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Qué es una firma digital y qué ventajas tiene para una agencia de marketing

Una firma digital es el conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico. Sus funciones básicas son identificar y autenticar la entidad (o persona) firmante de un mensaje y confirmar que este no haya sido modificado después de la firma.

Pero una firma digital es mucho más. ¡Conócela y sácale todo su provecho en las gestiones diarias de tu agencia de marketing!

que es una firma digital y que ventajas tiene

Se trata de una práctica que ha simplificado, y mucho, varios aspectos de las comunicaciones tanto para particulares como para empresas. Los avances tecnológicos de los últimos años dejan prever que los métodos de firma digital serán cada vez más prácticos e inmediatos.

Ante el desarrollo de las firmas electrónicas, el sector público juega un papel fundamental, regulando el sector y garantizando tanto los métodos de identificación de los datos como la estandarización del proceso.

En la Unión Europea, por ejemplo, han entrado en vigor recientemente nuevas normativas en materia de firma digital. En este sentido, el Reglamento 910/2014 aparece con el fin de actualizar la legislación anterior (Directiva 1999/93/CE) y adecuarla a las nuevas tecnologías, de modo que contribuya a la constitución de un Mercado Único Digital (DMS).

En InboundCycle hemos investigado para entender mejor qué cambios implica este nuevo Reglamento para una agencia de marketing como la nuestra.

¿Aún no conoces las ventajas de utilizar tanto la firma digital como la firma electrónica en tu trabajo? Entonces, ¡sígueme! Te cuento los detalles más interesantes de la nueva normativa y sus mayores ventajas.

 

Contexto legal y conceptos clave de la firma digital

Antes de pasar a analizar los beneficios del nuevo Reglamento, en InboundCycle hemos identificado sus puntos clave para entender mejor cómo nos afectan.

En primer lugar destacamos que, dependiendo de la técnica adoptada y según el Reglamento 910/2014 de la Unión Europea (párrafos 51 y 52), una firma electrónica puede ser de 3 tipos:

  1. Las firmas electrónicas “simples” serían el equivalente electrónico de una firma escrita. Para entendernos, las firmas en un PDF escaneado, el clic en el botón “Acepto” de una web o el nombre en un correo electrónico se consideran firmas simples.
  2. Las firmas electrónicas “avanzadas” representan un método más seguro y sofisticado de firma digital. Este se basa en las tecnologías de cifrado que, según el Reglamento, tienen que estar relacionadas con el firmante y poder identificarlo; deben estar creadas utilizando claves de cifrado privada de uso exclusivo del firmante y tienen que estar vinculadas a los datos firmados de modo que se puedan detectar todos los cambios efectuados posteriormente.
  3. Las firmas electrónicas “cualificadas” son la modalidad con efecto legal más importante en la UE. Estas firmas electrónicas son avaladas por los llamados “certificados cualificados” proporcionados por proveedores de servicios de confianza acreditados en la Lista de confianza de la UE. Estos proveedores se encargan de verificar la identidad de quien firma y emitir el certificado cualificado para garantizar dicha identidad.

Por lo general, en los Estados de la UE la mayoría de las transacciones (B2B y B2C) se realizan utilizando la firma electrónica simple. El empleo de las otras dos modalidades (avanzada y cualificada) depende generalmente de las leyes nacionales, que pueden exigir el uso de sistemas más seguros según el sector o el tipo de negociación.

Como hemos destacado más arriba, uno de los motivos que han llevado a la redacción de este Reglamento (de aplicación en todo el territorio de la UE desde el 1 julio de 2016) ha sido la homogeneización y actualización de las normas de los diferentes Estados miembros a las nuevas tecnologías.

La normativa anterior, por tratarse de una Directiva (que solo contiene pautas para la aplicación de las normas), se había traspuesto de forma diferente en cada Estado. Este hecho dio lugar a una situación poco apta para la creación del Mercado Único Digital a nivel europeo.

En España, por ejemplo, la trasposición de la Directiva 1999/93/CE sobre la firma electrónica se hizo en la Ley 59/2003, que exigía que una firma electrónica avanzada se realizara utilizando dispositivos bajo control exclusivo del usuario (excluyendo las firmas desde la nube).

De hecho, una de las novedades más importantes que trae el Reglamento (por lo menos en nuestro país) es, sin lugar a dudas, que ahora la firma se puede hacer desde la nube.

Ahora, los proveedores pueden aprovechar esta tecnología y ofrecer a los clientes la posibilidad de generar y validar firmas electrónicas con un dispositivo móvil.

En este punto, quiero recordarte que lo esencial para poder obtener una firma electrónica que sea, a todos los efectos, igual que una manuscrita, es que utilicemos un proveedor de servicios de confianza.

Hasta aquí hemos repasado las principales novedades aportadas por el Reglamento. Pero ¿cuáles son las ventajas de estas novedades a nivel práctico para tu agencia de marketing?

 

Ventajas de utilizar una firma electrónica en una agencia de marketing

Los beneficios de implementar la firma electrónica, tanto en el ámbito profesional como en el personal, son numerosos. En el caso de una empresa de marketing como la nuestra, destacamos los siguientes:

  • Ahorro de tiempo. El CEO y otras personas del equipo pueden firmar los documentos desde su móvil, tablet u ordenador.
  • Sostenibilidad. Gracias a este método de autenticación, el ahorro de papel y electricidad es considerable (ya no es necesario imprimir y escanear documentos).
  • Control. Todos los documentos están centralizados en la plataforma del proveedor elegido y/o en la nube, facilitando el acceso a los departamentos que los utilizan (marketing, finanzas, cuentas…).
  • Alcance. Posibilidad de tener documentos firmados desde la otra punta del mundo en segundos, evitando costosos y largos envíos.
  • Flexibilidad. Este método de gestión permite poder trabajar desde cualquier sitio del mundo.
  • Seguridad jurídica. El sistema garantiza un track de todas las firmas (fecha, lugar, etc.).

Además, al pasarnos a la firma digital no solo gana la agencia; nuestros clientes, proveedores y trabajadores pueden usar la misma plataforma y se benefician también de estas mismas ventajas. :) 

 

Aspectos a tener en cuenta para elegir un prestador de servicios

En el primer apartado del artículo hemos visto que los proveedores tienen que tener requisitos específicos para ser reconocidos.

Actualmente, para cumplir con estas obligaciones, según el Reglamento, el proveedor ya en regla con la Directiva 1999/93/CE tiene que presentar un informe de evaluación de conformidad con el organismo supervisor antes del 1 de julio de 2017. En caso contrario, a partir del 2 de julio de 2017 no podrá ser considerado como prestador cualificado de servicios de confianza.

A la hora de escoger nuestro proveedor, entonces, tendremos que asegurarnos de que:

  • Sea un proveedor de confianza (tal y como describíamos en el apartado 1).
  • Haya presentado el informe de evaluación de conformidad (o de que lo presentará) y comprobar que este último haya sido analizado y aprobado por el organismo supervisor.

En base al párrafo 54 del Reglamento actualmente en vigor en la UE, “la interoperabilidad y el reconocimiento transfronterizos de los certificados cualificados es un requisito previo para el reconocimiento transfronterizo de las firmas electrónicas cualificadas. Por consiguiente, los certificados cualificados no deben estar sometidos a ningún requisito obligatorio que exceda de los requisitos establecidos en el presente Reglamento. No obstante, en el plano nacional debe permitirse la inclusión de atributos específicos, por ejemplo identificadores únicos, en los certificados cualificados, a condición de que tales atributos específicos no comprometan la interoperabilidad y el reconocimiento transfronterizos de los certificados y las firmas electrónicas cualificados.”

Esto significa que podemos contratar a cualquiera de los proveedores que actualmente operan en el mercado europeo sin preocuparnos por la validez jurídica de las firmas generadas con dicho proveedor. Si cumple con los requisitos del Reglamento, la firma es válida.

En base a la experiencia obtenida tras la búsqueda de un proveedor para nuestra agencia, quiero sugerirte algunos detalles que deberías tener en cuenta a la hora de buscar tu prestador cualificado de servicios de confianza:

  • Aspectos legales. Comprueba que cumpla con el Reglamento Europeo, es decir, que sea un prestador cualificado de servicios de confianza, para asegurarte de que las firmas serán vinculantes jurídicamente.
  • Elige un proveedor sencillo, que genere confianza. Hay que entender que ciertas personas o empresas aún no saben que la firma electrónica es equivalente a la manuscrita. Podrías encontrarte con personas reacias a confiar en tu nuevo sistema de firmas. Por eso es importante que el prestador de servicio elegido ofrezca una interfaz simple e intuitiva.
  • Elige un proveedor que ofrezca servicios adaptados a tu forma de trabajo. Que se aloje en la nube, que permita firmar sin necesidad de instalar aplicaciones o de contar con dispositivos de lectura de DNI, por ejemplo.

En mi búsqueda de prestadores cualificados de servicios de confianza para InboundCycle, he encontrado varios proveedores que cumplen con los requisitos legales: HelloSign, DocuSign, Firmaprofesional o Camerafirma son solo algunos ejemplos.

Para elegir el más adecuado, después de haber comprobado si cumple con los requisitos legales, mi sugerencia es que investigues en profundidad sus servicios. Así te asegurarás de que cubren con tus exigencias.

Y tú, ¿qué crees que debería ofrecer un proveedor de servicios de confianza para optimizar tu forma de trabajo? ¡Comparte tu experiencia!

[PDF] Cómo poner en marcha un departamento de Inbound Marketing

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