, recogiendo feedback de los miembros del equipo y realizando los ajustes necesarios antes de su implementación completa.
8. Implementa
Tras la etapa de prueba, podrás empezar a usarlo de forma real. Si aún no estás seguro de su efectividad, puedes arrancar con un equipo o proyecto pequeño e introducirlo en otras áreas gradualmente.
9. Retroalimentación y ajuste
Una vez implementado, es fundamental recoger feedback de manera continua y realizar ajustes para mejorar el proceso. Esto puede implicar cambiar las columnas del tablero, ajustar las reglas o adaptar las tarjetas según las necesidades del equipo.
Ejemplos prácticos del método Kanban
Para que puedas ver más fácilmente cómo funciona la metodología Kanban, a continuación te dejamos algunos ejemplos prácticos de sectores en los que se suele emplear frecuentemente.
Marketing digital
Un gran número de equipos y agencias de marketing digital emplean tableros Kanban para organizarse en su día a día. Se trata de una forma de trabajo que se adapta perfectamente a este sector, ya que permite gestionar de forma eficaz y visual múltiples proyectos y tareas, tales como campañas de publicidad, creación de contenido, SEO, redes sociales, entre otros. Cada una de estas tareas puede representarse en una tarjeta y moverse a través del tablero a medida que se avanza, lo que facilita la coordinación y el seguimiento del trabajo.
Fuente: Monday.com
Ventas
El sector de las ventas también puede beneficiarse enormemente de la implementación del método Kanban. Un tablero Kanban puede ser una excelente herramienta para visualizar el proceso de ventas, desde la captación de leads hasta el cierre de la venta.
Cada tarjeta puede representar un cliente potencial, con información relevante como el contacto o el producto de interés, mientras que cada columna representa las distintas etapas del proceso de ventas, como "contacto inicial", "presentación de la propuesta", "negociación" y "cierre de la venta". De esta manera, se puede tener un control visual completo del embudo de ventas, lo que facilita la identificación de oportunidades y obstáculos.
Desarrollo de software
El sector de desarrollo de software es donde la metodología Kanban ha adquirido mayor popularidad en los últimos años. En este contexto, cada tarjeta puede representar una tarea de desarrollo o un "issue" a resolver, y las columnas representan las etapas del proceso de desarrollo, como "to do", "en desarrollo", "en pruebas" y "terminado".
Esto permite a los equipos de desarrollo tener una visión clara del estado de cada tarea, en qué está trabajando cada miembro del equipo o dónde se pueden estar produciendo cuellos de botella. Además, el límite de trabajo en progreso ayuda a evitar la sobrecarga y a mantener un flujo de entrega de nuevas funcionalidades constante.
Conclusiones sobre el método Kanban
Con el paso del tiempo, Kanban ha demostrado ser una metodología muy práctica y adaptable. Su simplicidad, enfoque visual y flexibilidad hacen que sea fácil de implementar y de adaptar a las necesidades específicas de cada proyecto o equipo. Además, fomenta la colaboración, la transparencia y la mejora continua, pilares fundamentales para el éxito en cualquier entorno de trabajo.
En el área del inbound marketing, Kanban se ha convertido en una herramienta imprescindible para gestionar múltiples proyectos y tareas, ya que facilita la coordinación, el seguimiento del flujo de trabajo, la creación de contenido o el análisis y la mejora de la estrategia. Todo ello permite a los equipos trabajar de una forma productiva y eficiente, incluso en equipos descentralizados o que no tienen experiencia en Kanban.
¿Conocías el método Kanban o trabajas habitualmente con él? ¿Cómo es tu experiencia? Nos gustaría contar con tu opinión en los comentarios.
Publicado originalmente el 6 de marzo de 2024.
Revisado y validado por Susana Meijomil, SEO & Content Manager en InboundCycle.