En la actualidad, el teletrabajo y la gestión de equipos a distancia son cada vez más comunes en el mundo laboral. Es por ello que las herramientas digitales se han hecho fundamentales para alcanzar el éxito de cualquier proyecto o tarea. En ese sentido, existen numerosas herramientas de gestión y comunicación que pueden ayudar a mantener una comunicación fluida y eficiente con el equipo de trabajo, así como herramientas de organización y diseño que permiten llevar a cabo tareas específicas de manera más fácil y eficaz.
Así pues, en este post te presentamos una selección de las mejores herramientas y programas para la gestión y comunicación, así como de organización y diseño que puedes utilizar para optimizar tu trabajo y lograr los objetivos que te propongas.
Herramientas de gestión y comunicación
Las herramientas de gestión y comunicación se utilizan para poder llevar un contacto adecuado entre los diferentes miembros del equipo de trabajo. Como resultado, la intercomunicación y la unión siguen estando presentes a pesar de la distancia. Algunas de las más destacadas son:
- Slack. Es una plataforma de comunicación en tiempo real que permite a los equipos de trabajo comunicarse de manera efectiva y compartir archivos. A través de ella se pueden crear canales para diferentes proyectos o equipos, enviar mensajes directos a los compañeros de trabajo y conectarse con otros equipos y servicios externos. Además, se puede personalizar el perfil personal y configurar las notificaciones para mantenerse al tanto de las actualizaciones importantes.
- Trello. Es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en el uso de tableros y tarjetas. A través de los tableros se pueden crear diferentes proyectos, añadir tarjetas para tareas específicas y asignarlas a miembros específicos del equipo. También se pueden establecer fechas límite y crear listas para seguir el progreso de las tareas. Trello es una herramienta muy visual y fácil de usar que permite gestionar los proyectos de manera eficiente.
- Google Drive. Esta es una herramienta de almacenamiento en la nube que permite guardar y compartir archivos con diferentes personas. Con Google Drive se pueden crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones por varias personas a la vez en tiempo real, lo que facilita la colaboración en equipo. Además, se pueden compartir archivos dejar comentarios y anotaciones, crear carpetas con personas específicas o establecer permisos para controlar quién puede ver y editar cada archivo.
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- Google Calendar. Una aplicación de calendario en línea que permite organizar y programar eventos, reuniones y actividades. Es útil para crear citas, establecer recordatorios, invitar a otras personas a eventos y sincronizar el calendario en todos los dispositivos. Además, Google Calendar ofrece la posibilidad de compartir los calendarios con otros usuarios, lo que facilita la planificación y la coordinación de horarios en todo el mundo.
- Screen.io. Es una herramienta de captura de pantalla y grabación de pantalla en línea. Con ella se pueden capturar imágenes y grabar vídeos de la pantalla y compartirlos fácilmente con otros usuarios. También se pueden agregar anotaciones y comentarios a las capturas para mejorar la claridad y la comprensión. Es de gran utilidad para la creación de tutoriales, presentaciones y rondas de feedback.
Herramientas de organización y diseño
En este caso, las herramientas de diseño y organización se emplean para poder crear y organizar o planificar proyectos gráficos. Lo mejor es que los resultados que ofrecen son de calidad. Algunas que pueden servirte son:
- Notion. Es una herramienta de productividad y gestión de proyectos en línea que permite crear y organizar notas, listas de tareas, bases de datos, calendarios y mucho más. Es muy versátil y puede ser utilizada para todo, desde la organización personal hasta la colaboración en equipo en proyectos complejos. Además, ofrece plantillas preconstruidas y una gran cantidad de integraciones con otras aplicaciones populares.
- Figma. Una herramienta de diseño gráfico en línea que se centra en el diseño de interfaces de usuario (UI) y la colaboración en equipo. De este modo, permite a los usuarios crear y colaborar en proyectos de diseño de forma simultánea y en tiempo real, lo que lo hace ideal para equipos distribuidos. Figma ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo herramientas de diseño, prototipado y animación, por ello se califica como una herramienta de diseño integral.
- Pack Adobe. Es un conjunto de herramientas de diseño gráfico de la compañía Adobe que incluye InDesign, Photoshop e Illustrator. InDesign es una herramienta de diseño de publicaciones y documentos, Photoshop es una herramienta de edición y manipulación de imágenes, e Illustrator es una herramienta de diseño vectorial. Debido a su amplia gama de características y su calidad profesional, el paquete Adobe es ampliamente utilizado por profesionales del diseño gráfico y creativos en todo el mundo.
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- Canva. Es una herramienta de diseño gráfico en línea diseñada para permitir a los usuarios crear diseños rápidos y profesionales sin necesidad de habilidades de diseño previas. Ofrece plantillas preconstruidas y una amplia gama de elementos de diseño, incluyendo imágenes, iconos y tipografía. Asimismo, los usuarios pueden personalizar fácilmente los diseños y compartirlos directamente desde la plataforma. Es una excelente opción para aquellos que desean crear diseños de forma rápida y sencilla sin la necesidad de habilidades de diseño previas.
¿Cómo aprovechar estas herramientas en el día a día?
A modo de resumen, estos son algunos aspectos extra que pueden proporcionarte los softwares anteriormente comentados para desarrollar tu trabajo día a día:
Notion
- Organiza tus proyectos de diseño gráfico
- Mantiene un registro de las ideas
- Permite la colaboración con otros miembros del equipo
- Planifica tareas
- Realiza el seguimiento de los diferentes proyectos
- Ofrece plantillas para diseñar presentaciones, documentos de marca y mucho más.
- Tpls de notion
Screen.io
- Útil para crear tutoriales en línea y capturas de pantalla de diseños para compartirlos con otros miembros del equipo o con clientes
- Puedes grabar sesiones de diseño y crear vídeos para mostrar cómo has creado tu trabajo
- Permite agregar comentarios y sugerencias a tus capturas de pantalla para mejorar la comprensión y la colaboración
Figma
- Herramienta colaborativa para el diseño de interfaces de usuario
- Permite trabajar en tiempo real con otros miembros del equipo
- Crea diseños de alta calidad para sitios web, aplicaciones móviles y mucho más
- La función de prototipado permite crear prototipos de tus diseños para probarlos y recibir comentarios
Canva
- Es una herramienta fácil de usar
- Permite crear diseños de calidad profesional sin necesidad de habilidades de diseño previas
- Crea diseños para redes sociales, presentaciones, carteles y mucho más.
- Amplia gama de plantillas y elementos de diseño disponibles
- Ahorra tiempo en el diseño y la creación de diseños atractivos y personalizados
Pack Adobe (InDesign, Photoshop e Illustrator)
- Permite crear diseños complejos y de alta calidad, desde ilustraciones hasta publicaciones impresas
- Amplia gama de características y funciones que permiten trabajar de manera eficiente y eficaz en los proyectos
- La integración de las herramientas permite trabajar con mayor fluidez y efectividad
Slack
- Permite comunicarse con otros miembros del equipo de manera efectiva y eficiente
- Se pueden compartir ideas, recibir comentarios y coordinar proyectos
- La integración de Slack con otras aplicaciones permite automatizar tareas y mantener una comunicación constante con el equipo. Por ejemplo, con Notion.
Trello
- La función de comentarios de Trello permite la comunicación con otros miembros del equipo y recibir feedback sobre los proyectos.
- Establecer fechas límite y asignar tareas a miembros hará que el seguimiento de los proyectos sea mucho más eficiente.
- Tpls de Trello
Google Drive
- Comparte fácilmente archivos con clientes y colaboradores. Como diseñador gráfico, esto te permite compartir tus trabajos con tus clientes y colaboradores, para que puedan revisar y aprobar tus diseños.
- Organiza tus archivos y proyectos. Esto es especialmente útil para mantener los diseños y recursos gráficos ordenados y accesibles en todo momento.
- Permite acceder a los archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Google Calendar
- Administra plazos de forma eficiente
- Programa reuniones y llamadas
- Comparte disponibilidad con clientes y colaboradores
Como ves, existe una amplia variedad de herramientas de diseño, gestión y comunicación que pueden ayudarte a desarrollar tu trabajo en el día a día. Incorporarlas a tu rutina te hará mucho más fácil la organización del trabajo y del tiempo. ¿Te animas a probar alguna?
Publicado originalmente el 11 de abril de 2023
Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle