Monday: ¿qué es y para qué sirve?

¿Necesitas una plataforma que te ayude a gestionar tu trabajo? Entonces Monday.com es la solución ideal para ti. Monday es una de las mejores plataformas de gestión de proyectos y de trabajo en el mercado. Está diseñada para coordinar proyectos entre equipos de todos los tamaños, que abarcan desde pequeñas start-ups hasta grandes empresas.

¿Qué es Monday.com?

Monday.com es un software para la gestión de proyectos que se define a sí mismo como un sistema operativo de trabajo (Work OS). Esta plataforma no solo te ayudará a gestionar tareas, sino también procesos y proyectos de una forma colaborativa. Utilizando Monday.com, todos los miembros de tu equipo tendrán una visión clara de los objetivos y prioridades, lo que acelerará el trabajo y asegurará que se cumplan los plazos.

¿Dónde se puede implementar?

Monday.com puede implementarse en todo tipo de proyectos y en organizaciones y equipos de todos los tamaños. Esta plataforma ofrece una vista de tablero para ver todas las tareas, así como herramientas de integración de terceros, informes y notificaciones. Esto permite una mejor organización de los trabajos y la administración de tareas

Este software puede utilizarse en todos los departamentos de la empresa ayudando a su eficiencia, como, por ejemplo:

• Departamento de customer service, donde se pueden implementar herramientas para realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente, como encuestas y comentarios. 
• Departamento de producto, pudiendo aplicar aquí herramientas para la gestión de la calidad del producto, como controles de calidad, auditorías y verificaciones.
• Departamento de logística, donde Monday ofrece un paquete de herramientas para la gestión de la entrega de los productos, como el seguimiento de los pedidos, la programación de envíos y la optimización de los recursos.
• Departamento de ventas/CRM, en el que hay herramientas tanto para la gestión de la relación con el cliente como el seguimiento de los clientes, así como la creación de campañas de marketing y el análisis del comportamiento del cliente.
• Departamento de RR.HH., donde se pueden utilizar herramientas para la gestión del personal, como el seguimiento de los empleados, la programación de la jornada laboral y la gestión de los recursos humanos.
• Departamento de desarrollo de software, donde Monday.com también ofrece herramientas para la gestión del ciclo de vida del software, como el seguimiento de los errores, la programación de los ciclos de prueba y la optimización del rendimiento.

Como ves, con Monday.com podrás organizar, simplificar y mejorar prácticamente todos los procesos de tu empresa, lo que hará que tu trabajo sea más eficiente y productivo.

Funcionalidades de Monday

Como te venimos contando, Monday.com es una herramienta de gestión tanto de proyectos como de tareas para equipos y empresas. Así, te permite organizar de forma completa un gran proyecto con todas sus fases: planificación, seguimiento, evaluación y reportes. Además, es una excelente solución para la gestión de actividades o tareas diarias.

Entre sus principales características se encuentran la comunicación y las notificaciones, tales como comentarios, menciones o alertas, y donde todo es configurable para poder personalizarlo. También ofrece herramientas para medición, reporte y análisis.

Monday.com cuenta con una intuitiva interfaz de almacenamiento, donde se pueden subir archivos y documentos, así como trabajar en documentos colaborativos (WorkDocs). La herramienta también cuenta con aplicaciones para dispositivos móviles iOS y Android.

Por supuesto, Monday trabaja en la nube y no es una solución “on premise”. Esto quiere decir que no necesitas mantenimiento ni cualquier otro elemento adicional para poder disfrutar de todos sus beneficios.

¿Cómo trabajar con Monday?

¿Qué proyectos se pueden crear en Monday?

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos y tareas para equipos y empresas. Esta herramienta es muy flexible y personalizable, y cuenta con más de 100.000 empresas usuarias. Monday tiene diferentes módulos para ayudar a gestionar diferentes tipos de proyectos:

• Monday Work Management: herramienta de gestión de proyectos para planificar, seguir y reportar cualquier proyecto.
• Monday Sales CRM: herramienta específica para la gestión de la relación con los clientes, que permite a los equipos de ventas seguir y organizar la actividad, almacenar los datos de los clientes y obtener informes.
• Monday Dev: herramienta de gestión de proyectos diseñada específicamente para equipos de desarrollo, que permite planificar y seguir el progreso de los proyectos de desarrollo.
• Monday Marketer: herramienta de gestión de proyectos especialmente diseñada para equipos de marketing, que permite planificar y seguir proyectos de marketing, así como trabajar en campañas y obtener informes.
• Monday Projects: herramienta de gestión de proyectos diseñada para equipos de proyectos, que permite planificar, seguir y reportar proyectos de cualquier tipo.

¿Qué son las automatizaciones en Monday?

Monday.com también cuenta con una funcionalidad llamada "automatizaciones", disponible a partir del plan Pro. Esta funcionalidad permite configurar que cuando ocurra un determinado evento (llegar a una fecha de vencimiento, asignar algo nuevo a alguien, etc.), suceda automáticamente una acción. Además, la herramienta también incluye herramientas de comunicación y notificaciones, como comentarios, menciones, alertas y notificaciones configurables.

Integraciones con Monday.com

Monday.com ofrece numerosas integraciones nativas, que permiten conectar la herramienta a muchas aplicaciones y programas populares. Así podrás seguir utilizando tus programas habituales a la vez que implementas este software de ayuda a tu gestión. 

Estas integraciones incluyen aplicaciones tan utilizadas como Slack, Trello, Dropbox, Gmail, LinkedIn, Google Calendar o Outlook. Esto significa que los usuarios de la app Monday pueden conectar su herramienta con estas aplicaciones para aprovechar mejor sus datos y utilidades. 

Además, Monday.com tiene una API, que permite a los desarrolladores crear nuevas integraciones y conectar la herramienta a otras aplicaciones. Esto implica que las posibilidades de conectividad con otras aplicaciones sean casi ilimitadas. Así, los usuarios pueden conectarla con cualquier otra aplicación, herramienta o sistema con el que trabajen. De esta forma, el potencial de esta herramienta se multiplica.

Ventajas y desventajas de Monday

Ventajas de Monday

Ya hemos hablado de muchas de las ventajas de Monday, pero vamos a recordar aquí las más significativas y por las que se está convirtiendo en un uno de los mejores software de gestión:

• Facilita el trabajo en equipo, es colaborativo y fomenta la transparencia entre los miembros. 
• Es simple e intuitivo, sin necesidad de programar, usa mucho el drag and drop y es todo muy visual.
• Es personalizable y adaptable, se ajusta a necesidades cambiantes. Incluye más de 40 integraciones nativas y hay plantillas ya para industrias y departamentos concretos.
• Los usuarios pueden compartir archivos y contenido de forma segura en la propia plataforma.
• Chat y videollamada integrada.
• Los datos se pueden visualizar de varias maneras: tablero Kanban, cronograma, diagrama Gantt, calendario, mapa…
• Monday.com ofrece una variedad de widgets personalizables para seguir el progreso de los proyectos y obtener informes detallados.
• Permite automatizar tareas y flujos de trabajo con el motor de automatización de Monday.com.

Desventajas de Monday

Aunque Monday.com ofrece muchas ventajas, también hay algunas desventajas a tener en cuenta:

• El plan gratuito no permite más que gestión de tareas, es muy limitado, y luego los distintos niveles de pricing pueden ser elevados. Puede suponer un gran coste si quieres las automatizaciones y las integraciones, que solo están desde el nivel Pro.
• No es 100% completo para la gestión de proyectos; por ejemplo, no tiene subtareas, así que para una organización con unos procesos de Project Management avanzados se quedaría corto.
• Aunque no es muy complejo, sí añade complejidad si solo quieres un tablero Kanban visual; no es para todos los equipos si lo que buscan es algo realmente simple.
• Algunos usuarios reportan que ofrece una interfaz de usuario confusa con una gran cantidad de información en un solo lugar.
• Como con otras herramientas de gestión online, requiere equipo implicado y gestión del cambio.
• La herramienta solo ofrece soporte de chat y correo electrónico, no hay soporte telefónico.

Alternativas a Monday

Existen muchas alternativas a Monday para la gestión de proyectos. Entre ellas podemos destacar los siguientes:

• Trello, una herramienta gratuita que permite hasta 10 tableros por usuario e integraciones y automatizaciones limitadas, con una preferencia por la vista Kanban. 
• Asana es una de las alternativas más similares a Monday, en el sentido de que está orientado a la gestión sin preferencia por tipo de proyecto, es visual, intuitivo y está en la nube. 
• Notion es un software de notas que ha evolucionado para permitir a las empresas coordinar proyectos y objetivos para mejorar su productividad. 
• Microsoft Project es un software de pago que hay que instalar en el ordenador, pero es más robusto y completo, con subtareas y la posibilidad de planificar recursos y tareas simultáneamente. 
• Por último, Jira es del mismo universo que Trello pero está menos orientado al tablero Kanban (gestión de tareas) y más a la gestión de proyectos, con tareas y subtareas, aunque requiere de más programación y es menos intuitivo. 

Además de los mencionados podemos encontrar en el mercado otros softwares como Wrike, Zoho Projects, GanttProject y Smartsheet. Cada vez hay más y más completos, de manera que en ocasiones se vuelve complicado tomar la decisión de cuál de ellos elegir.

¿Monday es gratis? Precios de Monday.com

Monday.com ofrece un plan gratuito que incluye hasta 2 usuarios con un máximo de 3 tableros, documentos ilimitados y más de 200 plantillas. Esta opción puede ser de mucha utilidad incluso para gestionar tu vida personal o tus pequeños proyectos.

Si necesitas un plan para trabajo colaborativo con más usuarios, puedes probarlo gratuitamente durante 14 días. Después, los precios comienzan desde 8 euros por usuario al mes con pago anual, incluyendo tableros y visitantes ilimitados, pero sin integraciones y automatizaciones.

Si quieres saber más sobre las tarifas de esta herramienta, puedes consultar en su web.

En conclusión, Monday.com es una herramienta de gestión de tareas muy útil tanto para las empresas como para profesionales, pues ofrece una gran cantidad de opciones para personalizar tus proyectos y puedes utilizarla desde el primer día sin necesidad de conocimientos técnicos. Sin embargo, cuando se trata de gestión de proyectos complejos, Microsoft Project ofrece una mejor solución en comparación con Monday.com. ¿Estás de acuerdo?

Publicado originalmente el 12 de abril de 2023

Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle