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Data cleansing: limpieza de datos y cómo automatizarla en HubSpot

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Si gestionas bases de datos sabrás que es complicado mantenerlas al día. Estarás acostumbrado a encontrarte con: contactos duplicados, correos electrónicos que no son válidos o que están mal escritos, algunos nombres en minúsculas y otros en mayúsculas, números de teléfono almacenados en formatos diferentes, etc.

Tener datos erróneos como estos tiene un impacto directo en la calidad de tu base de datos y, por lo tanto, afecta a las acciones de marketing que hagas en ella. La solución para que no ocurra es aplicar una estrategia de data cleansing o limpieza de datos, con el objetivo de asegurarse de que los datos estén totalmente limpios antes de usarlos en las campañas de marketing. 

¿Quieres saber más acerca del data cleansing, qué beneficios puede aportar a tu negocio o cómo automatizar esta tarea con HubSpot? En este artículo te lo explicamos detalladamente.

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¿Qué es la limpieza de datos o data cleansing?

La limpieza de datos o data cleansing es, como su propio nombre indica, una técnica de depuración de datos que nos permite borrar datos erróneos de una tabla o base de datos. Gracias a esta técnica es posible identificar datos incorrectos, incompletos o irrelevantes para tu empresa. Una vez identificados los datos inservibles, estos se modifican o se borran para disponer de una información más certera. 

El data cleansing va mucho más allá de solamente borrar registros erróneos. El objetivo final es crear una base de datos coherente que permita trabajar de una forma más productiva y con unos datos que nos proporcionen la información justa y necesaria. Algunas de las tareas que se realizan para conseguirlo son: 

  • Eliminación de datos obsoletos o erróneos.
  • Corrección tipográfica a nivel de ortografía y sintaxis.
  • Estandarización del formato de los datos.
  • Introducción de datos en campos vacíos.
  • Eliminación o fusión de registros duplicados.

La finalidad del data cleansing es obtener un conjunto de datos que sea válido, preciso, completo y uniforme.Todo ello contribuirá a obtener una base de datos con la que podemos trabajar con total tranquilidad, evitando errores que pueden afectar al resultado o el coste de una campaña de email marketing, por ejemplo.

¿Por qué es importante el data cleansing y qué beneficios aporta?

Mantener tu base de datos ordenada y limpia es muy importante por el hecho de que tus clientes actuales y potenciales se encuentran en ella. Dependes de tu base de datos para entregar materiales de marketing a tus prospectos y clientes. Si tu base de datos no está limpia, corres el riesgo de enviar los mismos materiales a la misma persona dos, tres o incluso cuatro veces.

Es por ello por lo que la depuración de datos es vital, ya que permite disponer de información totalmente fiable. Si tenemos en cuenta que en muchas ocasiones nuestra toma de decisiones depende directamente de estos datos, más vale que estos sean correctos si queremos que nuestras decisiones sean certeras. Si prestamos atención podemos ver que los beneficios de la limpieza de datos son múltiples:

  • Mejora la comprensión de tus clientes y, por lo tanto, establece mejores relaciones con ellos.
  • Mejora la segmentación y personalización de campañas.
  • Reduce la duplicidad de datos.
  • Reduce el desperdicio de presupuesto.
  • Alineación entre el marketing, las ventas y el éxito del cliente.
  • Mejora los procesos de toma de decisiones.
  • Aumenta la productividad: la depuración de datos te ayuda a ahorrar muchas horas de trabajo de limpieza.

Si quieres más detalle sobre las ventajas más relevantes te recomiendo la lectura de este post.

Cómo automatizar la limpieza de datos con HubSpot o la herramienta de CRM que utilices

Exportar a tu base de datos en una hoja de cálculo para limpiarla usando algunas fórmulas o editarla manualmente puede ser una tarea muy tediosa. Ir detectando estos errores y editándolos manualmente dentro de tu CRM puede ser aún más complicado. En conclusión, la limpieza de datos en HubSpot u otro CRM de forma manual no es realista

Realizar un proceso de data cleansing manualmente te puede llevar una alta dedicación, sin hablar de lo aburrida que puede llegar a ser este tipo de tarea. Además, seguramente, no cumpliría del todo con el objetivo, ya que, para entonces, se habrían agregado cientos de registros nuevos a la base de datos que tienen sus propios problemas de consistencia y limpieza.

La única forma de realizar esta tarea correctamente es automatizar el proceso utilizando herramientas especialmente diseñadas para ello. Por eso, a continuación vamos a explicar cómo podemos automatizar ciertos aspectos de esta tarea, así como qué herramientas podemos utilizar. 

Datos duplicados

Tener datos duplicados es muy habitual en bases de datos con grandes volúmenes de información. Este problema suele presentarse principalmente por dos razones: una entrada de datos inconsistente y la existencia de diferentes canales que vuelcan información de contactos a nuestra base de datos. 

Para evitar la duplicidad de datos y deshacerse de estos registros inservibles puedes utilizar alguna de las siguientes herramientas:

  • Contactos de Google: herramienta gratuita que fusiona tus contactos y detecta aquellos que están repetidos.
  • Herramientas como Dedupley.
  • Combinar contactos en HubSpot: en este artículo se explica de forma detallada.

manage_duplicatesFuente: HubSpot

La primera vez que realices una eliminación de datos duplicados es posible que tengas que escanear o editar algunos de tus contactos manualmente. Sin embargo, si realizas esta tarea correctamente, tan solo tendrás que hacerlo una vez. Para que esto no ocurra de forma periódica, debemos establecer una entrada de datos que cumpla con los requisitos de calidad.

Estandarización de entrada de datos coherente

Aunque, como estamos viendo, cada vez hay más herramientas en el mercado que te permiten hacer data cleansing, lo mejor para solucionar el problema de raíz es implementar un sistema integral de verificación de datos. Es decir, un sistema estandarizado para que, de ahora en adelante, todos los datos nuevos y actualizados se ingresen de forma correcta en tu base de datos central. 

Por ejemplo, podemos hacer que los campos como número de teléfono, nombre, correo electrónico o DNI sean siempre obligatorios. No solo eso, sino que, además, podemos establecer un formato concreto a la hora de introducir cada campo, así evitamos que falten datos y que todos tengan el mismo formato

Lo ideal sería que al plantear estos campos te remontes a tu estrategia de lead scoring: ¿qué información es crucial para identificar a tu buyer persona? Es esa la que será importante que conozcas de todos los contactos que entren a partir de ahora en tu base de datos. 

En el caso de que trabajes con diferentes herramientas, te recomiendo plantear integrarlas de forma bidireccional para asegurarte de que la información está siempre actualizada con el dato más reciente.

Aparte de estos temas más estratégicos, es importante que también tengas en cuenta estandarizar temas más técnicos, como asegurarte de que, a partir de ahora, todos los números de teléfono entren en tu CRM en el mismo formato.

Por ejemplo, en HubSpot puedes configurar los campos/propiedades para que solo acepte números, indicar el mínimo y máximo de números que quieres aceptar y añadir la opción en los formularios de que el usuario elija el prefijo de su país:

country_code

Una vez tengas este sistema implementado, asegúrate de que todo el equipo implicado está al día de ello y tiene claro cómo ponerlo en práctica. Al ser un sistema vivo, te recomiendo preparar un documento madre que todos puedan consultar y siempre esté actualizado.

Datos actualizados

Y ahora el mayor reto: ¿cómo mantener la información de tus contactos actualizada? Si para tu negocio son importantes los datos como la empresa en la que trabajan tus contactos o el puesto que ocupan. Mantener todos estos datos actualizados puede ser una tarea un tanto complicada. Este tipo de movimientos conlleva a cambios de número de teléfono, correo electrónico o incluso el propio puesto de trabajo. Este tipo de datos se pueden quedar anticuados y en desuso.

¿Cómo podemos poner solución a esto? Pues una muy buena opción para mejorar la salud de la información de tu base de datos es HubSpot Company, ya que te permite crear y asociar empresas con contactos automáticamente. 

Esta herramienta de HubSpot es capaz de asociar contactos con empresas utilizando el dominio del correo electrónico. Por ejemplo, la dirección nuria@inboundcycle.com se asociará al nombre de dominio de la empresa InboundCycle. HubSpot es capaz de crear automáticamente el registro de la empresa, completando toda la información en el caso de que la de la empresa no esté registrada. 

Si el usuario utiliza una cuenta de correo electrónico gratuita (Gmail, Yahoo!…), HubSpot intentará analizar la propiedad URL del sitio web del contacto para así intentar asociarlo con un registro de empresa. Aquí puedes ver un ejemplo de automatización, en el que las propiedades de empresa actualizan las propiedades de cada contacto: 

automatización_actions

Otra forma de mantener la información actualizada es utilizando herramientas de análisis que permitan escanear todos los correos electrónicos entrantes, con el objetivo de buscar posibles cambios en la información de tus contactos. En caso de que un contacto cambie de puesto u organización, la información se actualizará automáticamente en tu base de datos. 

También puedes ir haciendo una revisión periódica de los contactos que han rebotado, para así ir eliminando o excluyéndolos de los envíos para mejorar la entregabilidad de tus emails. Para ello, puedes generar una lista automática en HubSpot personalizada con los criterios que más te interese revisar. Por ejemplo, aquí vemos todos aquellos contactos que han rebotado a más de 2 emails de marketing: 

bounced_lists

Por último, quiero comentarte que existen muchísimas herramientas en el mercado que te pueden ayudar a automatizar aspectos más mecánicos de limpieza de datos. Un ejemplo de ellas es Insycle, es compatible con HubSpot y muy completa. 

Insycle es compatible con algunas de las plataformas de marketing más populares: HubSpot, Intercom o Salesforce. Esta herramienta puede detectar errores de datos comunes y editar tu base de datos masivamente, informando en todo momento de los cambios que se van a realizar a través de vistas previas. Se trata de una herramienta muy potente que puede automatizar el data cleansing, ejecutando todas las tareas de forma diaria, semanal o mensual. 

Como has podido ver, existen muchas estrategias para realizar data cleansing y mejorar la calidad de los datos de nuestra base de datos. HubSpot incluye herramientas muy útiles no solo para la limpieza, sino también para que la información que se introduzca sea la correcta o para mantener los datos siempre actualizados. 

¿Te ha quedado alguna duda más sobre cómo hacer una limpieza de datos en HubSpot? ¡Compártelo con nosotros en los comentarios!

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