Plano de comunicação interna: Como criar um para sua empresa

Ter um plano de comunicação interna ajuda as empresas a combaterem alguns dos principais problemas do mundo corporativo: baixo engajamento e confiança na companhia, aumento da rotatividade, queda na produtividade e de lucratividade. Não à toa, existe um grande movimento já focado nessa área, uma vez que 39% das empresas aumentaram o seu orçamento para capacitação de gestores como comunicadores.

Esse número vem do estudo Tendências da Comunicação Interna 2023, que também trouxe os principais desafios da Comunicação Interna. Para 70% dos entrevistados, a grande questão é engajar gestores como comunicadores, seguido de melhorar a experiência do colaborador (58%) e gerenciar o excesso de informações (55%). A pesquisa indica ainda que os CEOs estão cada vez mais próximos e atuantes, com 88% dos respondentes afirmando que valorizam muito essa área.

Por isso é tão importante criar um plano de comunicação interna. Neste artigo, você conhece mais sobre o conceito, entende as principais vantagens de ter um e confere dicas para criar o seu plano de comunicação interna. 

O que é um plano de comunicação interna?

Antes de tudo, é importante entender o que é um plano de comunicação interna e qual é sua estrutura básica. Esse documento contém toda a estratégia de como a companhia se comunica com seus colaboradores: quais são os pontos de contato e canais a serem usados, tom de voz, datas importantes e se existem porta-vozes oficiais. Se sim, quem são e seus cargos.

O objetivo desse planejamento é criar um bom ambiente de trabalho e melhorar a relação empresa-funcionário. Isso faz com que os profissionais se sintam mais engajados, produtivos e inovadores, segundo pesquisas conduzidas pela consultoria Great Place to Work (GPTW).

Esse “roteiro” também permite planejar os recursos da sua organização, materiais e humanos, de forma ordenada e estratégica. Ao mesmo tempo, cria uma visão geral das ações a serem realizadas, sempre com o foco em transmitir a mensagem certa nos canais corretos. 

Importância da comunicação interna para uma empresa

Muitos gestores acham que não é necessário montar um plano de comunicação interna – ou que isso é mais uma burocracia do que algo realmente útil. Porém, dados comprovam que investir na comunicação interna é extremamente benéfico para a companhia, trazendo inclusive resultados financeiros:

• Melhoria no clima organizacional: uma boa comunicação faz com que a equipe fique mais conectada com a empresa, desenvolve relacionamentos interpessoais e aumenta a sintonia entre os departamentos.

• Aumento da produtividade interna: colaboradores contentes com a comunicação da empresa cria engajamento com os objetivos da companhia. Consequentemente, eles se esforçam mais para contribuir e são 12% mais produtivos do que os demais, de acordo com um levantamento feito pela Universidade de Warwick, no Reino Unido.

• Elevação da confiança interna e do engajamento: o State of the Global Workplace mostrou que apenas 15% dos funcionários em todo o mundo se sentem engajados em seu trabalho. Empresas que possuem um plano de comunicação interna podem reverter esse cenário, ganhando confiança e mais comprometimento dos colaboradores. 

Como montar um plano de comunicação interna

Depois de entender melhor os benefícios de um bom plano de comunicação interna, é hora de saber como montar o documento. Lembre-se: esse roteiro é fundamental para as empresas saberem como, onde e quando se comunicarem com seus colaboradores. 

1. Entenda o cenário atual

• Qual é a quantidade de funcionários da empresa e quais são seus dados demográficos: onde trabalham, onde moram, qual seu gênero, idade, etc?
• Já existe ou existiu algum plano de comunicação interna? Se sim, quais foram seus resultados?
• Quais são os principais problemas de comunicação com os colaboradores? 

Ao mesmo tempo, deve-se olhar para fora da empresa e ver o que está acontecendo no mercado. Utilize a análise SWOT para identificar as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças. 

Isso auxilia na formulação de um plano de melhoria baseado nas questões encontradas. Dessa forma, entende-se que a análise externa identifica as preferências dos colaboradores, evidencia novas técnicas e ferramentas de comunicação e quaisquer outros fatores que possam interferir no processo de comunicação da empresa. 

2. Conheça seu público

Todo plano estratégico de marketing passa pela etapa de conhecer seu público-alvo – e o mesmo pode ser dito sobre o planejamento da comunicação interna. Depois de entender o cenário da companhia e do mercado, é preciso saber a quem você está se dirigindo. Em outras palavras, quem são os colaboradores da sua empresa.

A melhor forma de fazer isso é ouvindo o que eles têm a dizer, seja através de formulários anônimos ou entrevistas direcionadas. Com essas informações em mãos, separe as personas (bem parecido com o conceito de buyer persona, muito usado em Marketing) para saber como atingi-los da melhor forma. Um estagiário recém-chegado requer uma comunicação diferente de um gestor que está na companhia há mais de 10 anos, por exemplo.

3. Mapeie os canais de comunicação

Muitas empresas usam o e-mail como principal canal de comunicação, mas ele pode não ser o mais eficiente: estudos apontam que os colaboradores gastam 40% do seu tempo lendo e-mails internos. 

Atualmente, existem diversas plataformas de colaboração online que ajudam a solucionar questões do dia a dia, de maneira mais objetiva e eficiente. Entre elas, podemos citar Slack, Microsoft Teams e Dialog.

4. Crie um plano de ação

Agora o gestor tem todas as informações para montar um bom plano de comunicação interna: sabe quais são os pontos fortes e fracos, conhece as preferências do seu público-alvo e quais canais podem ser usados para passar a mensagem desejada. O próximo desafio é estabelecer objetivos claros e realistas usando a metodologia SMART.

O objetivo é manter em mente o que deve ser feito em um determinado período de tempo. No caso, pode ser fazer uma campanha de engajamento com os colaboradores, aumentar o número de respostas da pesquisa de clima ou até mesmo fazer com que as pessoas curtam a página da empresa no LinkedIn.

Também é nesta etapa que a equipe de Comunicação Interna vê quem deve ser envolvido na execução do projeto. Como foi apontado pelo estudo Tendências da Comunicação Interna 2023, o maior desafio é engajar os gestores nessa missão – logo, os responsáveis pelo plano precisam saber como contornar esse tipo de problema para aumentar a eficácia da área.

5. Acompanhe os resultados

Por fim, nenhum plano pode ser melhorado se não houver acompanhamento dos resultados. De tempos em tempos, a equipe deve se reunir e avaliar se os objetivos estão sendo cumpridos no prazo estipulado. Se sim, já podem pensar nos próximos passos — caso contrário, devem pensar em como modificar as ações para atingir as metas.

Além dos indicadores-chave, é bom ter conversas com os colaboradores para saber como eles estão percebendo o avanço da comunicação interna. Isso pode ser feito através de formulários anônimos ou pesquisas mais direcionadas, que podem trazer insights poderosos sobre expectativas e possíveis melhorias do plano. 

Plano de comunicação interna: benefícios para todos 

Não é fácil montar a estratégia de comunicação da empresa com seus funcionários, mas essa é uma tarefa de extrema importância. Apenas uma boa relação entre empresa e colaborador leva a companhia a alcançar números melhores de produtividade e lucratividade, além de aumento no engajamento e confiança interna. 

Cabe à equipe responsável montar um plano de comunicação interna para atingir os objetivos esperados. Isso envolve entender o cenário atual, conhecer o público interno, mapear os canais de comunicação, montar um planejamento e acompanhar seus resultados. Isso não é feito da noite para o dia e não é possível obter resultados rapidamente, mas é crucial para a saúde da empresa a longo prazo. 

Publicado em 27 de setembro de 2023.

Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasi