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Cómo promocionar un evento

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Elegir la publicidad de un evento o diseñar el plan de difusión del mismo son dos de las acciones que más tiempo ocupan en la planificación de un encuentro para acercar a la marca con su público. Saber cómo promocionar un evento es, quizás, la parte más complicada en cuanto a la organización de una iniciativa de este tipo. No obstante, descubrir todos los secretos que conlleva hacerlo bien es muy beneficioso para la empresa y le permite diferenciarse de la competencia.

En las siguientes líneas te invito a repasar conmigo por qué tiene tantas ventajas y cómo lograrlo sin morir en el intento. Ten en cuenta que, aunque ahora mismo, la mayoría de los eventos están paralizados por la situación del COVID-19, pero de cara al futuro serán necesarios para reactivar las ventas, encontrarán nuevos formatos y volverán a ser un activo importante de las estrategias de marketing.

Importancia de un evento para la marca

Realizar un evento es una de las acciones que mejores resultados pueden dar en una estrategia de marketing. Además de llegar a tu público de manera directa y amena, y crear en ellos un buen recuerdo, crear un evento te puede servir para establecer contactos fructíferos para tu empresa.

Ventajas de tener un buen plan de difusión de un evento

Al planificar adecuadamente la promoción de un evento se consiguen los resultados esperados, que van asociados a ventajas como:

  • Posicionarse como expertos en un área.
  • Aumentar la visibilidad de la marca.
  • Mejorar la imagen de marca, tanto de cara al cliente interno como al externo.
  • Ampliar la red social de la empresa, con perfiles privados y profesionales; a partir de un networking que da inicio en el ámbito digital y se traslada al tradicional para volver de nuevo al entorno online sumando prospectos a la base de datos del negocio.
  • Educar a los leads, gracias a la información de calidad que se compartirá con ellos en posters, trípticos, ponencias o exhibiciones en directo.

Estas son algunos de los puntos fuertes de poner en marcha una iniciativa publicitaria de este tipo, pero, para que todas ellas puedan salir a la luz, lo primero que se debe hacer es saber cómo promocionar un evento correctamente. Es decir, tener clara la forma de lograr que llegue a cuantos más usuarios mejor.

En realidad, no existe solo una forma de conseguirlo, sino hasta 10 diferentes. ¿Te apetece descubrir cuáles son?

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Cómo promocionar un evento corporativo de 10 maneras distintas

1. Web corporativa

Lo primero que tienes que hacer para promocionar correctamente un evento es crear una página web. En la actualidad todo gira alrededor de internet, entonces no cabe duda de que lo mejor es plasmar lo que vas a realizar en una página web.

En ella podrás compartir temas de interés para tu público, tanto para ir animando a aquellos que ya han confirmado su asistencia al evento como para aquellos que necesitan más información para poder decidirse a dar el paso.

Además de este post, puedes descargar el Checklist sobre cómo organizar un evento que hemos preparado o consultar este post acerca de cómo hacer un webinar gratis.

En la página web, como mínimo, deben aparecer:

  • La agenda.
  • El lugar de celebración.
  • Cómo apuntarse.
  • Los ponentes que asistirán al evento.

Como ves, toda esta información va enfocada a crear interés en los asistentes potenciales. Además de todo esto, has de intentar promocionar el evento a través de la información que plasmes en la web, por eso sería conveniente indicar todo lo que van a aprender en el evento los asistentes y dar importancia a los ponentes explicando quiénes son, por qué son tan conocidos y toda aquella información que ayude a ver que son unos especialistas del sector, así como enlaces a sus webs y redes sociales.

Hay que tener en cuenta que hasta que la web no esté lista para lanzarse no es posible hacer la promoción del evento. Por lo tanto, hay que planificar la creación de la web con anterioridad suficiente para poder lanzarla con tiempo.

Una vez tengas la web es hora de empezar a promocionar el evento. Para ello vamos a tomar de ejemplo nuestro evento anual: el Inbound Leaders.

2. Emailing: cómo promocionar un evento trabajando la base de datos

En ningún plan de difusión de un evento debería faltar una estrategia que permita trabajar, de forma combinada, la base de datos existente de la empresa y las nuevas incorporaciones, traídas de la web del evento.

Además de poner el foco en la personalización, hay que apostar por la simplicidad en cuanto a contenidos. Es importante que no falte la información clave más importante, ni datos sobre ofertas o descuentos que puedan resultar de interés a quien valore participar en el evento.

Siguiendo con el ejemplo que venía comentando, el primer paso que dimos en InboundCycle para dar a conocer el evento fue el emailing.

Es muy importante que des a conocer el evento primero entre aquellos que ya son clientes/suscriptores tuyos, ya que así ayudarás a fortalecer aún más el vínculo empresa – cliente ofreciéndole información exclusiva.

El uso de una buena estrategia de email, combinada con técnicas de lead nurturing, te permitirá hacer llegar la información del evento a aquellos contactos de tu base de datos con más interés.

3. Plataformas de promoción de eventos

Otra forma de promocionar el evento es con la ayuda de plataformas de promoción de eventos. Hay muchas distintas, y una de las más conocidas es Eventbrite. Esta plataforma en concreto tiene un funcionamiento de lo más fácil. Si la eliges, tan solo tienes que crear el evento y utilizar todas las herramientas disponibles en la web para conseguir la máxima difusión posible. 

Puedes incluso vincularla con tu CRM con herramientas como Zapier y conseguir que la base de datos beba directamente de esta plataforma. Esto te permitirá agilizar mucho la gestión, no solo del evento sino también de todas las comunicaciones que establezcas con tus registros.

¿Has pensado en diseñar una app como elemento complementario a tu evento? Empresas como Meetmaps se han posicionado en el sector como el añadido perfecto para dinamizar y aumentar el valor de tu evento desde la palma de tu mano.

4. Ponentes

Los ponentes también pueden ser un factor clave para la viralización del evento. Seguro que los ponentes que asisten a tu evento tienen una gran masa social que está pendiente de todo lo que hacen, por eso pedir que ellos promocionen el evento tanto en sus blogs como en sus redes sociales te puede ayudar a ganar un gran alcance.

Puedes incluso establecer colaboraciones con ellos para proporcionar descuentos a sus respectivas bases de datos a través de un programa de afiliados o bien coordinar materiales audiovisuales en los que consigas contenido de calidad donde sean los propios ponentes quienes hagan difusión, con tu imagen corporativa.

5. Campañas de pago

Las campañas de pago también pueden resultar muy útiles para llegar a un público muy concreto gracias al poder de segmentación que ofrecen. En el caso de la promoción de nuestro evento, optamos por realizar campañas de pay per click tanto en Google AdWords como en LinkedIn Ads, este último muy efectivo para encontrar a profesionales del sector.

6. Nota de prensa

Otra de las acciones que funciona muy bien es realizar una nota de prensa y enviarla a todos los medios posibles para que se hagan eco del evento.

Eso sí, enviar la nota de prensa indiscriminadamente no te va a servir de nada, para ello lo mejor es que estudies qué medios de comunicación se adaptan tanto a tu ámbito empresarial como al territorio en el cual se va a realizar el evento y centrar los esfuerzos para que se publiquen en ellos, ya que el retorno será mucho mayor.

7. Redes sociales

Las redes sociales tienen un gran poder para viralizar noticias. Crear un evento e incentivar a los usuarios a que asistan a él es muy sencillo. Nosotros probamos a realizar un concurso en Facebook usando Cool Tabs en el cual sorteamos entradas para el evento, y la respuesta de nuestra audiencia la verdad es que fue inmejorable. Concursos y sorteos suelen dar resultados favorables en estos canales.

El retargeting funciona muy bien con las audiencias personalizadas en esta red social, aunque no es la única en la que deberías centrarte. Piensa en cómo es tu público objetivo y qué canales prefiere. No trates de abarcar todos los medios de comunicación social, es preferible que te centres en los que resultan de verdad indispensables para tu audiencia.

Además, también puedes utilizar las redes sociales para afianzar esos clientes potenciales de tu evento y conseguir nuevos, por lo que te recomendamos que leas esta guía en PDF.

No te olvides de aprovechar los contactos de los medios donde tu marca ya tiene perfil y comparte posts con información sobre el evento en grupos, acompañándolos de un mensaje personalizado que amplíe la información sobre la iniciativa. Y, si puedes invertir, hazlo en campañas de pago en redes sociales tras segmentar a tu público objetivo.

Crea un hashtag para el evento que sea fácil de reconocer y utilizar y te permita monitorizar todo el contenido que saldrá en redes relacionado con este. Hoy en día es muy importante medir el impacto que ha tenido el evento en redes sociales y cómo puedes ir a conseguir ese deseado Trending Topic (TT).

¿Quieres implementar una campaña de inbound marketing? Clica aquí para acceder  al PDF completo

8. Influencers

Hay quienes se muestran reticentes a contar con la participación de este tipo de perfiles en sus eventos. Sin embargo, aunque sus honorarios pueden suponer una inversión extra, su capacidad de atraer participantes a tu iniciativa puede compensar con creces.

Es importante que elijas bien. Asegúrate de que esa influencia existe y de que el perfil que invitas a participar se alinea con los principios y valores de tu marca.

9. Red de partners

Vivimos en la era de la colaboración y, en los últimos meses, hemos visto que las alianzas entre organizaciones se multiplicaban. Este enfoque colaborativo no es solo un planteamiento válido para asegurar la supervivencia del negocio, también es una opción que eligen quienes saben cómo promocionar un evento con éxito.

A cambio de incluir el logo de una empresa que desea cooperar con tu iniciativa puedes conseguir multiplicar la efectividad del plan de difusión de un evento, de cualquier tipo, siempre que se ajuste a su estrategia, también. Así, generando relaciones con otras empresas, ambas ampliáis vuestra red de contactos y ganáis en relevancia.

10. Propuestas personalizadas e invitaciones en persona

Aunque vivimos en plena era digital, hay métodos tradicionales que todavía funcionan y dan buenos resultados. Visitar universidades, empresas o asociaciones en persona y ofrecer invitaciones cara a cara a quienes visites puede tener un efecto muy positivo en esa audiencia. Las llamadas telefónicas a los contactos de la base de datos que no han respondido a las campañas de emailing son otra alternativa a considerar.

La personalización y la cercanía que consigues con estas acciones lleva a muchas personas a plantearse la participación cuando, de otro modo, igual ni la hubieran considerado. Eso sí, has de tener en cuenta que te llevará más tiempo que editar un correo y darle a enviar a una lista de 20.000 personas.

Multiplica online el alcance de tu evento offline

La era en la que vivimos te permite aprovechar el poder de difusión de las herramientas digitales, antes durante y después de la celebración de tu evento. Antes de la fecha en que tendrá lugar ese encuentro, feria, lanzamiento o congreso puedes usar estos canales en línea para anunciar que se celebrará y dar detalles que interesen a quienes se planteen participar en él.

A la vez que el evento tiene lugar en algún espacio físico, los canales digitales pueden retransmitirlo al completo o centrándose en diferentes aspectos (entrevistas a los participantes, discursos de los ponentes o mensajes desde los stands de productos). De esta forma, quienes no hayan podido acudir en persona podrán vivir la experiencia de forma alternativa. Es una buena oportunidad para fomentar la interacción entre unos y otros participantes.

Después del evento, cuando este se da por concluido, pueden compartirse grabaciones de los mejores momentos, de las intervenciones más aplaudidas en directo o del backstage. Con estas acciones prolongas la relevancia del evento corporativo y consigues llegar a nuevas audiencias

Y tú, ¿qué estrategia sigues para promocionar los eventos que organizas? ¿Hay algo que siempre te funciona y te apetece compartirlo con nosotros? ¡Seguimos en los comentarios!

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