O PDCA é uma poderosa ferramenta de gestão que auxilia na identificação de problemas, no planejamento de soluções, na implementação de ações e na avaliação dos resultados obtidos. Neste artigo, você verá para que serve esta metodologia, quais são suas etapas, benefícios e importância para as empresas. Você também confere um passo a passo completo de como aplicá-la.
PDCA: o que é e para que serve esta metodologia?
A gestão empresarial é um dos pontos de maior atenção em qualquer negócio. Exemplo disso é o fato de que, segundo o IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham as portas em até 3 anos por má gestão financeira. Esse dado mostra como os problemas de gestão, sejam eles na área financeira ou em outras esferas do negócio, podem impactar profundamente a capacidade da empresa de se manter funcionando.
É por isso que, no mundo empresarial altamente competitivo de hoje, a busca por eficiência, qualidade e melhorias na gestão é essencial para o sucesso de qualquer organização. O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que surge nesse contexto e que tem como objetivo aprimorar os processos empresariais. Mas, afinal: PDCA: o que é esse termo e o que realmente significa?
Bem, PDCA é a sigla para Planejar, Executar, Verificar e Agir. Essas quatro etapas definem a ferramenta de gestão que tem como principal objetivo promover a melhoria contínua dos processos empresariais.
Origens do PDCA
Também conhecido como Ciclo PDCA, essa metodologia foi criada inicialmente na década de 1920 por Walter Andrew Shewhart. O engenheiro estadunidense desenvolveu o conceito de controle estatístico de qualidade, segundo o qual é necessário aplicar técnicas e ferramentas para garantir que um processo empresarial ocorra sempre de maneira uniforme.
Ainda que as origens do PDCA remontem a época de Shewhart, foi apenas 30 anos depois, na década de 1950, que a metodologia foi descrita em etapas pela primeira vez por William Edwards Deming, também conhecido como pai da qualidade total. É por esse motivo que o PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart.
Já em 1970, Ishikawa foi o responsável por desenvolver ferramentas gerenciais com base no PDCA. Apenas alguns anos depois, em 1973, o método chegou até o Brasil através do professor Falconi e outros colegas.
Para que serve o PDCA
O PDCA está atrelado à ideia de ciclo. Isso porque o método parte do pressuposto que uma gestão eficaz exige planejamento, execução, verificação dos resultados e ações corretivas contínuas, de modo a permitir que a empresa atinja as metas estabelecidas e alcance melhores resultados no longo prazo.
O princípio básico do PDCA é identificar a causa de um determinado problema, planejar a forma de solucioná-lo, executar as ações mapeadas e então checar constantemente para verificar se será necessário tomar alguma ação corretiva ou revisar o plano.
No PDCA, cada etapa contribui ativamente para aperfeiçoar e aprimorar as atividades realizadas pela organização. Entre os objetivos gerais do PDCA, é possível citar:
- Facilitar a resolução de problemas: com a visão contínua sobre os processos da empresa, é possível identificar e solucionar problemas com mais facilidade, evitando que prejudiquem os resultados da organização
- Impulsionar a melhoria contínua: em todo negócio, o objetivo final é sempre o crescimento. Com o PDCA, é possível estar atento a todos os processos do negócio para promover melhoria contínua e atingir melhores resultados.
- Suportar a tomada de decisões: ao aplicar o ciclo PDCA, é possível tornar mais claras todas as informações necessárias a respeito de um determinado problema, o que auxilia a tornar a tomada de decisões mais acertada
- Inovar: o mapeamento recorrente dos processos da empresa também permite enxergar formas novas de fazer processos antigos, abrindo espaço para inovação.
Vantagens do PDCA para as empresas
Até aqui, vimos algumas informações importantes sobre PDCA: o que é esse método e quais são os seus objetivos são alguns exemplos. Agora, vamos entender em detalhes quais são as vantagens dessa ferramenta que ajuda a melhorar e aprimorar processos empresariais.
Identificação de problemas e oportunidades de melhoria
Como o PDCA exige monitoramento constante dos processos da empresa, é possível identificar problemas ou gargalos que possam estar acontecendo no dia a dia, mapear suas causas e traçar planos de ação para solucioná-los. Durante esse processo, também é possível identificar oportunidades de melhoria que possam ajudar o negócio a crescer.
Abordagem orientada por dados e evidências
O PDCA oferece uma abordagem a problemas orientada por dados. Ao invés de se guiar por hipóteses ou experiências anteriores, o método favorece a tomada de decisões com base em evidências, que são coletadas e registradas durante o processo.
Melhoria contínua
O aprimoramento contínuo dos processos é, talvez, a principal vantagem do ciclo PDCA, o que é essencial para qualquer negócio que deseja se expandir. Isso porque a metodologia permite recomeçar um ciclo para identificar novas oportunidades, tornando os processos atualizados e adequados à realidade do mercado.
Maior eficiência e produtividade
Identificar falhas promove maior eficiência dos processos, o que economiza o tempo gasto com falhas e melhora a produtividade da equipe como um todo.
Engajamento e colaboração da equipe
Utilizar o PDCA é uma ótima maneira de promover engajamento e colaboração de toda a equipe. Para identificar problemas e pensar em formas de solucioná-los, é essencial que todos os colaboradores estejam envolvidos no processo.
Quem pode usar o ciclo PDCA?
Empresas de todos os tamanhos e segmentos podem utilizar o PDCA e se beneficiar dessa metodologia no dia a dia. Isso porque todos os tipos de negócio sofrem com problemas que nem sempre são fáceis de solucionar ou contam com processos defasados ou que podem ser otimizados. O PDCA é totalmente adaptável para a realidade de cada empresa, o que permite moldá-lo para diferentes áreas de atuação e situações.
A ferramenta pode ser utilizada sempre que a solução de um problema for desconhecida ou quando se tornar necessário mapear um determinado processo para identificar melhorias. O mais importante é lembrar que a metodologia PDCA precisa ser adotada continuamente para garantir que os problemas e processos estejam sempre sendo monitorados e corrigidos quando necessário.
As 4 etapas do PDCA
1. Planejar (Plan)
A primeira etapa do ciclo PDCA é planejamento. Neste momento, é preciso estabelecer metas claras e definir o plano de ação para atingi-las. Essa etapa também pode ser utilizada para identificar problemas e traçar estratégias para revertê-los. Nesse momento, é interessante envolver toda a equipe para contribuir na construção do planejamento.
Por exemplo, se uma empresa identifica que seu processo de atendimento ao cliente precisa ser aprimorado, a etapa de planejamento envolverá a definição de metas específicas, como reduzir o tempo médio de resposta em 20% e melhorar a satisfação do cliente em 15%.
2. Executar (Do)
O próximo passo do PDCA é executar, isto é, colocar em prática as atividades que foram definidas no planejamento.
Seguindo o mesmo exemplo de uma empresa que deseja melhorar seu atendimento ao cliente, nesta etapa seriam implementadas ações como fornecer treinamentos para a equipe de suporte, implementar um sistema de acompanhamento de chamados e estabelecer indicadores-chave de desempenho.
3. Verificar (Check)
Depois que as atividades forem colocadas em prática, partimos para o próximo passo: verificar se os resultados alcançados estão de acordo com o esperado e levantar dados sobre as atividades realizadas. O principal objetivo dessa etapa é detectar erros ou falhas, fazendo uma análise detalhada de tudo que foi executado.
Aqui, a empresa pode monitorar o tempo médio de resposta aos chamados, realizar pesquisas de satisfação e comparar os resultados com as metas estabelecidas anteriormente
4. Agir ou Ajustar (Act/Adjust)
O quarto e último passo do ciclo PDCA é a correção. Nesse momento, após a verificação de possíveis erros, é preciso traçar ações para corrigir as falhas.
Se as pesquisas de satisfação rodadas na etapa anterior demonstrarem que ainda existem falhas no processo de atendimento, aqui poderão ser implementadas ações para corrigir o problema, como um novo treinamento dos colaboradores com base nos pontos levantados no questionário.
Principais erros na hora de aplicar o PDCA
Durante a aplicação do método PDCA, é possível que as empresas se deparem com alguns erros que podem afetar os resultados esperados. Alguns deles são os seguintes:
- Falta de planejamento: a falta de planejamento ou o planejamento inadequado é fatal para as próximas etapas do ciclo. É essencial dedicar tempo ao planejamento e definir objetivos e metas claras. Usar a metodologia SMART pode ser uma excelente solução nesse caso.
- Falta de pessoal qualificado: durante o ciclo PDCA, são elaboradas estratégias para resolver problemas e atingir os resultados esperados. Se os colaboradores da empresa não forem qualificados para cumprir o que foi traçado no plano, isso pode prejudicar a implementação.
- Falta de acompanhamento: a falta de acompanhamento é fatal para o ciclo PDCA, pois ele é baseado justamente no monitoramento de resultados e aplicação de ações corretivas.
- Métricas ruins: escolher os KPIs incorretos para mensurar a estratégia faz com que se perca a visão do que realmente importa para concretizar os objetivos da empresa.
- Falta de priorização: é comum que empresas que estão começando a utilizar o método PDCA tentem colocá-lo em prática para vários problemas ao mesmo tempo, o que pode prejudicar o andamento das etapas do ciclo. Por isso, o ideal é estabelecer uma ordem de priorização para decidir o que deve ser resolvido primeiro e o que pode ser deixado para depois.
Situações reais de aplicação do Método PDCA
Toyota
Com a popularização do PDCA no Japão, os executivos da Toyota decidiram aplicar o método em sua produção e atingiram resultados impressionantes. O ciclo PDCA foi a base para a criação do STP - System Toyota Production, um sistema de gestão de produção eficiente e melhoria contínua que trouxe resultados como aumento da qualidade do produto final, redução de custos operacionais e melhor produtividade dos funcionários.
Sirtec
A Sirtec, uma empresa nacional de sistemas elétricos, também se beneficiou do ciclo PDCA, o que demonstra a possibilidade de aplicação do método em empresas de diferentes portes e segmentos. A Sirtec tinha um problema: o limite de produção em campo havia sido atingido. Em meio a dúvidas sobre crescer ou manter a qualidade da produção, a empresa buscou ajuda da consultoria Falconi, que aplicou o método PDCA.
Primeiro, foram identificados os principais gargalos de crescimento da Sirtec, onde foi constatado que um dos desafios principais era a formação de novos líderes. Constatou-se que havia oportunidades de melhoria desde a contratação até os altos índices de turnover de cargos estratégicos. Assim, foram definidas ações para formação de líderes, construção de um perfil ideal de contratação e mecanismos de reconhecimento para reduzir o turnover.
Vimos até aqui tudo sobre o PDCA: o que é, quais suas vantagens e importância para as empresas e casos reais de aplicação. Essa metodologia é uma importante ferramenta de gestão que ajuda todos os tipos de empresa a identificar problemas e definir soluções para eles, sempre monitorando o que pode ser melhorado em seus processos internos. Como um ciclo, o PDCA deve fazer parte do dia a dia das diferentes áreas da empresa, possibilitando o aprimoramento constante.
Publicado em 23 de agosto de 2023.
Revisado e validado por Susana Meijomil, Inbound Content Marketing Manager em InboundCycl
