Se você tem uma equipe comercial atuando em sua empresa para atingir os objetivos propostos e aumentar as vendas, é importante medir o desempenho deste trabalho, ou seja, medir os KPIs de vendas.
O mundo dos negócios é muito complexo, principalmente quando se trata de oportunidades de crescimento. É necessário equilibrar despesas e benefícios, mas também é preciso saber onde focar os esforços.
É importante estar sempre analisando o estado atual da empresa, entender qual é a porcentagem de sucesso das atividades de vendas, qual é o custo médio de aquisição do cliente, como a empresa está progredindo e como pode melhorar. Como analisar tudo isso? O primeiro passo é identificar os KPIs de vendas para tomar melhores decisões e ajustar as estratégias do negócio.
Para acompanhar resultados e identificar oportunidades de vendas, possíveis melhorias ou falhas, ter um dashboard é essencial. Você sabe qual é o tipo de painel mais adequado para sua empresa e qual KPI de vendas você precisa mensurar? Continue lendo para descobrir!
O que é um dashboard de vendas?
Um dashboard ou painel de vendas é a representação gráfica dos dados de vendas, métricas e KPIs que você gostaria de medir e rastrear. Tudo o que puder extrair desses dados, gráficos e relatórios serão úteis para melhorar o desempenho e a produtividade das equipes de vendas, rastrear potenciais oportunidades de negócios e aumentar as vendas e a receita.
Este painel deve ser capaz de filtrar as informações por períodos de tempo e permitir o acompanhamento em tempo real.
Por que os dashboards de vendas são importantes?
Os dashboards permitem ter controle real do que sua empresa está fazendo e o que está acontecendo no negócio: o que funciona e o que não funciona, onde estão os erros e acertos. Eles também ajudam a antecipar problemas antes que eles ocorram e tomar atitudes para resolvê-los.
Para contextualizar, deixo um exemplo abaixo:
Imagine que este mês você não esteja atingindo os objetivos traçados ou que as oportunidades nas quais você está trabalhando não irão avançar a tempo de fechar o mês com sucesso. Se você antecipar esse cenário a tempo, poderá implementar ações que ajudem a potencializar estas oportunidades e atingir as metas.
Por isso, ter um dashboard de vendas ajuda a tomar melhores decisões, realizar análises coerentes e fazer interpretações e previsões muito mais precisas.
Com um painel, todos da empresa podem ter uma visão objetiva dos mesmos dados. Todas as equipes vão trabalhar utilizando a mesma informação, o que permite compartilhar aprendizados e reduzir erros. Faz sentido, certo?
O que são KPIs de vendas?
Os KPIs de vendas são os dados com os quais pode-se avaliar o sucesso ou insucesso das ações e atividades realizadas. Desta forma, é possível analisar o desempenho das equipes e se o resultado corresponde ou não aos objetivos propostos no plano estratégico da empresa.
A sigla KPI vem do inglês "Key Performance Indicator", que, em português, significa "indicadores-chave de desempenho".
Em geral, qualquer empresa utiliza KPIs, pois são unidades de medida para monitorar as estatísticas mais importantes, comparar variáveis e verificar se os objetivos estão sendo atingidos em qualquer área, não apenas no comercial.
Quais são os KPIs de vendas?
Os principais KPIs de vendas vão depender do negócio, do setor e de outras variáveis. Porém, abaixo indico quais são os mais utilizados.
1. Número de oportunidades de negócios no funil de vendas
Analisar qual é a participação de oportunidades de negócio (ou leads) por período, levando em consideração tanto os dados por vendedor individual quanto como um todo. Assim você saberá se está próximo dos seus objetivos e qual a representatividade das vendas em relação a esses dados.
2. Volume de vendas
Se você tem um e-commerce que vende para diversos lugares, deve saber em quais áreas você consegue mais vendas, o que será muito útil se você quiser fazer promoções ou ofertas direcionadas.
Mas, além disso, se você tem loja física, é conveniente saber a diferença entre a venda por esse canal e a online. É recomendado comparar esse KPI com a taxa de conversão.
3. Taxa de conversão
É a taxa de conversão de leads em vendas ou leads qualificados em vendas que toma como referência o total de potenciais clientes durante um determinado período. Esta taxa pode ser aplicada para cada vendedor ou para toda a equipe em geral.
Outra métrica importante para acompanhar é: a cada quantos leads você fecha uma venda? Assim, além de conhecer o desempenho, com esse dado é possível detectar se é necessário desenvolver uma estratégia para conseguir leads mais qualificados.
4. Custo de aquisição do cliente (CAC)
Quanto você gasta em média para conseguir um cliente? Esse valor refere-se aos leads que são convertidos em clientes por meio do trabalho dos vendedores.
5. Ticket médio ou taxa de venda de cada vendedor
Se houver muita diferença entre os vendedores, descubra se aquele com menos vendas teve um lead menos qualificado e/ou que fez uma compra de menor valor.
6. Ciclo de vendas
O ciclo de vendas é o tempo necessário para fechar um lead desde o início do processo de vendas. Você sabe qual é a duração média do ciclo no seu negócio? Você pode comparar esse valor com a taxa de vendas de cada vendedor e ver qual ciclo de vendas gera o maior número de fechamentos.
7. Customer Lifetime Value (CLV)
Representa a receita total que a empresa espera de um único cliente, já que nem todos se comportam da mesma forma.
Com este KPI de vendas podemos conhecer o CAC (Custo de Aquisição do Cliente) máximo dentro do orçamento e o desempenho geral de um gerente de contas, pois conseguimos verificar até que ponto eles estão direcionando seus esforços para obter tal valor.
Eu recomendo que você dê uma olhada neste artigo para aprofundar o entendimento do KPI.
8. Outros KPIs de vendas
- Abandono no funil de vendas: detecte a etapa em que há mais abandonos.
- Número de vendas de novos clientes vs. clientes recorrentes.
- Taxa de respostas positivas de clientes em potencial vs. negativas quando os contatamos.
Como escolher seus KPIs de vendas? Faça as seguintes reflexões
Nem todos os KPIs de vendas analisados nos dashboards são igualmente úteis para os diferentes perfis profissionais dentro de uma empresa. Da mesma forma, você não pode medir todas as métricas simplesmente por medi-las.
É preciso analisar exatamente o que lhe interessa monitorar, quais informações o ajudarão a vender mais e melhor e fechar as vendas mais rápido. Acima de tudo, é preciso ter muito claro quais informações vão ajudar a aumentar a produtividade.
Para decidir qual KPI de vendas medir na empresa, você deve se fazer as seguintes perguntas:
1. Quem usará o dashboard de vendas?
Há diferentes necessidades no uso do dashboard de vendas dependendo do perfil e função do.
Abaixo listamos alguns possíveis usos:
- Vendedores: nesse caso, o painel será focado em acompanhar o progresso individual, os leads em aberto, o ciclo de vendas e todas as métricas que ajudam a fechar mais negócios e ser mais produtivo.
- Gerente de vendas: além dos painéis individuais de cada vendedor, você precisa ter também uma visão global da equipe para identificar o cumprimento dos objetivos, gargalos no processo de vendas, analisar onde sua equipe está falhando e como ela pode melhorar.
- Gerente de operações: esse perfil profissional estará mais interessado em acompanhar as oportunidades de negócios em aberto e a possibilidade de fechamento nos próximos meses. Isso permitirá entender quantos clientes provavelmente entrarão nos meses seguintes e fazer previsões mais assertivas. Dessa forma, você poderá organizar equipes internas de atendimento/projeto. Assim, você não é pego desprevenido! Imagine que, de repente, entrem 5 novos clientes e internamente não haja uma equipe preparada para gerenciá-los. Você não quer que isso aconteça, não é?
2. Quais métricas são revisadas nas reuniões de vendas e marketing?
Para responder a essa pergunta, você precisa saber sobre o que será discutido nas reuniões com as equipes de vendas e marketing. Dependendo do tema que estiver tratando, saberá quais dados mais interessa comentar em cada reunião.
3. O que é importante para a equipe de gestão?
A gerência provavelmente está interessada em dados de vendas mais concretos e diretos, não tanto em produtividade e métricas de desempenho. Eles vão querer saber quantas vendas foram fechadas e sua receita no mês, bem como a previsão para o próximo mês. Se os objetivos foram cumpridos, interessa saber também qual é a taxa de churn ( clientes perdidos), a taxa de retenção, etc.
4. Quais indicadores você precisa para tomar decisões?
É importante considerar as métricas que ajudam a encontrar um equilíbrio entre a quantidade de tempo ou dinheiro investido e os resultados obtidos.
Por exemplo, monitorar a taxa de conversão, o custo de aquisição por cliente ou o KPI de retenção de clientes é fundamental para saber o que e onde otimizar. Cada número pode ajudar a tomar uma série de decisões e estratégias que levam à melhoria.
5. Quais são os indicadores de produtividade e atividade de suas equipes de vendas?
Nesse caso, deve-se avaliar quais dados vão ajudar as equipes de vendas a ter melhor produtividade e desempenho.
Por exemplo, você pode medir:
- O tempo que os vendedores estão em uma ligação com um cliente.
- O volume de ligações que cada vendedor recebe em uma semana.
- O acompanhamento que fazem de seus leads: número e frequência de e-mails enviados, ligações de acompanhamento ou, em geral, número de tentativas que fazem antes de dar um lead qualificado como perdido.
Escolha seus KPIs de vendas com base em sua classificação
Estes são os tipos de indicadores de desempenho que podem ser classificados de acordo com sua natureza:
- KPIs de atividade para medir a produtividade e o desempenho dos vendedores: em quais atividades eles gastam seu tempo?
- Ligações: quantas chamadas são necessárias para fechar uma venda? Analise as ligações que cada vendedor precisa para fechar uma venda, bem como sua duração média.
- E-mails enviados para acompanhar clientes em potencial.
- E-mails recebidos de clientes potenciais.
- Interações positivas/negativas: para medir o engajamento dos leads e saber a possibilidade de fechamento de acordo com o tom ou a reação dos e-mails.
- Taxa de vendas de cada vendedor.
- Duração do ciclo de vendas de cada vendedor: quantas interações são necessárias para fechar uma venda?
- KPIs de vendas:
- Criação de novas oportunidades de negócios: para acompanhar o lead através do funil de vendas. Isso cobrirá desde o primeiro ponto de contato com o lead até que a venda seja fechada.
- Canais para geração de oportunidades comerciais: saber quais são os canais de entrada mais eficazes e quais as menos eficazes para poder otimizá-las.
- Pipeline - Funil de Vendas: é fundamental acompanhar a evolução dos leads em cada fase do processo de compra: você sabe onde eles estagnam mais ou em que ponto há maior interação? Qual é a razão para isso?
- Taxas de conversão nas fases de vendas: de todos os leads obtidos em um período de tempo, quantos se convertem em vendas?
- Duração do ciclo de vendas: é uma métrica que calcula quantos dias se passaram desde a primeira interação até o fechamento da venda. Por sua vez, será necessário avaliar quanto tempo decorre desde que apresentamos a proposta até à sua aceitação, quantas alterações existem nas propostas, quantas idas e vindas...
- CAC: conhecer o custo de aquisição do cliente.
- Abandonos no funil de vendas: análise no painel de vendas em quais fases e por quais motivos ocorre a perda de interesse dos leads. Quantos clientes em potencial que você tinha em aberto perdeu neste mês?
- Motivos de não venda: por que você perdeu oportunidades de negócios? Alguns dos motivos podem ser: modelo de negócio, orçamento, não ter interagido com o decisor de compra, não é o momento certo para o cliente, etc.
- Razões de ganho: considere o que fez com que o cliente fechasse a venda. Tal como acontece com as perdas, a resposta pode ser muito variada: a proposta de valor, a reputação da empresa, a estratégia de desconto e promoção que supera a concorrência, a forma de acompanhar o cliente em cada fase...
- KPIs para previsão
- Previsões: ter dados que ajudarão a fazer melhores interpretações e previsões de entradas de clientes. Você poderá ver quantos clientes estão prestes a fechar este mês para organizar as equipes internas e fazer um bom onboarding.
- Retenção de clientes: um painel que ajuda a entender quantos clientes você está retendo e quais estão prestes a ser perdidos. Desta forma, é possível tomar as decisões pertinentes para evitar a perda.
- Taxas de vendas upselling e cross-selling: compara a taxa de clientes que compram mais ou melhores produtos (em termos de quantidade ou preço) com a taxa de clientes que compram produtos complementares (e, portanto, maior variedade). Para fazer isso, acompanhe up-selling e cross-selling e você saberá quais produtos funcionam melhor com essas técnicas de vendas.
- Probabilidade de fechamento e renovação: dos clientes atuais, quais provavelmente comprarão com a sua empresa novamente? Analise o nível de satisfação do cliente com base nos dados de compra ou na taxa de retenção.
- KPIs de receita
- CLV (Customer Lifetime Value): considere quanto dinheiro cada um dos leads que estão no funil de vendas nos trará e quanto dinheiro cada um dos vendedores está trazendo para o negócio.
- Leads perdidos: tenha em mente quanto dinheiro é perdido com aqueles leads que entram no funil de vendas e acabam não fechando.
- Receita por vendedor
- Receita por produto/serviço: que serviços e produtos são mais vendidos e qual é o retorno do investimento de cada um deles?
Qual ferramenta escolher para medir KPIs de vendas?
Assim que soubermos quais KPIs de vendas acompanhar e por quê, o próximo passo é escolher uma ferramenta de vendas.
Não faz muito tempo que as empresas acompanhavam suas métricas utilizando apenas planilhas em programas como o Excel. Com o tempo e a evolução dos dados e dos negócios, as planilhas se tornaram bastante obsoletas.
Atualmente, existe uma infinidade de softwares à disposição para visualizar todos os dados relevantes em relação às atividades de vendas. No entanto, é importante escolher uma ferramenta de vendas que possa trazer de forma fácil e visual os KPIs de vendas que você pretende monitorar.
Se você já tem um CRM, ele pode ter a funcionalidade de gerar relatórios e criar dashboards . Qualquer que seja a tecnologia que você esteja usando, vale a pena dar uma olhada em algumas de nossas ferramentas favoritas para rastrear KPIs de vendas.
São elas:
Com essas ferramentas, você consegue visualizar todas as métricas de uma forma muito mais completa e intuitiva. Vamos ver como cada uma das ferramentas de vendas mencionadas acima pode ajudá-lo.
HubSpot
Sabemos que a HubSpot é uma ferramenta tudo em um. Em termos de vendas, ela não fica para trás: seu software de vendas permite fazer o seguinte:
- Criar relatórios e painéis personalizados para as diferentes equipes e vendedores, extraindo os dados diretamente do CRM.
- Conectar suas contas em outros aplicativos de dados como Google Analytics ou Search Console, que serão muito úteis para centralizar toda a informação em um único painel.
- Filtrar as informações de qualquer variável. Podemos filtrar por tempo (comparando diferentes períodos), por canais, por vendedor, por leads...
Klipfolio
Este painel de vendas resume os KPIs mais importantes, retirados do seu CRM e de outros programas, e permite que você crie um dashboard personalizado.
A ferramenta permite comparar dados mensalmente e dá a possibilidade de interagir com todos os gráficos de todos os dispositivos. Além disso, como ponto a favor, destacamos um bom suporte técnico.
Dashthis
É a ferramenta que provavelmente representa os dados de forma mais visual. Também é muito completa quando se trata de fornecer a evolução dos seus KPIs de vendas. Ela vai mostrar, entre outros dados, qual é o volume de novos clientes, a qualificação de novos prospects ou a previsão de vendas.
Um ponto positivo é que ela é atualizada regularmente de forma automática. Além disso, envia os dados relevantes que te interessam por e-mail.
DataStudio
Esta ferramenta da Google permite criar dashboards que centralizam dados de várias fontes como Google Analytics, Google Ads, BigQuery ou até mesmo diferentes planilhas em um único painel de controle.
Destacamos esta ferramenta pela sua facilidade de usar e por não precisar de nenhum código. Por outro lado, ele não coleta tanta informação quanto os outros e rastrear a atividade de vendas em si não é tão intuitivo quanto no HubSpot, por exemplo.
Clicdata
Esta é outra ferramenta interessante, uma vez que apresenta a previsão de vendas e permite classificar a receita por categoria para descobrir quais produtos ou serviços estão tendo mais sucesso ou quais clientes em potencial estão mais próximos de fechar uma venda.
Com o Clicdata você pode conectar diferentes bancos de dados e outras fontes de informação para criar painéis personalizados. Adicionalmente, destaca-se a possibilidade de automatizar alertas dos diferentes KPIs de vendas para notificar que sofreram alguma alteração ou que não se encontram dentro dos intervalos desejáveis.
HappyMetrix
Embora seja uma ferramenta de desktop que você instala diretamente no seu computador (feita com o Adobe Air), ela também tem suas vantagens. É possível centralizar e conectar informações dispersas em diferentes aplicativos, bancos de dados e planilhas, além de criar painéis de vendas interativos que podem ser monitorados em tempo real.
Além disso, é interessante a possibilidade de conectar as redes sociais da empresa, como Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn e YouTube, algo realmente útil se você tiver campanhas e perfis ativos.
Exemplos para construir o painel e medir os KPIs de vendas
Os seguintes exemplos de dashboards de vendas variam conforme o perfil do profissional que irá utilizá-lo. Como vimos ao longo do artigo, tudo depende de quais são nossos interesses e para que finalidade queremos analisar os KPIs de vendas.
Painel para vendedores
Cada vendedor deve ter seu próprio dashboard em que seja possível acompanhar as métricas comuns com o restante da equipe mas, ao mesmo tempo, métricas úteis para cada vendedor em particular.
Nesse painel, os KPIs de vendas devem se concentrar em medir o funil de vendas, para entender como as oportunidades de negócios estão progredindo e onde estão estagnadas.
Também seria interessante saber os motivos do fechamento, os motivos da perda de leads para identificar pontos de melhoria, bem como ter maior controle do ciclo de vendas. Por exemplo, as perguntas que você deve se fazer são: quanto tempo leva para fechar um negócio? Quantas ligações são necessárias normalmente?
Painel para gerente de vendas
O gerente de vendas deve ter uma visão global do negócio com um funil de vendas geral e também poder ver o desempenho de cada vendedor individualmente.
Neste dashboard de vendas também é importante controlar os dados correspondentes a:
- Atingimento das metas de vendas propostas.
- Quantos negócios são perdidos vs. quantos são fechados.
- Os produtos ou serviços que geram mais receita vs. aqueles que geram menos
- Atividades nas quais os vendedores gastam seu tempo: nesse sentido, é conveniente saber se eles estão fazendo o acompanhamento adequado dos leads, em que ponto a equipe é mais fraca, também como identificar gargalos para ajudá-los a melhorar.
Painel para medir a produtividade dos vendedores
Outro exemplo é um dashboard que permite ver as atividades que os vendedores estão realizando e, por sua vez, identificar quais são as que nos aproximam do fechamento da venda e quais são as mais desnecessárias. Atividades como ligações, e-mails enviados, e-mails recebidos, ações de prospecção, envio de conteúdo de valor para os prospects, follow-up após uma proposta...
Painel para o gerente de operações
O gerente de operações, produtos ou serviços deverá conhecer o funil geral de negócios. Os dados fornecidos por este painel ajudarão a entender quantos negócios serão fechados nas próximas semanas para preparar a equipe interna para o onboarding de novos clientes.
Esse perfil também precisará de painéis que os ajudem a entender a retenção de clientes e seu nível de satisfação. Ao mesmo tempo, é preciso ficar por dentro do desempenho do serviço/produto que está sendo oferecido aos clientes (e não apenas dos negócios que a equipe de vendas está fechando).
Painel para avaliar a receita
Por fim, não podemos ignorar qual é o objetivo principal de qualquer empresa: gerar receita com as vendas.
Essa informação também é muito útil para a diretoria, pois ela poderá comparar o faturamento informado com as novas vendas e quanto deveria ter de receita entrando.
Neste dashboard é conveniente analisar as seguintes questões:
- A receita que cada produto ou serviço da empresa traz.
- A receita correspondente à retenção de cada cliente.
- Quais clientes são mais importantes para reter.
- Quais clientes estão dando mais trabalho do que os benefícios que trazem.
Agora você entende porque o dashboard de vendas ajuda a ter uma visão realista de como funciona o negócio e quais resultados as ações de vendas estão tendo?
Não só é relevante conhecer os KPIs de vendas e saber interpretá-los, como também configurar um dashboard que seja realmente útil e que ajude a melhorar a performance. A melhor maneira de fazer isso é personalizando sua interface e para localizar exatamente onde estão as falhas e oportunidades de melhoria.
O importante é que você pode tomar decisões muito mais realistas e detalhadas. E lembre-se: quando for fazer seu dashboard, pense em quem vai utilizá-lo no dia a dia, o que você tem interesse em medir, o que vai ajudar a tomar melhores decisões e, principalmente, qual tecnologia se adapta melhor às suas necessidades. Boa sorte!
Publicado em 11 de setembro de 2023.
Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasil