Qué es un webinar, cómo funciona y cómo crearlo

Un webinar (una combinación de las palabras "web" y "seminar") es básicamente un seminario que se realiza en línea. Puede tratar sobre prácticamente cualquier tema y está diseñado para enseñar, informar o interactuar con una audiencia. Pero lo que realmente lo diferencia de otros formatos digitales es la interacción en tiempo real: los asistentes pueden hacer preguntas, compartir ideas e incluso participar en encuestas, todo desde la comodidad de su casa.

Imagina un evento en persona, pero sin necesidad de desplazamientos ni salas llenas de gente. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet, y puedes llegar a cientos o miles de personas al mismo tiempo. Es una manera eficiente de transmitir tu mensaje y captar la atención de quienes realmente están interesados en lo que tienes que ofrecer.

¿Para qué sirve un webinar?

Probablemente te estés preguntando: "Vale, pero ¿para qué puedo usar un webinar?". La respuesta corta es: para mucho. La respuesta larga… bueno, aquí va:

Educar a tu audiencia

¿Tienes un conocimiento o experiencia que compartir? Los webinars son perfectos para enseñar algo nuevo a tu público, ya sea una técnica, un concepto o un proceso.

Mostrar tu producto o servicio

Si tienes algo que ofrecer, ¿qué mejor manera de explicar cómo funciona que mostrándolo en acción? Además, puedes responder preguntas en el momento, lo que genera confianza.

Generar leads

Ofrecer un webinar de forma gratuita a cambio de los datos de contacto es una estrategia infalible para atraer a personas interesadas en lo que haces.

Fidelizar clientes

Los webinars son una forma fantástica de mantener a tus clientes involucrados y satisfechos al ofrecerles contenido exclusivo.

Sustituir eventos presenciales

Si organizar un evento en persona no es posible o es demasiado costoso, un webinar es la alternativa ideal. Puedes llegar a un público amplio sin las limitaciones logísticas.

Características de un webinar

¿Qué hace que un webinar sea único y tan popular en el marketing digital? Vamos a entrar en detalles.

Los webinars destacan por:

• Interacción en tiempo real: a diferencia de otros formatos digitales, los asistentes pueden participar activamente con preguntas, encuestas y comentarios.
• Accesibilidad universal: da igual dónde estés; si tienes conexión a Internet, puedes participar.
• Alta escalabilidad: puedes llegar a audiencias pequeñas y nicho, o a miles de personas al mismo tiempo.
• Formato flexible: puedes realizarlo en directo, pregrabado o incluso ofrecer una mezcla de ambos.
• Enfoque personalizado: permiten abordar temas específicos que realmente interesan a tu audiencia.

Elementos de un webinar

Para que un webinar sea realmente efectivo, necesita contar con algunos elementos básicos pero imprescindibles. Aquí te los dejamos:

Una landing page atractiva

Este será el punto de entrada para que las personas se inscriban. Tiene que ser clara, sencilla y explicar por qué no pueden perderse tu webinar.

Un correo de invitación convincente

Asegúrate de enviar una invitación que despierte interés. Sé breve, pero impactante.

La plataforma adecuada

No todas las herramientas para webinars son iguales. Elige una que se ajuste a tus necesidades y a la cantidad de asistentes que esperas.

Un presentador experto

Tener a alguien que sepa del tema no solo mejora la experiencia, sino que también genera confianza.

Contenido que aporte valor

El tema debe estar diseñado pensando en las necesidades e intereses de tu público.

Cómo crear un webinar exitoso

Si estás pensando en organizar un webinar y no sabes por dónde empezar, ¡tranquilo! Aunque pueda parecer un reto, planificar un webinar exitoso no es complicado si sigues los pasos adecuados. Aquí te explico, paso a paso, cómo hacerlo para que captes la atención de tu audiencia, ofrezcas contenido de calidad y consigas resultados reales.

Paso 1: Define tu objetivo y conoce a tu audiencia

Antes de lanzarte a organizar el webinar, hazte esta pregunta: ¿qué quiero conseguir?

Como hemos visto, un webinar puede tener múltiples propósitos, y tener esto claro desde el principio te ayudará a diseñar todo lo demás. 

Pero ojo, también es fundamental conocer a tu audiencia. Pregúntate:

• ¿Qué temas les interesan?
• ¿Qué problemas tienen que podrías ayudarles a resolver?
• ¿Cómo prefieren recibir la información (ejemplos prácticos, datos concretos, etc.)?

Mientras más específico seas, más impacto tendrá tu webinar. Si no estás seguro del tema, lanza una encuesta rápida en tus redes sociales o lista de correos para preguntar directamente a tu audiencia.

Paso 2: elige la plataforma adecuada

No todas las plataformas son iguales, y la elección dependerá de tus necesidades. Por ejemplo, si tu webinar será pequeño y sencillo, Google Meet puede funcionar perfectamente. Pero si planeas algo más grande, con cientos de asistentes o herramientas avanzadas, considera plataformas como Zoom, WebinarJam o GoToWebinar. 

Además, debes considerar los seguintes puntos al elegir una plataforma:

• ¿Cuántas personas esperas que asistan?
• ¿Necesitas grabar el webinar para usarlo después?
• ¿Vas a usar encuestas, chat en vivo o sesiones de preguntas y respuestas?

Independente de todo, siempre prueba la plataforma antes del evento. Esto te dará tranquilidad y evitará sorpresas desagradables.

Paso 3: diseña una landing page atractiva

La landing page será la primera impresión que tu audiencia tendrá de tu webinar. Aquí es donde se registrarán, así que asegúrate de que sea clara, profesional y atractiva. 

Incluye estos elementos clave:

1. Título llamativo: explica de qué va el webinar en pocas palabras. Por ejemplo: "Cómo aumentar tus ventas en línea en 30 días".
2. Beneficios claros: resalta qué aprenderán los asistentes. Piensa en lo que les interesa y hazlo irresistible.
3. Formulario de registro sencillo: pide solo los datos necesarios (nombre, email y tal vez el cargo profesional).
4. Llamado a la acción visible: asegúrate de que el botón de registro sea llamativo y esté en un lugar estratégico.

Paso 4: promociona tu webinar

Aquí viene la parte de atraer asistentes. Piensa en la promoción como la clave para que el esfuerzo de organizar el webinar valga la pena. Usa diferentes canales para llegar a tu audiencia:

• Correo electrónico: envía una invitación personalizada a tus suscriptores. Asegúrate de incluir un enlace directo a la landing page.
  • Consejo práctico: envía recordatorios. Muchas personas se inscriben, pero luego se olvidan. Programa recordatorios por email, como mínimo, un día antes y una hora antes del evento.
• Redes sociales: diseña publicaciones atractivas y usa historias o reels para generar más alcance.
• Colaboraciones: si trabajas con influencers o socios comerciales, invítalos a promover el evento.

Paso 5: crea un contenido irresistible

El contenido es el corazón de tu webinar. Necesitas estructurarlo de forma que sea claro, valioso y mantenga a tu audiencia enganchada de principio a fin. Aquí tienes una idea de cómo organizarlo:

1. Introducción (5-10 minutos):

• Preséntate (o presenta al orador) y explica por qué este tema es importante.
• Menciona brevemente qué aprenderán los asistentes.

2. Contenido principal (30-40 minutos):

• Divide la información en secciones claras.
• Usa ejemplos prácticos o estudios de caso.
• Incluye gráficos, imágenes o diapositivas para que sea visualmente atractivo.
• Evita que el webinar sea un monólogo. Haz preguntas al público, lanza encuestas en vivo o interactúa para mantener su atención.

3. Preguntas y respuestas (10-15 minutos):

• Abre el chat para que los asistentes puedan hacer preguntas.
• Responde de manera clara y directa.

Paso 6: realiza pruebas antes del gran día

No dejes nada al azar. Una buena preparación puede marcar la diferencia entre un webinar exitoso y un desastre técnico. Antes del evento:

• Prueba tu conexión a Internet.
• Revisa que la cámara y el micrófono funcionen perfectamente.
• Haz una simulación completa del webinar, incluyendo diapositivas, videos y encuestas.
• Si tienes un equipo, asigna roles. Por ejemplo, alguien puede encargarse del chat mientras tú te concentras en la presentación.

Paso 7: ejecuta el webinar como un profesional

¡Es el momento del evento! Aquí van algunos consejos para que todo salga perfecto:

• Sé puntual: empieza a tiempo y agradece a los asistentes por estar allí.
• Mantén la energía: habla con entusiasmo y usa un lenguaje claro y cercano.
• Interactúa con tu audiencia: anima a los asistentes a participar haciendo preguntas o respondiendo encuestas.

Paso 8: Haz un seguimiento

Cuando termine el webinar, no te olvides de tus asistentes. Envía un correo de agradecimiento, incluye el enlace a la grabación y pregunta por su feedback.

Organizar un webinar puede parecer mucho trabajo, pero con esta guía, tienes todo lo que necesitas para hacerlo de manera efectiva.

7 consejos para aumentar la calidad de un webinar

Para aumentar su calidad y ganar en eficacia, a la hora de diseñar, elaborar e impartir tu webinar te recomendamos el seguimiento de estos tips:

1. Definir muy bien tanto el tema principal como los secundarios, los objetivos y el público al que va dirigido.
2. El webinar debe ser educativo y con un cierto grado de formalidad, pero al mismo tiempo también ameno y visual, por lo que debe incluir esquemas y presentaciones.
3. Mantener la atención del cliente con casos prácticos, ejemplos y, si es posible, anécdotas interesantes.
4. La estructura del webinar debe ir de lo general a lo particular, explicando en primer lugar los conceptos clave y, a continuación, irlos desarrollando.
5. Anima a los asistentes a implicarse y participar con preguntas y dudas, y tómate el tiempo necesario para responder adecuadamente a cada una de ellas. Ten en cuenta que los asistentes pueden ser clientes potenciales.
6. Un webinar no debe ser demasiado largo, pero tampoco excesivamente breve. Una exposición de 40-45 minutos y unos 15-20 minutos más para interactuar con los usuarios se considera ideal.
7. No te olvides de cerrar el webinar con una llamada a la acción, donde el usuario pueda descargar información adicional, apuntarse a otros webinars o recibir una oferta comercial. Recuerda que todo forma parte de tu estrategia de marketing.

Plataformas para webinars

Elegir la plataforma adecuada es uno de los pasos más importantes para garantizar el éxito de un webinar. Cada herramienta tiene características específicas que se adaptan mejor a ciertos tipos de eventos o necesidades, ya sea un seminario pequeño, una demostración para miles de personas o una capacitación interna. Aquí te presentamos las opciones más populares y sus principales ventajas:

1. Zoom

Zoom es probablemente una de las plataformas más conocidas y utilizadas para webinars. Su versatilidad la hace ideal tanto para eventos pequeños como para grandes conferencias virtuales. Algunas de sus características destacadas incluyen:

• Capacidad de asistentes: Ofrece planes que permiten hasta 10,000 asistentes para webinars masivos.
• Interacción en tiempo real: Herramientas como encuestas, preguntas y respuestas, y salas de grupos pequeños (breakout rooms).
• Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva que permite que incluso los usuarios menos técnicos puedan participar sin problemas.
• Grabación y análisis: Posibilidad de grabar el evento para compartirlo después y herramientas para analizar la participación.

Zoom es perfecta para empresas que buscan una solución confiable, sin importar el tamaño de su audiencia.

WebinarJam

WebinarJam es una plataforma diseñada específicamente para el marketing digital. Se ha convertido en una de las favoritas entre los profesionales que buscan generar leads o vender productos a través de webinars. ¿Qué la hace especial?

• Optimización para ventas: Incluye herramientas para mostrar ofertas en tiempo real y botones de compra durante el evento.
• Alta personalización: Permite personalizar el diseño del webinar para alinearlo con la marca.
• Automatización: Soporte para webinars pregrabados o híbridos, lo que facilita la escalabilidad.
• Seguimiento posterior: Funcionalidades avanzadas para enviar correos de seguimiento y automatizar el contacto con los asistentes.

Si tu objetivo es utilizar los webinars como una herramienta de ventas, WebinarJam es una excelente opción.

Esta plataforma es conocida por ser una de las más robustas y confiables, especialmente para empresas que necesitan funcionalidades avanzadas. Está diseñada para sesiones profesionales y formaciones internas. Sus puntos fuertes son:

• Funciones avanzadas de análisis: Permite obtener informes detallados sobre el comportamiento y participación de los asistentes.
• Estabilidad: Ideal para empresas que priorizan la calidad y la estabilidad del evento, incluso con grandes audiencias.
• Integraciones: Compatible con herramientas de marketing y CRM para una gestión más eficiente de los leads.
• Soporte técnico: Ofrece asistencia al cliente destacada, lo que es crucial para eventos corporativos importantes.

GoTo es la elección perfecta para empresas que buscan un entorno profesional y sin complicaciones técnicas.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma que combina videollamadas, chat y gestión de archivos, y también es una excelente opción para webinars, especialmente en entornos corporativos. Algunas de sus ventajas son:

• Integración total con Microsoft 365: Esto facilita la colaboración y la gestión de documentos relacionados con el webinar.
• Seguridad de nivel empresarial: Garantiza la protección de los datos, algo fundamental para empresas que manejan información confidencial.
• Capacidad para eventos grandes: Admite hasta 20,000 asistentes en sus planes más avanzados.
• Interacción profesional: Funciones como encuestas, preguntas y sesiones de chat moderadas.

Microsoft Teams es ideal para empresas que ya utilizan herramientas de Microsoft y buscan una experiencia unificada.

Google Meet

Google Meet es una opción más sencilla pero muy funcional, ideal para quienes buscan organizar webinars pequeños sin complicarse demasiado. Entre sus características destacadas están:

• Simplicidad: Su facilidad de uso lo convierte en una gran opción para usuarios con poca experiencia técnica.
• Integración con Google Workspace: Se sincroniza perfectamente con Gmail y Google Calendar, lo que facilita la gestión de invitaciones y recordatorios.
• Acceso rápido: Los asistentes pueden unirse fácilmente con un enlace, sin necesidad de instalar software adicional.
• Costo accesible: Una opción económica en comparación con otras plataformas.

Google Meet es una excelente alternativa para pequeñas empresas, emprendedores o quienes buscan una solución directa y eficiente.

Fuente de la imagen: Google Meet

Ejemplos de webinars exitosos de empresas

Los webinars han demostrado ser una herramienta clave para muchas empresas que buscan conectar con su audiencia, educar a clientes y destacar en sus sectores. Veamos algunos ejemplos concretos de cómo grandes marcas los han utilizado de manera estratégica y efectiva:

HubSpot: formación en marketing digital y ventas

HubSpot, líder en marketing digital, utiliza los webinars como un pilar fundamental en su estrategia de contenido. Estos seminarios web suelen centrarse en temas como:

• Estrategias para mejorar la generación de leads.
• Optimización de campañas de inbound marketing.
• Uso efectivo de herramientas de CRM.

Lo que hace que sus webinars sean tan exitosos es su enfoque educativo. Cada sesión está diseñada para resolver problemas específicos de los asistentes, ofreciendo consejos prácticos y recursos descargables como guías y plantillas. Además, al final de cada webinar, suelen incluir una llamada a la acción (CTA) que invita a los asistentes a probar sus productos o servicios.

LinkedIn: capacitación para profesionales y empresas

LinkedIn ha sabido aprovechar los webinars para ayudar tanto a empresas como a usuarios individuales a maximizar el uso de su plataforma. Sus seminarios web abarcan temas como:

• Cómo crear perfiles atractivos que capten la atención de reclutadores.
• Estrategias avanzadas para anuncios en LinkedIn Ads.
• Consejos para empresas que buscan potenciar su marca empleadora.

Estos webinars destacan por ser muy interactivos y dirigidos a públicos específicos. Por ejemplo, ofrecen sesiones exclusivas para reclutadores, vendedores o especialistas en marketing. Este enfoque segmentado garantiza que el contenido sea altamente relevante para cada tipo de audiencia.

Salesforce: casos de éxito y educación para clientes

Salesforce, una de las principales empresas de software CRM, utiliza webinars tanto para captar nuevos clientes como para educar a los actuales. Entre sus temas más populares se encuentran:

• Demostraciones en vivo de sus productos.
• Historias de éxito de clientes que han transformado sus negocios con Salesforce.
• Talleres prácticos sobre cómo automatizar procesos de ventas y marketing.

Un punto fuerte de los webinars de Salesforce es su capacidad para mostrar el impacto real de sus soluciones, combinando datos tangibles con testimonios de clientes. Esto no solo refuerza la confianza en su marca, sino que también inspira a los asistentes a implementar estrategias similares.

Adobe: inspiración creativa para diseñadores

Adobe organiza webinars que no solo presentan sus productos, como Photoshop o Premiere, sino que también se enfocan en inspirar a los creativos. Entre sus temáticas más populares están:

• Técnicas avanzadas de diseño gráfico y edición de vídeo.
• Consejos para freelancers que buscan mejorar su productividad.
• Historias de éxito de artistas y diseñadores que usan sus herramientas.

Lo que diferencia los webinars de Adobe es su enfoque en la creatividad. Cada sesión no solo enseña el uso de sus herramientas, sino que también busca inspirar a los asistentes a explorar nuevas posibilidades creativas.

El webinar como elemento importante de tu estrategia de contenidos

Un webinar no deja de ser un tipo de contenido, con la particularidad y ventaja de que, al tratarse de un formato distinto al típico artículo, guía o ebook, tiene las siguientes características diferenciales y ventajosas.

• El webinar es un contenido diferente, original e impactante.
• El formato webnar permite interactuar directamente con el usuario (posible cliente potencial), lo que ayuda a establecer relaciones intensas y duraderas.
• Al establecer una relación muy directa con el usuario (mediante chats, audio o videoconferencia), es posible detectar sus necesidades y resolver sus dudas o problemas (pain).
• Facilita la explicación de conceptos complejos o que conviene matizar, al fin y al cabo se trata de una formación online.
• Un webinar es un medio ideal para lograr la conversión a leads, que además estarán cualificados en su mayoría por haber mostrado un importante interés por el tema.
• Un webinar es muy flexible, permite colocar llamadas a la acción para seguir en contacto con los clientes y enviarles otros contenidos y hasta ofertas comerciales.
• Una ventaja adicional de los webinars online es que permiten reaprovechar el contenido. Con la información generada con el mismo, podemos nutrir nuestro blog y redes sociales con posts de calidad y diferentes, y también nos puede servir para elaborar contenidos descargables, como guías, ebooks, whitepapers, infografías o presentaciones.

Desde ya, te animamos a incluir webinars en tus estrategias de contenidos (si quieres aprender más sobre este tipo de estrategias, descárgarte el ebook gratuito Contenidos: el pilar del inbound marketing) por tratarse de un formato asequible que te permite aprovechar tus conocimientos o los de un experto, al tiempo que estrechas lazos con posibles clientes u otros profesionales.

Publicado originalmente el 28 de enero de 2017 y actualizado el 13 de enero de 2024.

Revisado y validado por Sarah Vercheval, Directora de Marketing en InboundCycle.