Las claves para unas reuniones de marketing efectivas

Incluso en las empresas más pequeñas, las reuniones de marketing son imprescindibles para conseguir un perfecto alineamiento entre los objetivos globales de negocio y las estrategias a desarrollar por este departamento.

En este post te explicamos un tipo de reunión de marketing que te permitirá conseguirlo, te describimos qué partes debe tener y te damos algunos consejos para que consigas los mejores resultados. ¿Nos acompañas?

Uno de los principales problemas de muchas empresas es que todas las reuniones de trabajo que realizan suelen ser reuniones ad hoc, es decir, reuniones especialmente dispuestas para una determinada situación u objetivo que surge de manera puntual y con carácter urgente. Por ejemplo, en el caso del marketing: una reunión para solucionar un descenso de los leads captados o para solucionar un problema de identidad corporativa.

Lo que pocas empresas ejecutan son reuniones de ritmo. Las reuniones de ritmo son reuniones recurrentes en el tiempo (diarias, mensuales, trimestrales o incluso anuales), que se crean sin la necesidad de tener que tratar un tema urgente o concreto. Se reserva un día y una hora para dichas reuniones y se realizan de manera recurrente en esa misma franja horaria sin necesidad de tener que volver a agendarlas (por ejemplo, todos los lunes a las 9.00 h, una reunión semanal).

-¿Pero quién quiere hacer más reuniones de las necesarias? -¡Nadie! Y es que el secreto de las reuniones de ritmo es que te van a ahorrar muchas reuniones imprevistas, ya que te permiten detectar los problemas antes de que surjan y, por lo tanto, evitar muchos de ellos. Este es uno de los muchos beneficios de las reuniones de ritmo, pero no es el único.

Un ejemplo de este tipo de reuniones son las reuniones mensuales de marketing. En este artículo vamos a hablar sobre cómo ejecutarlas para que sean productivas y los resultados obtenidos sean valiosos.

La reunión mensual de marketing

Se trata de una reunión que se realiza a principio o final de mes para analizar los KPI de marketing del mes anterior, establecer los objetivos del mes siguiente y alinear al equipo en la estrategia a seguir y las tareas que se deben realizar. Aunque normalmente tienen una periodicidad mensual, las empresas que se encuentran en fases de alto crecimiento pueden llegar a realizar reuniones semanales en lugar de mensuales.

Es una reunión que también debe servir como reporte para el resto de la compañía. Hay personas y departamentos que, pese a no participar en la reunión, necesitan conocer las conclusiones y decisiones que se han tomado en ella (sobre todo el departamento de ventas y la dirección general). Por este motivo es conveniente que se envíe un acta a todas las personas que se encuentran en esta situación.

Dependiendo del tamaño de la empresa, la duración de esta reunión suele variar entre 60 y 90 minutos. Los asistentes serán todas las personas del departamento de marketing o, en el caso de las empresas más grandes, todas aquellas que lideren equipos dentro del departamento de marketing.

Agenda de la reunión mensual de marketing

Dependiendo del sector, el tamaño y la cultura de la empresa, la agenda de la reunión puede variar. En este apartado vamos a ver un modelo de agenda validado por numerosos expertos del sector que te ayudará a construir, a partir de él, tu propia agenda adaptada.

Revisión de KPI

Al comenzar la reunión se deberá hacer un breve repaso de los marketing KPI del mes, los objetivos alcanzados y también los no logrados. Toda esta información es conveniente que se envíe por adelantado un día antes a los participantes de la reunión para que la puedan revisar y prepararse por adelantado con soluciones e ideas.

El objetivo de este punto es compartir la situación actual de las estrategias de marketing, encontrar acciones que estén funcionando bien y encontrar aquellas que no están funcionando. Más adelante se deberán tomar decisiones en base a la información cuantitativa extraída de esta fase.

Revisión del feedback cualitativo

En el siguiente punto de la agenda debemos revisar el feedback cualitativo obtenido de clientes y potenciales clientes. A veces, este feedback, que nos llega a través de email, redes sociales y otros medios, pasa desapercibido y no se tiene en cuenta. En cambio, si en la reunión de marketing revisamos todo este feedback referente a nuestras campañas, podremos encontrar muchos puntos de mejora.

Objetivos del siguiente periodo

Teniendo en cuenta los datos obtenidos en los dos puntos anteriores y las metas trimestrales / cuatrimestrales de la compañía, debemos establecer los objetivos para el mes siguiente.

Cada miembro del equipo deberá presentar sus objetivos de una manera precisa. No es lo mismo “Mejorar la conversión” que “Mejorar la conversión en un 2%”.

Una vez todos los participantes hayan marcado sus objetivos, estos deberán ser consensuados y confirmados por el líder del equipo.

Campañas y acciones del próximo mes

Como ya hemos revisado la situación actual y tenemos claros los objetivos para el siguiente periodo, debemos comenzar a idear las estrategias que vamos a implementar y las tareas que cada uno de los miembros debe realizar.

Es importante que durante esta fase se asignen responsabilidades individuales, es decir, cada una de las tareas que surjan durante la reunión deberán tener un responsable encargado de que se cumplan. De este modo, evitaremos que algunas de ellas caigan en el olvido.

Nuevas ideas, tendencias y oportunidades

Esta última fase tiene como objetivo la innovación dentro del departamento. Es un momento de discusión y brainstorming en el que el equipo puede hablar de nuevas ideas y oportunidades interesantes para el desarrollo de los objetivos.

Por ejemplo, en esta fase se podría hablar de una nueva herramienta que ha salido al mercado, y se podría valorar su inclusión dentro del equipo. Para esta fase es importante que los asistentes a la reunión vengan preparados con ideas y que, de este modo, la discusión no tenga que partir desde cero.

Consejos imprescindibles para reuniones efectivas

Igual que para el resto de reuniones, para la reunión de marketing mensual hay que establecer ciertas pautas para que sea efectiva.

Estos son algunos consejos básicos que deberías implementar en todas ellas:

• Solo deben participar las personas necesarias e imprescindibles que puedan aportar valor a la reunión.
• La reunión debe tener una agenda y un propósito bien definidos. Estos se deben enviar por lo menos con un día de antelación a todos los participantes para que puedan prepararse para el evento.
• Se debe asignar un decision maker, es decir, una persona que en última instancia tome las decisiones.
• Se deben generar y asignar tareas y responsabilidades individuales.
• Se deben respetar los tiempos asignados para la reunión.
• Es importante generar un acta de reunión con todas las tareas que hayan surgido, todas las decisiones que se hayan tomado y toda aquella información relevante que se necesite destacar.
• La gente tiene que asistir preparada a la reunión, habiendo preparado previamente toda aquella información que se necesite para su correcto desarrollo.
• Una persona debe tomar el papel de moderador o líder de la reunión para guiar las conversaciones en la dirección correcta y evitar desvíos de tema.

Si todavía no estabas realizando reuniones periódicas con tu equipo de marketing, ahora ya tienes todas las claves para hacerlo. Recuerda que las reuniones de ritmo te ayudarán a evitar muchos problemas e imprevistos y que, además, conseguirán que tu equipo esté más alineado hacia unos mismos objetivos.

Para la creación de este post hemos contado con la colaboración de TribeScale.

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