<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=81693&amp;fmt=gif">

¿Cómo migrar de tu herramienta de marketing a otra?

New Call-to-action

Según el 5.º reporte “State of Marketing” de Salesforce, las empresas de hoy en día manejan hasta 15 fuentes distintas de datos sobre sus clientes. Sin embargo, solo el 47% de los profesionales del marketing tiene una visión unificada de todos los datos obtenidos.

En este contexto, cada empresa debe escoger una herramienta de marketing que se ajuste 100% a sus necesidades específicas y que optimice la gestión de datos para la ejecución de campañas.

¿Pero qué sucede si la herramienta que actualmente tiene una empresa ya no es la más indicada para sus nuevas necesidades? 

Si es tu caso, debes hacer la migración de un software de marketing a otro que sí se ajuste a tus nuevos requerimientos. Para ello, en este artículo intentaré orientarte lo mejor posible sobre el proceso de migración. Si te queda alguna duda, ¡déjame un comentario al final y te ayudaré!

¿Te gusta lo que estás leyendo? ¡Suscríbete al blog!

¿Por qué migrar de una herramienta de marketing a otra?

Como profesional del marketing, seguramente utilizas uno o varios softwares para tus estrategias de inbound marketing y de automatización de campañas, los cuales, hasta ahora, puede que te hayan funcionado muy bien. Sin embargo, en determinado momento puedes tener una razón que te exija cambiar de plataforma habitual.

En este sentido, algunas de las principales razones por las que puede ser necesario migrar de una herramienta de marketing a otra son:

  • Adecuación de costes
  • Unificación de funcionalidades
  • Cumplimiento de decisiones corporativas
  • Adaptación a agencias colaboradoras
  • Necesidad de mayor potencia

Adecuación de costes

Es posible que el presupuesto de marketing haya disminuido o que tu herramienta actual se esté convirtiendo en muy costosa. Esto último se debe a que hay plataformas que incrementan sus costes a medida que aumenta el número de contactos registrados o la cantidad de correos enviados, entre otras variables. En estos casos, será necesario que adoptes una nueva herramienta con modelos de pricing más accesibles.

Unificación de funcionalidades

Es muy habitual que los especialistas de marketing utilicemos distintos sistemas para tareas muy específicas. Por ejemplo, WordPress para crear un blog, sus landing pages, formularios y páginas de agradecimiento; y Mailchimp para ejecutar las campañas de email marketing y de generación de tráfico hacia el blog.

En este sentido, para lograr mayor agilidad puede ser necesario contar con una única plataforma que tenga todas esas mismas funcionalidades, por ejemplo, HubSpot. De esta manera, te será necesario migrar todo lo que tengas en WordPress y Mailchimp a HubSpot.

¿Qué necesita tu web para conseguir más tráfico, leads y ventas? Descúbrelo en  este PDF

Cumplimiento de decisiones corporativas

Es probable que los directivos de la empresa decidan implementar una herramienta para toda la organización. La decisión puede ser motivada por un nuevo partner de TI o, simplemente, se busca unificar la gestión de todos los departamentos, cada uno con perfiles de acceso controlados. 

De todos modos, en cuanto a lo que la herramienta de marketing se trata, te será necesario migrar todo tu ecosistema de trabajo hacia la nueva plataforma global.

Adaptación a agencias colaboradoras

Dentro de las estrategias de alianzas comerciales, la empresa puede beneficiarse de la transferencia de conocimiento por parte de expertos pertenecientes a una agencia partner. Estas, además, pueden llegar a trabajar contigo durante cierto tiempo o durante el desarrollo de una campaña o proyecto.

En este panorama te será conveniente usar el mismo software de marketing que utilizan dichos expertos. Por lo tanto, se debe hacer la migración de tu sistema actual a este último.

Necesidad de mayor potencia

A medida que la empresa crece, se gestionan más contactos, se multiplican los workflows, se envían más correos, se promueven más productos o servicios, se genera más contenido...

Todo este incremento en la demanda operativa puede hacer que tu plataforma actual de marketing sea ineficiente. Esto, al no contar con las capacidades y funcionalidades necesarias para satisfacer las nuevas exigencias.

Bajo dicho contexto, será necesario que comiences a utilizar un software de marketing de alto rendimiento con recursos escalables para suplir las nuevas y cada vez mayores exigencias operativas.

Como verás, las razones pueden ser muy variadas para adoptar una nueva plataforma de marketing y abandonar la anterior. Naturalmente, después de esto te estarás preguntando: ¿qué sucede con todo el contenido y los datos que tengo en mi plataforma habitual? ¿Los perderé?

¡Tranquilo! Puedes llevar a cabo un proceso de migración desde una plataforma a otra. Esto con la finalidad de traspasar a tu nueva herramienta todo el material que tenías gestionado en la anterior.

Para reducir los márgenes de error, evitar daños en los datos e inconvenientes durante el proceso, lo primero que debes hacer es una planificación detallada de la migración. ¡A continuación te guío sobre ello!

New Call-to-action

¿Qué debes hacer antes de migrar de una herramienta de marketing a otra?

La planificación es el aspecto más importante en todo proceso de migración de una herramienta de marketing a otra. Un plan detallado y organizado te permite anticipar posibles problemas y detectar factores clave que no se encuentran a simple vista. En este sentido, una hoja de ruta es tu mejor aliada para contemplar todos los escenarios y así evitar imprevistos durante la ejecución del proceso.

A continuación, te daré las siguientes recomendaciones para planificar una migración exitosa:

  • Compara las características de la nueva y la antigua plataforma.
  • Analiza cómo explotar al máximo las nuevas potencialidades.
  • Piensa cómo aprovechar la migración para depurar y mejorar.
  • Enfócate en la productividad y la agilidad a largo plazo.

Compara las características de la nueva y la antigua plataforma

Asegúrate de que la nueva plataforma de marketing posee, por lo menos, las mismas funcionalidades y recursos que tu antiguo software. Así tienes la seguridad de que en la nueva herramienta podrás seguir haciendo lo mismo que hacías en la anterior.

Aquí tienes un análisis comparativo entre las principales herramientas de marketing. ¡Échale un vistazo!

Sin embargo, si notas que en el nuevo sistema hace falta algo que sí tenías en el otro, entonces debes diseñar alguna manera de poder darle continuidad a tu trabajo mediante las nuevas funcionalidades. Aun cuando ello implique un camino distinto de hacerlo.

Analiza cómo explotar al máximo las nuevas potencialidades

Analiza cómo cambiar tus procesos habituales para potenciarlos tanto a nivel técnico como estratégico gracias a las capacidades del nuevo software. Por ejemplo, puedes:

  • Automatizar más eficientemente ciertas tareas.
  • Aplicar mayores niveles de personalización en las campañas.
  • Lograr una mejor integración de datos desde distintas fuentes.
  • Cambiar la forma en que tomas decisiones mediante analíticas más precisas.

Piensa cómo aprovechar la migración para depurar y mejorar

El proceso de migración puede ser muy útil para depurar contenidos y elementos. En vez de traspasar absolutamente todo de una plataforma de marketing a otra, considera obviar desde un principio aquellos elementos que sean poco útiles. Por ejemplo:

  • Datos no valiosos.
  • Materiales con errores.
  • Workflows defectuosos.
  • Configuraciones innecesarias.
  • Test antiguos.
  • Campañas ya cerradas.

Enfócate en la productividad y la agilidad a largo plazo

Antes de ejecutar una migración, puedes tener la tentación de querer realizarla lo más rápido posible, pensando en tu comodidad y tu productividad a corto plazo. ¿Me equivoco?

De este modo, por ejemplo, puedes llegar a utilizar herramientas que te permiten copiar todo el contenido HTML de una plantilla de una website y pegarlo en tu nuevo software de marketing. Así, fácil y rápidamente tendrás una web igual a la que tenías con tu plataforma anterior.

Sin embargo, en un futuro esto puede ocasionarte una serie de inconvenientes. Por ejemplo:

  • Si deseas modificar esa misma web, quizás tengas que aplicar dichos cambios mediante código de programación, lo cual es mucho más complejo.
  • Si deseas crear una nueva web con ese mismo formato, no tendrás disponible ninguna plantilla editable, puesto que el HTML que “copiaste y pegaste” puede no ser 100% compatible con los módulos de edición de la nueva plataforma.

Bajo todo este contexto de incertidumbre, es mejor no pensar en lo que es más cómodo a corto plazo, sino en lo que será mejor, más productivo y más eficiente en el futuro.

Así, tu enfoque debe mantenerse en cómo usarás la herramienta de marketing para optimizar tus proyectos en el futuro y no en cómo agilizar la migración solo por este momento.

Primer paso para la migración: prepara los elementos a migrar

Después de planificar a nivel teórico toda la migración, el primer paso práctico para comenzar a ejecutar el proceso es revisar y preparar aquellos elementos que vas a migrar. Dichos elementos varían en función de dos factores: las funcionalidades de tu nueva herramienta de marketing y los materiales que hayas creado en la anterior.

En este sentido, lo primero que debes hacer es listar todo aquello que quieres migrar. En líneas generales, puede ser:

  1. Lista de contactos y las propiedades de cada uno.
  2. Formularios.
  3. Landing pages, Thank you pages y otras páginas (junto a todas sus plantillas).
  4. Blogs y sus contenidos publicados (junto a sus plantillas).
  5. Emails y sus respectivas plantillas.
  6. Calls To Action (CTA).
  7. Workflows y campañas.
  8. Reportes de analítica.
  9. Archivos de todo tipo (multimedia, documentos y descargables, entre otros).

Esta lista debe ser lo más ordenada y correlacionada posible. Es decir, debes establecer las relaciones entre los elementos que quieres mantener en tu nueva plataforma. Por ejemplo: la landing page 1 va asociada al formulario 1, el cual, a su vez, está asociado al email 1.

Gracias a este nivel de detalle, puedes conocer exactamente cuál es el volumen de contenido que debes migrar, así como el nivel de trabajo y esfuerzo que supondrá la migración.

Para que tengas una idea más clara de este primer paso sobre la preparación de los elementos, a continuación te cuento con más detalle algunos aspectos a considerar en cuanto a contactos, formularios, blogs, CTA, plantillas y reportes.

1. Contactos y sus propiedades

Aunque migrar los contactos de un software de marketing a otro parece sencillo, la verdad es que puede llegar a ser un proceso susceptible de errores. No se trata solo de exportar e importar un archivo CSV con la lista de contactos, pues debes tener en cuenta las siguientes acciones para una migración exitosa:

  • Crear las propiedades deseadas en la nueva plataforma y hallar cómo se importan a esta las de los contactos exportados. 
  • Comparar el nombre de dichas propiedades entre la nueva y la antigua herramienta, pues en algunos casos sus nombres deben ser iguales para evitar errores.
  • Determinar la compatibilidad entre algunos formatos. Por ejemplo, los de fechas pueden variar de un sistema a otro.

Adicionalmente, debes prestarle mucha atención a todos aquellos datos de tus contactos que no están guardados como “propiedades” en tu herramienta habitual. Puede ser el caso de los historiales de actividad o información sobre el engagement. Dichos datos, al no estar como propiedades, no se podrán migrar a la nueva herramienta. 

En este caso, debes plantearte la posibilidad de convertir esa información en propiedades dentro de la antigua herramienta antes de comenzar la migración.

Como ves, el proceso requiere de un especial cuidado. Por ello, y para evitar inconvenientes, lo más indicado es que realices distintas pruebas de migración con pequeñas cantidades de contactos antes de comenzar con todo el proceso a gran escala.

herramienta de marketing MailchimpExportar contactos en Mailchimp

2. Formularios

El momento de migrar los formularios es una buena oportunidad para depurar y optimizar. Para ello, todo depende de las características de tu antigua y de tu nueva plataforma de marketing. Por ejemplo:

  • En tu software anterior puede que te haya sido necesario crear un formulario distinto para cada landing page, pues solo así era posible medir las conversiones.
  • Sin embargo, en tu nuevo software puede que las conversiones se logren medir incluso con un único formulario para todas las landing pages.

En este caso, no te será necesario migrar todos tus formularios anteriores, pues la versatilidad de tu nuevo sistema te permite aprovechar un solo formulario para distintos propósitos.

3. Blogs y sus contenidos

La mayoría de las herramientas de marketing con funcionalidades de Content Management System (CMS) te permiten exportar e importar un archivo XML, el cual contiene casi la totalidad de los contenidos del blog.

Sin embargo, aunque con estos archivos es posible migrar eficazmente elementos como los títulos y los textos de los post, a veces pueden no ser muy efectivos para otros ítems como:

  • Categorías
  • Etiquetas
  • Fechas de publicación
  • Autores
  • Ratings
  • Tiempos de lectura
  • Información SEO

Por lo tanto, lo más indicado es que realices varias pruebas de migración con una pequeña cantidad de posts. Solo de esta manera puedes tener la seguridad de qué puedes migrar y qué no mediante los archivos .xml.

Así puedes tener una previsión para incorporar en tu nuevo sistema aquellos elementos que no puedes migrar automáticamente.

Aquí puedes aprender cómo migrar las publicaciones del blog desde WordPress a HubSpot y viceversa, cómo migrar desde HubSpot a Wordpress.

herramienta de marketing Wordpress exportarExportar contenidos de WordPress

herramienta de marketing Wordpress importarImportar contenidos de WordPress

herramienta de marketing HubSpot importar

Importar contenidos en HubSpot

4. CTA

La forma de migrar las calls to action dependerá del tipo de herramienta de marketing que hayas estado utilizando. Hay plataformas que, nativamente, no permiten crear CTA. De esta manera, quizás hayas tenido que crearlas colocando una imagen hipervinculada con un link. Por otro lado, tu nuevo software puede que sí te permita la creación nativa de CTA.

En estos casos, durante la migración puedes sustituir las CTA antiguas con CTA nuevas, siendo estas últimas mucho más funcionales. Una técnica para llevar a cabo este proceso es realizar un “search & replace” en la base de datos, a través del cual buscas los códigos de las CTA anteriores y los sustituyes por los códigos de las nuevas CTA.

New Call-to-action

5. Plantillas

Dentro de las herramientas de marketing existen plantillas para gran cantidad de elementos: landing pages, páginas de agradecimiento, emails, formularios y demás. Estas plantillas nos permiten ahorrar tiempo y homogeneizar diseños.

Sin embargo, la versatilidad de estos recursos varía entre un software y otro. Por lo tanto, debes investigar cuántas opciones te ofrecen las plantillas en tu nueva plataforma. Pues lo ideal es que estas, al ser modificadas, actualicen de manera automática todos los elementos a los cuales están asociadas.

Por ejemplo, si haces rebranding de la marca y cambias el logo, tendrás que reemplazar dicho logo en todas las páginas que hayas creado. Para ello, puede que tu nueva herramienta te permita sustituir el logo solo en una plantilla y esta, a su vez, se encargue de actualizarlo automáticamente en todas las páginas asociadas a esa misma plantilla.

Sin embargo, dicha funcionalidad no es posible en todas las plataformas de marketing. En este último caso, tendrás que actualizar el logo en cada página por separado.

4. Reportes analíticos

Los reportes e informes analíticos poseen información estratégica de gran importancia sobre tus campañas. Por ejemplo, los niveles de engagement, las interacciones mediante emails, la efectividad de los posts, las visitas a la web o la generación de leads, entre otros. 

Cada plataforma de marketing se encarga de generar sus propios reportings mediante sus sistemas de analítica. Por lo tanto, difícilmente esta información pueda migrarse de una herramienta a otra.

Sin embargo, lo que sí puedes (y debes) hacer es exportar dichos reportes y guardarlos en un lugar seguro y accesible. Así sigues teniendo acceso a esta información tan importante, aunque no sea directamente a través de tu nuevo software de marketing. 

¿Qué necesita tu web para conseguir más tráfico, leads y ventas? Descúbrelo en  este PDF

Segundo paso para migrar: ejecuta el proceso de migración

Después de preparar todos los elementos, el segundo paso es ejecutar la migración de una herramienta de marketing a otra, iniciando así el proceso práctico estipulado en tu hoja de ruta.

Para comenzar, primero realiza el set-up básico en tu nueva plataforma. Es decir, ajusta todas aquellas configuraciones primordiales e indispensables. Luego, el proceso de migración será distinto según los dos posibles casos siguientes:

  • Ambas plataformas de marketing están simultáneamente disponibles: si puedes tener las dos plataformas disponibles al mismo tiempo, entonces el proceso de migración puedes realizarlo de manera normal entre una y otra.
  • Ambas plataformas no están disponibles al mismo tiempo: si las dos plataformas no pueden estar disponibles al mismo tiempo, entonces primero debes exportar y guardar todo el material desde tu antigua herramienta, para luego importarlo a tu nuevo sistema. En este sentido, te recomendamos lo siguiente:
    • Para los contactos, puedes exportarlos mediante un documento CSV.
    • Para contenidos como landing pages y correos electrónicos, puedes descargar el código HTML y también hacer una captura de pantalla. Esto último con el fin de tener un registro visual del aspecto original.
    • En cuanto al blog y los posts publicados, puedes descargarlo todo mediante un archivo .xml.
    • Los archivos (imágenes, PDF, etc.) podrás descargarlos en carpetas.
    • Según el tipo de información restante, puedes anotarla (como el caso de los criterios de listas) o hacer capturas de pantalla (como el caso de los workflows).

herramienta de Marketing Cloud workflowWorkflow en Marketing Cloud

herramienta de marketing HubSpot workflowWorkflow en HubSpot

¿Cuál debe ser el orden de los elementos al migrar de una herramienta de marketing a otra?

En el momento de migrar de una herramienta de marketing a otra es necesario aplicar cierto orden para mantener la funcionalidad de los elementos. La idea es migrar primero aquellos que son necesarios para los siguientes.

Por ejemplo, para replicar una landing page será necesario haber migrado ya los formularios, y para los formularios habrá sido necesario que ya tuvieses migradas las propiedades.

En este sentido, el orden recomendado para la migración de los elementos es el siguiente:

  1. Plantillas
  2. Archivos
  3. Calls to action
  4. Propiedades
  5. Formularios
  6. Emails, landing pages, páginas de agradecimiento y demás páginas
  7. Blog
  8. Listas
  9. Workflows
  10. Contactos

Último paso de la migración: revisa los resultados

El último paso para garantizar una migración exitosa es la revisión de los resultados. Es necesario que estés seguro de que todo el contenido se ha migrado correctamente y de que puedes disponer de este al 100% desde tu nuevo software de marketing.

Comprueba que aquello que transferiste de forma automática no posee errores o incompatibilidades de algún tipo. Revisa también aquellos elementos susceptibles de modificaciones y toma las acciones debidas. Por ejemplo, si las URL de tus posts cambiaron, entonces tendrás que hacer las redirecciones correspondientes desde las antiguas URL hacia las nuevas.

New Call-to-action

Otras maneras de realizar la migración de una herramienta de marketing a otra

Algunas de las marcas más grandes de plataformas de marketing ofrecen servicios de migración desde otros softwares a los de estas. Así, al optar por este servicio, todo el proceso es realizado por un equipo de expertos internos de la empresa de tu nueva plataforma. 

También, en el mercado hay sistemas en la nube que realizan migraciones de manera automática entre un software y otro. Por ejemplo, CMS2CMS, el cual ofrece transferencias entre más de 20 plataformas. Sin embargo, la incertidumbre sobre los resultados puede ser alta. Será tu deber vigilar detalladamente que todo quede funcionando al 100%, tal como lo deseas.

Por otro lado, puedes contratar agencias especializadas en herramientas de marketing. Para ello debes estar seguro de que la agencia que escojas tiene una sólida trayectoria en la prestación de este tipo de servicios.

Como verás, el menú de opciones para tu migración es variado. Sin embargo, recuerda que lo importante no es migrar rápidamente, sino de forma segura y óptima. 

¿Te quedó alguna duda sobre el proceso de migración? Ciertamente es largo y, a veces, complejo. ¡Así que coméntame cuál es tu duda y con gusto te orientaré al respecto!

New Call-to-action

 

También te pueden interesar...

Google BERT: ¿qué es? ¿Cómo funciona? ¿Qué hacer en SEO? [+ebook]
Black Friday: 10 ideas de marketing para sacarle partido
¿Qué es Google My Business y cómo funciona?

¿Y tú qué opinas? ¡Déjanos aquí tus comentarios!

Suscríbete al Blog
Suscríbete por email y recibe además un pack de bienvenida con nuestros 5 mejores artículos