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20 funcionalidades de HubSpot que quizá no conoces

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Si usas HubSpot, sabrás que se trata de una herramienta muy potente; dispone de muchas funcionalidades (¡algunas tan únicas que no se encuentran en ningún otro software!), y, además –muy importante–, siempre va sacando mejoras, cambios y novedades para hacer más ágil y efectiva nuestra estrategia de inbound.

A medida que he ido usando HubSpot, he ido descubriendo funcionalidades que desconocía por completo. En unas ocasiones, porque son funcionalidades nuevas que acababan de implementar; y en otras, porque aunque siempre habían estado allí nunca me había fijado. A veces, los accesos llegan a estar bastante escondidos en un pequeño enlace del menú de alguna página.

Por eso hoy quería compartir con vosotros aquellas funcionalidades que un día descubrí por casualidad y que hoy me resultan útiles en el día a día diseñando y analizando campañas de inbound marketing.

He incluído aquellas que, por lo que he visto en mi entorno, o bien son poco conocidas o no se explotan lo suficiente para aprovechar todas sus posibilidades y potencial. ¿Y por qué 20? Simplemente este es el número de funcionalidades que se me ha ocurrido.

Ten en cuenta que las nuevas funcionalidades no se implementan simultáneamente en todas las cuentas, así que es posible que alguna de ellas todavía no te aparezca… pero paciencia, pronto llegará. 

¡Empecemos!

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1. Crear contenido con un subdominio que aún no ha sido conectado a HubSpot

Cuando creas páginas en HubSpot (landing pages, web pages, blogs, etc.) tienes que determinar qué URL quieres usar para ellas. Normalmente elegirás un subdominio de tu marca (por ejemplo: recursos.inboundcycle.com). Para ello, deberás conectar este subdominio a HubSpot

Hasta ahora no se podía asignar este subdominio a la página hasta que este estuviese conectado. Ahora esto ha cambiado y ya puedes generar el subdominio en HubSpot y marcarlo como “Set as ready for publishing”. De esta manera, cuando edites una página podrás escoger este subdominio para su URL y guardar la página aunque el subdominio no esté aún conectado (pero claro, la página no será pública hasta que se conecte el subdominio).

¿Por qué te beneficia esto? Porque, en muchas ocasiones, los encargados de conectar el subdominio son otra agencia, empresa o departamento. De esta forma no tendrás que esperar a que ellos hagan esto, sino que podrás editar tu landing y dejarla lista sin necesidad de depender de nadie.

funcionalidades hubspot

 

2. Añadir comentarios a los emails y forms

¿Sabías que ahora en HubSpot puedes escribir comentarios en cualquier email o formulario, etiquetando a otros usuarios? Así, si trabajas en equipo, puedes comunicarte directamente desde el elemento de HubSpot en cuestión.

Imagino que en un futuro también existirá esta funcionalidad para páginas, artículos y otros elementos de HubSpot.

 

3.Comparar métricas de emails

Dentro de la sección “Email” encontrarás un botón que dice “Comparar emails”. Esta funcionalidad te permite seleccionar varios emails (hasta 10) y ver rápidamente las métricas de cada uno (el open rate, click rate, etc.). Así, de un simple vistazo, podrás comprobar qué tipos de email o qué campañas funcionan mejor.

Esto te puede ser muy útil, por ejemplo, si envías emails muy parecidos pero con pequeñas variaciones (aunque recuerda que también dispones de los tests A/B) o también en el caso de que envíes el mismo email cada mes y quieras verificar cuál funciona mejor.

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4. URL canónica

Cuando estés editando una landing page, website page o artículo del blog, en la sección de Settings > Advanced Options encontrarás abajo de todo la opción “Canonical URL”. Con esta funcionalidad podrás añadir una URL que sirva como canónica para el contenido que estés creando.

Esto te puede ser de gran utilidad si tienes el mismo contenido en varias páginas (con URL distintas), ya que, de este modo, podrás indicar a los motores de búsqueda cuál es la página principal y que posicionen solamente esa.

5. Integración con Google Tag Manager

Hasta ahora podías añadir el código de seguimiento de Google Tag Manager en HubSpot incluyendo el código en la sección “Site header HTML” (dentro de Settings > Website > Pages > Templates). 

En cambio, ahora, si entras en la pestaña de “Integrations”, encontrarás la opción de “Integrate with Google Tag Manager”. De esta forma solamente tendrás que añadir el ID de tu GTM y quedará todo más limpio y claro.

Una cosa importante a tener en cuenta que, dependiendo del caso, puede suponer una ventaja o desventaja: si tienes activada la opción de Aceptar o Denegar las cookies desde HubSpot, esta integración con GTM solo hará seguimiento de aquellos usuarios que acepten las cookies. En cambio, HubSpot bloqueará las cookies de GTM para aquellos usuarios que las denieguen. Si incluyes el tracking code de GTM añadiendo todo el script en “Site Header HTML”, HubSpot no tiene posibilidad de afectar a las cookies que ponga GTM.

 Test licencia HubSpot

6. Mostrar cookies por categorías

En sus inicios, HubSpot permitía mostrar un banner anunciando que una página web estaba almacenando cookies en el navegador del usuario. Un tiempo después, añadió la opción de poder aceptar o denegar estas cookies. Ahora, para cumplir con la ley más reciente, ofrece la opción de aceptar o denegar las cookies según su categoría.

Esta es una opción que está en beta, así que seguramente irá evolucionando. Personalmente no la he probado en ningún proyecto aún, pero me parece muy útil.

Habrá que ver cómo va desarrollándose, pues la opción de denegar las cookies solamente funciona con las propias cookies de HubSpot y aquellas establecidas por terceros que tengas conectados con las integraciones del mismo software.

Es decir: si tienes el código de Google Analytics a través de la integración propia de HubSpot, este podrá bloquear las cookies de Google Analytics. Lo mismo sucede con el píxel de Facebook, Google Ads, Linkedin Ads, etc. 

Pero las cookies creadas a través de otros scripts, añadidos en las páginas directamente en el código, no podrán ser controladas por HubSpot.

7. Captar contactos de formularios que no son de HubSpot

Hasta que llegó esta funcionalidad, en HubSpot solamente se podían captar contactos a través de formularios propios de HubSpot. Ahora, en cambio, puedes hacer que, al rellenar un formulario, los datos de los usuarios entren en la plataforma aunque este formulario no sea de HubSpot.

Para ello debes tener el código de seguimiento de HubSpot implementado en esa página y la opción “Collect data from website forms” activada en Settings > Marketing > Forms > Non-HubSpot Forms. Además, el formulario de la web debe constar con unos requisitos concretos. 

Esto te puede ser útil para tener agrupados en HubSpot todos los contactos que estés captando por diversos medios o plataformas. Pero atención, porque esto se aplicará a todos los formularios de las páginas donde tengas el tracking code de HubSpot, y quizá ese no sea tu objetivo.

8. Formularios: crear nuevos contactos para direcciones de email distintas y resetear el formulario

Por defecto, cuando un usuario rellena un formulario, HubSpot detecta si es nuevo o existente a través de la dirección de email, pero también a través de las cookies del navegador

¿Qué significa esto? Que si dos usuarios usan el mismo dispositivo y navegador, aunque utilicen distintas cuentas de email, en HubSpot se reflejará como un solo contacto. Se almacenarán las dos cuentas de email, pero prevalecerá las más reciente. Esto sucede porque se puede dar el caso de que un mismo usuario use más de una cuenta de correo.

Si quieres evitar que te pase esto, puedes marcar en el formulario “Always create contact for new email address”. Así, cada cuenta de email será un contacto distinto en HubSpot. Hay que tener en cuenta que con esta funcionalidad activada no se podrán usar los campos progresivos, ya que para poder usarlos HubSpot necesita configurar las cookies para detectar que no se trata de un usuario nuevo.

CTA - Contrata HubSpot con InboundCycle

Otra opción que ofrecen los formularios es la de “Añadir link para resetear el formulario”. ¿Qué quiere decir esto? Que cada vez que alguien haga submit en el formulario y refresque la página, el formulario aparecerá vacío, sin los campos prerrellenados, y cada envío será un nuevo contacto. Esto te puede ser muy útil, por ejemplo, en eventos presenciales (aunque en la situación actual sean casi inexistentes).

9. Aplicar estilos a los forms desde HS

Los formularios de HubSpot se pueden colocar en páginas del mismo software con los propios módulos de formulario o bien en páginas externas usando la opción “Embed form del formulario. En ambos casos, para modificar el estilo del formulario había que aplicar los cambios desde la plantilla de la página donde este se colocaba.

Ahora puedes dar estilos al formulario desde el propio formulario (por ejemplo, cambiar el color del botón de envío), así no necesitarás tocar ninguna plantilla y ni siquiera saber nada de código.

Un detalle a tener en cuenta: si activas los estilos del formulario, estos prevalecerán a los que apliques en la plantilla… ¡tenlo en cuenta, quizá eso no sea lo que necesites!

10. Testear si un contacto va a entrar en un workflow o a una lista

Cuando creas un workflow o una lista, es necesario indicar unos criterios de entrada. Puede resultar útil comprobar si un contacto va a cumplir estos requisitos para entrar en dicho workflow o lista. Por supuesto, podrías verificarlo mirando las propiedades del contacto, pero así tienes una forma más directa y sencilla de hacerlo.

 

 Haz clic aquí para acceder a la guía completa de HubSpot

11. Integraciones con apps

Sabes que HubSpot permite hacer integraciones fáciles e inmediatas con distintas plataformas o apps, ¿verdad? 

No es que este punto sea especialmente nuevo o desconocido, pero quiero destacarlo para insistir en que cada vez hay más apps que permiten esta integración. En el marketplace de apps podréis verlas todas. Sus funcionalidades dependerán de cada una, pero en general pueden servirte para conectar ambas plataformas, pasar información de una a la otra y activar encadenamientos de acciones.

 

12. Imágenes de stock

Desde HubSpot puedes buscar imágenes de stock gratuitas y guardarlas directamente en tu carpeta de archivos.

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13. Aplicar filtros en la visualización de todos los contactos

Es posible que esta funcionalidad haga mucho tiempo que existe, pero cuando la descubrí... ¡me cambió el mundo!

A veces quería ver cuántos contactos o qué contactos específicos cumplían con ciertas características, y para ello tenía que crear una lista, esperar a que se cargara, cambiar uno de los criterios para ver otra información, volver a esperar... para terminar borrando esa lista justo después.

Ahora, en la sección de Contactos puedes añadir filtros para ver rápidamente esta información y así no tener que crear listas temporales para ello.

14. Gestionar contactos duplicados

Dentro del menú Contacts > Actions, encontrarás la opción de “Manage duplicates”. 


Allí, te aparecerá un listado de contactos, emparejados de dos en dos, que el software intuye que podría tratarse de contactos duplicados. HubSpot analiza el nombre, la dirección de email, la IP, el teléfono, el código postal y el nombre de la empresa. En caso de encontrar posibles repeticiones, tienes la opción de revisar estos usuarios y descartarlos (es decir, decidir que realmente son contactos distintos) o, en caso contrario, unificarlos.

 

15. Contactar con el soporte a través de un chat

El contacto con el equipo de soporte de HubSpot habitualmente solía ser a través de emails o, en casos especiales, a través de llamadas. Ahora también puedes contactar con el soporte a través de un chat, una forma muy sencilla e inmediata de resolver tus dudas a tiempo real.

16. Añadir “vídeo” en los emails de forma más fácil

Como sabrás, en los emails no es posible reproducir vídeos desde el propio correo. Esto no es un fallo de HubSpot, sino que simplemente ninguna plataforma de correo (Outlook, Gmail, etc.) puede reproducir este tipo de contenido. 

Por eso, cuando se quiere añadir un vídeo en un email, lo más común es mostrar una captura de un frame del vídeo con un icono de “reproducir” encima, y en esa imagen incluir un enlace que dirija a la plataforma de reproducción del vídeo. 

Actualmente HubSpot ofrece la opción de llevar a cabo este “truco” de forma más sencilla. Solamente tendrás que añadir el módulo de vídeo en el email y enlazarlo con el link del vídeo, y HubSpot automáticamente te generará la miniatura con el vínculo.

17. Evitar que se indexen los archivos tipo PDF

Puedes elegir que, cualquiera de los archivos que subas al File Manager, no se indexe. De este modo evitarás que estén en los resultados de búsqueda y se vuelvan públicos contenidos como, por ejemplo, PDF de ebooks que se ofrecen al usuario después de rellenar un formulario.

18. Saltar fechas en las acciones de los workflows

En los workflows siempre se ha podido determinar que las acciones no se ejecuten los fines de semana, o también determinar entre qué horas se deberían ejecutar. Así, por ejemplo, evitabas enviar emails por la noche los fines de semana.

Ahora esta funcionalidad ha evolucionado y se ha añadido la opción de pausar las acciones en unas fechas determinadas. Así podrás pausar el envío de emails en épocas de vacaciones como, por ejemplo, las Navidades.

19. Ver los workflows que no se están usando

En la sección de Workflows hay una pestaña donde se categorizan los workflows que no se usan, concretamente aquellos que están desactivados o que no han ejecutado acciones en los últimos 90 días

Si accedes a este apartado podrás hacer limpieza fácilmente y tener más orden en tu espacio de trabajo; sobre todo cuando tus acciones y campañas vayan escalando su dimensión.

20. Comentar las acciones de un workflow y exportarlo

¿Sabes que puedes añadir comentarios en las acciones de los workflows, etiquetando a otros usuarios de la cuenta de HubSpot? De este modo podrás comunicarte fácilmente en relación con un elemento concreto cuando trabajes en equipo.

También puedes exportar el workflow para examinarlo de forma visual. Esta acción genera una imagen de todo el workflow, con sus ramas y sus acciones, que puedes descargarte y compartir.

Pues estas son algunas de mis funcionalidades favoritas, cosas que he ido descubriendo poco a poco a medida que he ido usando la herramienta. Como con cualquier software, con HubSpot debes investigar, ir probando y descubrir qué funcionalidades te serán más útiles, ya que seguramente no lo serán todas.

¡Ah, y no dejes pasar la oportunidad de sugerir a HubSpot qué mejoras crees que podrían implementar! Si consigues suficiente apoyo, es posible que las lleven a cabo. Si te animas, puedes escribirles en este link.

¿Has descubierto algo últimamente en HubSpot que te haya sorprendido? ¡Ayúdame a aumentar la lista!

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