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Automatização de processos: o que é e como fazer?

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Muitas vezes, as ferramentas de automação de marketing e vendas também oferecem funções que permitem realizar a automatização de processos. É importante levar em conta esse aspecto na hora de escolher uma ferramenta. Até onde vai essa automação? Quantas horas de trabalho ela permite economizar? Essa função é capaz de amortizar o custo da licença?

Se você quer saber mais sobre a automatização de processos, continue lendo este post. Nele você encontrará os cinco principais desafios que as empresas enfrentam, além de dicas para melhorar a automação do seu negócio. Vamos começar!

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Desafio 1. Gerenciar contratações com uma equipe limitada de RH

Você sabia que é possível realizar a automatização de processos de contratação usando ferramentas de automação? Como os departamentos de RH costumam ter um perfil de “funcionário ideal”, é relativamente fácil cadastrar uma série de requisitos que permitem automatizar esse processo interno. Quais dados devem ser levados em conta?

  1. Defina critérios de seleção como, por exemplo:
    • Anos de experiência
    • Formação
    • Idiomas
    • Hard & Soft Skills
  2. Uma vez definidos esses critérios, será necessário configurar um formulário de captação de dados e listas de segmentação para filtrar os candidatos.
  3. O candidato não cumpre com os requisitos? → O sistema envia um e-mail automático de recusa.
  4. O candidato cumpre com os requisitos? → O sistema envia um e-mail automático para comunicar sobre a próxima fase.
    • Caso deseje enviar um teste/prova de nivelamento, também é possível segmentar os candidatos diretamente da plataforma de automação.
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Até que ponto esse processo pode ser automatizado? Obviamente, existe um aspecto subjetivo na seleção de funcionários, o que faz com que o processo não possa ser 100% automatizado. Contudo, é possível ao menos realizar uma automatização de processos na triagem inicial. Dessa forma, será possível dedicar menos tempo às pessoas que não se enquadram no seu negócio sem deixar de atendê-las qualitativamente. É comum, nos departamentos de RH, que as pessoas que não se encaixam na vaga fiquem sem resposta.

Outros aspectos que podem ser automatizados no departamento de RH são:

  • Lembretes de reuniões.
  • Lembretes internos de fim de contratos (para planejar uma possível renovação).
  • Coleta de feedback interno: envio de pesquisas de satisfação periódicas para funcionários a fim de conhecer suas opiniões sobre tópicos específicos.

Desafio 2. Automatizar a comunicação interna

Também é possível realizar a automatização de processos no setor de comunicação interna de uma empresa. Graças à automação da comunicação interna, todas as pessoas da equipe ficarão mais bem informadas e, portanto, mais satisfeitas. Além disso, esse processo também pode influenciar na eficiência de algumas tarefas. Alguns aspectos que podem ser automatizados são:

  • Onboarding de novos membros da equipe ou parceiros por fases (criar uma série de e-mails automatizados para enviar informações sobre os processos da empresa aos poucos).
  • Lembretes automáticos de processos periódicos (como regras de férias, por exemplo).
  • Lembretes mensais (envio de contracheques, escala de plantões).
  • Portal corporativo com bot de ajuda.
  • FAQ de perguntas e respostas frequentes.
  • Envio de newsletter mensal com as principais novidades (contratação de pessoas, resultados de vendas, eventos de teambuilding, entre outros).

Desafio 3. Automação de Marketing

Obviamente, a parte mais conhecida da automatização de processos internos é a automação de marketing. Graças a softwares como a HubSpot, o marketing automation está mais acessível às empresas, tornando mais fácil construir uma estratégia e obter bons resultados.

A automação de certas tarefas de marketing permite criar planos mais complexos e eficazes, investindo menos tempo e reduzindo custos. Alguns processos internos de marketing que podem ser automatizados são:

  • Segmentação da base de dados: o lead scoring ou qualificação de leads permite segmentar a base de dados de forma automatizada. Cada lead que entra é comparado com a buyer persona (cliente ideal) previamente definida. Assim, a base de dados sempre estará segmentada e pronta para ser trabalhada. 
  • O famoso lead nurturing: também é possível aplicar a automatização de processos na nutrição dos leads captados. O lead nurturing permite educar os contatos com conteúdos adequados a cada situação, visando aproximá-los da venda ou da ação desejada. Este processo pode ser totalmente automatizado. 
  • Email marketing: Outro aspecto que pode ser facilmente automatizado é o email marketing. Email de boas-vindas, de agradecimento, de abandono do carrinho de compras, de lembretes de compromissos. É possível preparar uma série de e-mails que serão enviados automaticamente sempre que um usuário realizar uma determinada ação.
  • Chatbot: Atualmente, implementar chatbots em um site é muito simples. Essa é uma ferramenta muito prática que, graças à inteligência artificial, pode responder às questões mais simples dos visitantes e encaminhar as questões mais complexas para os atendentes humanos.

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Desafio 4. Automatização de processos de vendas

A automatização de processos internos permite ainda aumentar as vendas sem precisar trabalhá-las intensivamente. A automação dos processos ou funis de vendas é totalmente viável, principalmente em ciclos de compra mais longos.

Essa automação permite otimizar o trabalho da equipe de vendas, já que agiliza tarefas rotineiras que consomem muito tempo, mas que não geram valor. Automatizar determinadas tarefas pode ainda aumentar o rendimento da equipe e influenciar diretamente nos resultados das campanhas, melhorando sua rentabilidade.

Sequências de vendas, ações de comunicação para todos os potenciais clientes, lembretes internos, notas… Existe um grande número de ferramentas que permitem a automatização de processos internos de vendas e que podem poupar muito trabalho cotidiano, além de reduzir os erros humanos e aumentar a eficácia das ações.

Desafio 5. Quais ferramentas utilizar? E quanto custa?

Atualmente, existe no mercado um grande número de ferramentas que oferecem funções para a automatização de processos internos. A HubSpot é, sem dúvidas, um dos mais adequados, pois permite trabalhar todos os aspectos do ciclo de vendas, tanto internos quanto externos, em um só lugar.

Os Hubs de Marketing, Sales e Costumer Service oferecem muitas das funções mencionadas ao longo deste artigo. Ou seja, além de proporcionar as ferramentas necessárias para realizar uma estratégia de inbound marketing, também é possível automatizar processos internos e, assim, aproveitar ao máximo o custo da licença.

Falando em preços, a HubSpot oferece uma boa variedade de planos que se adaptam às diferentes necessidades dos clientes. Destacamos aqui três planos diferentes: 

  • Starter: a partir de 45 dólares por mês. Oferece as ferramentas mais básicas sem automação. Projetado para equipes pequenas ou médias que desejam testar a ferramenta.
  • Professional: a partir de 450 dólares por mês. Apresenta maior variedade de funções e inclui a automação. Pensado para equipes de médio porte que querem automatizar sua estratégia de marketing, bem como seus processos internos.
  • Enterprise: a partir de 1.200 dólares por mês. Inclui ferramentas adicionais criadas para gerenciar grandes equipes de trabalho.

Estes preços podem variar segundo o Hub escolhido, o número de usuários, o número de contatos ativos, entre outros fatores. Para saber mais detalhes, visite a página da HubSpot. Utilizar as ferramentas de automatização de processos internos que a plataforma oferece permite construir uma estratégia rentável e produtiva. Que tal provar a plataforma?

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Publicado em 11 de abril de 2023.

Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasil.

FAQ sobre Automatização de processos

  • O que é automatização de processos?

    A automatização de processos consiste em tornar automática uma tarefa que antes era realizada de forma manual. Para isso, o processo envolve o uso de tecnologia, mais especificamente da inteligência artificial, integrando sistemas e dados para atingir o melhor resultado possível.
  • Como automatizar um processo?

    Para automatizar um processo, antes é preciso levar alguns fatores em consideração, como quais tarefas necessitam ser automatizadas e o investimento financeiro necessário. Em seguida, é preciso escolher as melhores ferramentas e plataformas adequadas às necessidades de cada negócio. Contar com um partner especializado, como a HubSpot, pode ajudar sua empresa a alcançar máxima eficiência, construindo uma estratégia rentável e produtiva. Por fim, é preciso treinar os funcionários para garantir o máximo proveito das funcionalidades do sistema.
  • Por que automatizar um processo?

    A automatização de processos permite aumentar a produtividade e eficiência de forma mais rentável. Entre as principais vantagens, estão:

    • Acesso e gestão dos dados de forma mais eficiente e ágil.
    • Integração entre os setores da empresa, melhorando a comunicação interna.
    • Auxílio na contratação de equipes, triagem inicial e gestão dos processos seletivos.
    • Automação de marketing, o que permite criar planos mais complexos e eficazes, investindo menos tempo e reduzindo custos, além de garantir um melhor e mais ágil atendimento ao cliente.
    • Automação do processo de vendas das empresas, o que permite maior rentabilidade.
    • Redução de custos, desperdício e falhas, otimização da gestão de processos e maior possibilidade de monitorar resultados.
  • O que devemos automatizar?

    Dentro de uma empresa, é possível utilizar a automatização de processos em diferentes processos, como na contratação de equipes, especialmente quando o RH é limitado; na comunicação interna da empresa, com o envio de lembretes, onboardings, newsletters e contracheques; nas equipes de marketing, por meio da automação da segmentação de bases de dados, lead nurturing, email marketing e uso de chatbots; e nas equipes de vendas, automatizando o funil.
  • Quais as vantagens e desvantagens da automação de processos?

    Algumas vantagens da automação de processos são a redução no tempo de produção e execução de tarefas, redução de erros humanos, aumentando a eficácia e a rentabilidade do processo, e a rapidez na execução das tarefas.

    Algumas desvantagens são os custos e as limitações das ferramentas.

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