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S&OP: ¿cómo alinear los departamentos de ventas y operaciones?

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La alineación entre los departamentos de ventas y operaciones de cualquier empresa es fundamental si esta quiere vender más. Es cierto que hay departamentos que deben estar más alineados con otros, pero esto no implica que no sea necesaria una alineación conjunta.

Pero… ¿qué significa exactamente la alineación entre departamentos? Como el propio nombre indica, alinearse significa ir a la par, perseguir el mismo objetivo: tener una alianza estratégica para conseguir un fin común.

¿Por qué es importante alinear Ventas y Operaciones?

¿Sabías que actualmente el 68% de las empresas piensa que existe un desalineamiento entre departamentos? Un estudio de supply chain del Global Summit Survey lo indica, señalando que un 37% de los negocios están más focalizados en Ventas y un 31%, en cambio, más en Operaciones (Sales Operations).

Este desalineamiento puede tener un gran impacto en las empresas y negocios, como veremos más adelante.

abilityS&OP

Otro estudio del Cross-Survey Analysis constata la gran diferencia o “gap” entre cómo de importante es esta alineación entre Sales Operations y cómo es después la realidad.teamalignment

Finalmente, en este mismo estudio también nos encontramos con datos similares que confirman que cuánto más alineados están estos departamentos, más rotación positiva de inventario encontramos.

relationshipTeniendo en cuenta estos datos y la importancia que se le otorga a la coordinación de estos departamentos, ¿qué solución encontramos? ¿Cómo podemos conseguir esta alineación? La respuesta es el S&OP (Sales and Operations Planning).

¿Qué es el S&OP Planning?

El Sales and Operations Planning (S&OP) es una metodología de planificación que tiene como objetivo conciliar los pronósticos con los requerimientos financieros y logísticos. Este método surgió como respuesta ante la falta de comunicación entre los departamentos de las empresas.

El S&OP funciona como un plan que involucra a todas las áreas de la organización e integra los planes de marketing dentro del proceso de administración de la cadena de suministro. Esto se hace con el fin de conseguir los objetivos establecidos anteriormente y observar su cumplimiento o reformulación periódicamente.

¿Cuáles son sus principales beneficios?

  • Mejora la transparencia entre departamentos
  • Fomenta el trabajo en equipo
  • Impulsa la comunicación, creando un canal institucional a través del responsable de la coordinación del proceso.
  • Mejores procesos de toma de decisiones: el proceso de decisión se hace con mejor información, con menos esfuerzo y en menos tiempo.
  • Mayor control: al tener un tablero de indicadores que atraviesa a las áreas operativas e incluye las mediciones de resultado de negocio.
  • Óptima coordinación: el manejo de información única y un canal formal de comunicación impactan positivamente en la coordinación de la empresa.
  • Visión de futuro: el propósito del ejercicio de planificación es proyectar los riesgos y oportunidades del negocio hacia un futuro a medio plazo, logrando impulsar conversaciones relevantes para promover la proactividad y evitar caer en solo ser reactivos.
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¿Cuáles son los principales pasos para elaborar un S&OP?

En todo S&OP es fundamental seguir una serie de pasos que nos permitirán, mes a mes, ir alineando de forma óptima nuestros departamentos de ventas y operaciones hasta conseguir su perfecta coordinación. ¿Cuáles son estos pasos a seguir?

pasos

  1. Forecasting: recogida de datos para poder hacer una previsión de futuro, teniendo en cuenta pronósticos estadísticos y factores externos como la industria, los clientes, la competencia, etc. 
  2. Demand planning: analizar las previsiones y hacer ajustes de acuerdo a la demanda y recursos del producto.
  3. Supply planning: en este punto, finanzas, operaciones y compras evalúan su capacidad y determinan las barreras a nivel de empleados, máquinas, proveedores, etc. que puedan existir para generar un supply plan.
  4. Pre-S&OP meeting: los directores de finanzas, ventas, marketing, operaciones, compras, producto y RR. HH. se reúnen para colaborar.  En esta reunión, se comparan las previsiones de la demanda con los supply plans para ver el impacto financiero de los planes establecidos. 
  5. Executive S&OP meeting: dirección se reúne para analizar las previsiones, planes y recomendaciones que se han trabajado. Finalmente, se aprueba un plan final de S&OP.
  6. Implementación: una vez aprobado el plan, es hora de implementarlo. A medida que se va llevando a la práctica el S&OP, se tienen que ir evaluando los resultados para asegurar el éxito del plan.

Para ayudarte a seguir estos pasos con éxito, te recomendamos usar alguna herramienta como Oracle S&OP Cloud o SAP Integrated Business Planning.

oracle

sap

¿Qué problemas típicos nos encontramos en un S&OP?

En la implementación de un S&OP, es clave tener en cuenta todos los elementos del proceso para evitar caer en los errores más típicos: la recolección de datos erróneos, las asunciones equivocadas y los modelos incorrectos.

Para no llegar a ese punto, como decíamos, es imprescindible que todas las partes del proceso se tengan presentes:

  • Actividades definidas y calendarizadas
  • Participación interfuncional
  • Responsabilidades identificadas
  • Ejecución según calendario
  • Reuniones estructuradas
  • Indicadores del proceso
  • Tecnología para su implementación
  • Alinear sistemas de medición y recompensa
  • Facultar a los participantes para tomar decisiones
  • Implementar la metodología según el nivel de madurez adecuada
  • Involucrar a la alta gerencia

¿Y si mi empresa es de servicios?

Hasta ahora, hemos hablado de qué sucede en las empresas de productos cuando sus departamentos de ventas y operaciones se alinean (o no). Pero… ¿y si tu empresa es de servicios?

En ese caso, es primordial que ventas y operaciones también estén bien alineadas por otro motivo: identificar a la perfección en qué punto del proceso se encuentra el usuario y así encontrar puntos de up/cross selling de otros servicios o productos.

cycleCuando existe buena comunicación entre estos dos departamentos, el departamento de operaciones, que será el ejecutor, podrá traspasar oportunidades comerciales al de ventas. Es necesario fijar bien los incentivos de cada departamento para asegurar su foco: ventas naturalmente tendrá como prioridad vender, mientras que operaciones deberá ejecutar, pero siempre atento a las oportunidades comerciales.

En resumen, recuerda que alinear bien los departamentos de ventas y operaciones (sales & operations) es clave para el éxito de tu negocio, así que si tu intención es vender más, tanto en productos como en servicios, prepara un buen plan de S&OP y no caigas en los errores típicos al crear el sistema. Y lo más importante de todo: ¡comunícate mucho!

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