¿Has notado esa sensación abrumadora al empezar a preparar un evento para tu empresa o para un cliente? Todo es cuestión de organización, así que si te marcas unos objetivos claros y desarrollas un buen plan de trabajo podrás conseguir grandes resultados.
Para mí, la clave es ser lo más organizado posible para poder establecer tareas y cumplir plazos. Verás como con el tiempo acabarás incluso pillándole el gustillo. Para que empieces a organizar los mejores eventos para tu empresa, he elegido 5 pasos básicos que te van a ayudar a conseguir tu objetivo. ¿Te quedas a conocerlos?
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- Tu evento en 5 pasos. ¡Así de fácil! |
Tu evento en 5 pasos. ¡Así de fácil!
Paso 1. Define tu objetivo
Piensa en una meta clara para organizar el evento de tu empresa. Desde una fiesta para agradecer a tus clientes su confianza o para reconocer el trabajo de tu equipo hasta un acto para captar nuevos clientes. Lo primero es saber a qué te enfrentas, para así poder calcular los costes y las acciones a realizar.
Paso 2. Planificar con tiempo
Roma no se construyó en un día, así que el tiempo es una pieza clave en la planificación de eventos. Hay muchos detalles a los que tienes que prestar atención durante todo el proceso, como la planificación, el contacto con el cliente, los espacios que necesitas para celebrarlo, encargar el merchandising, poner a la venta las entradas… Una de las cosas que te recomiendo es buscar alternativas por si algo falla, así siempre tendrás un plan B.
Paso 3. Encuentra el lugar adecuado
El sitio donde lo celebres va a ser determinante. De hecho, incide de forma directa en tu estrategia de branding, porque va a decir mucho de tu empresa. Si quieres saber más sobre cómo afecta el espacio que elijas a tu estrategia, puedes echar un vistazo a este post.
Lo que yo te recomiendo es que contrates un lugar que ya esté lo suficientemente equipado, así no tendrás que subcontratar a otras empresas para tenerlo todo en su sitio. ¡Ahorro de tiempo y de dinero!
Paso 4. Elige las herramientas correctas de organización
Como ya has podido ver, vas a tener que coordinar muchos detalles diferentes, como el catering, los espacios que alquilar, los sponsors, el personal o el merchandising, por eso es muy importante no olvidarte de nada. Te recomiendo hacer un seguimiento diario de todas las tareas que tienes que hacer, con herramientas de organización que te pueden ser de gran ayuda. Estas son algunas de las que más me gustan:
- Weekplan: te permite configurar recordatorios diarios, tareas que tienes pendientes y notas de interés. Si quieres conocer las razones por las que deberías apostar por esta herramienta, te recomiendo este post. ¡Yo lo uso y me funciona realmente bien!
- Google Keep: funciona a modo “lista de cosas que hacer” y a mí me sirve para anotar ideas o compromisos que me van surgiendo en cada momento.
Paso 5. Patrocinadores
Para poder hacer realidad tu evento, casi siempre necesitas medios materiales y económicos, que puedes conseguir a través de los sponsors. Para ello, debes convencerlos de que el evento que vas a organizar también les beneficiará a ellos como empresa, así que debes construir una propuesta de valor detallada que les convenza.
Un buen ejemplo podría ser conseguir el contacto de una empresa que trabaje con merchandising. Es un elemento clave para la imagen de tu evento y que, además, el asistente se llevará con él de recuerdo. Te recomiendo que contactes con el Grupo Billingham, especialistas en regalos publicitarios y de empresa, con los que hemos podido trabajar en nuestro evento anual, Inbound Leaders.
Lo fundamental es encontrar patrocinadores que quieran establecer una relación a largo plazo. Si quieres saber cómo hacerlo, puedes descargarte este ebook. ¡A mí me ha dado muchas ideas!
¿Por qué usar estos 5 pasos para la organización de eventos para tu empresa?
Por supuesto, no existe una forma única de hacerlo, sino que he intentado resumir cuáles creo que son las acciones esenciales para que todo salga como es debido. Es una manera de organizarte y de seguir un planning de acciones que pueden funcionar. ¿Cuál es la tuya?
Yo los estoy siguiendo para organizar nuestro evento anual sobre inbound marketing: Inbound Leaders. Paso a paso, fijándome metas alcanzables cada semana y controlando cada detalle.
Me encantaría conocer cuáles son los pasos que más te funcionan a ti o las herramientas que sueles utilizar para ello. ¡Seguro que yo también saco alguna idea!
