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Marketing de eventos: cómo conseguir un mayor alcance

¿Quieres optimizar tus estrategias de marketing de eventos? Para promocionar tu evento, el email marketing es un elemento clave. Si sigues una estrategia coherente y basada en unas buenas practicas podrás generar más atracción con tu campaña de promoción y triunfar con tu evento.

¡No te pierdas en este post en el que te explico cómo diseñamos las estrategias de email marketing para los eventos en InboundCycle!

Email marketing, la clave para la promoción de cada evento

Una buena campaña de email marketing es algo básico en el momento de poner en marcha un evento, sea cual sea el sector de tu empresa.

Según Bizzaboo, una de las compañías de marketing de eventos más exitosas del momento, el último informe de referencia de la industria de eventos, indica que el 40% de los especialistas en marketing consideran que el email marketing es el canal más eficaz para la promoción de eventos.

Cada email representa una oportunidad para el triunfo de tu campaña, por lo que cuando envíes un correo a tus registros deberías construir una estrategia sólida y coherente. ¡No lo olvides!

Así pues, el foco de tu campaña es, sin duda, el punto de inicio de tu estrategia. Además, para optimizar tu estrategia tendrás que dedicar especial atención a:

  1. Diseño. La línea gráfica de tu evento tiene que verse reflejada en todas tus comunicaciones. Un evento es branding offline, por lo que todos los elementos online deben incluir la marca en todo su esplendor.
  2. Segmentación de la información. Seguramente tendrás mucha información que quieras comunicar a los futuros asistentes. Repártela y asegúrate de que llegará en el momento indicado.
  3. Intereses del público. Debes conocer a tu público para crear una experiencia de lectura acorde con sus intereses y necesidades.

¿Quieres empezar a optimizar tus campañas de email marketing para la promoción de tus eventos?

A continuación, te enseñaré algunos ejemplos de cómo trabajamos estos aspectos en InboundCycle. ¡Toma nota de los tips!

Quieres maximizar el alcance de tu evento mediante una app? Descárgate el ebook  El inbound marketing y los eventos en la palma de tu mano y aprende cómo  hacerlo.

Consejos para optimizar tus emails para la promoción de tus eventos

1. Crea el diseño ideal para tu estrategia de marketing de eventos

El diseño, como te comentaba antes, es algo primordial en tu estrategia porque representa el punto diferencial entre todos los correos que recibe tu usuario final/potencial asistente al evento.

Aquí te propongo los pasos a seguir para el diseño de tus campañas basados en la praxis que hemos desarrollado en nuestra agencia:

  1. Define tu paleta de colores: asegúrate de que todas las comunicaciones que vas a mandar sigan la paleta de colores que has fijado para tu evento. Tu marca debe estar representada de modo completo y uniforme a lo largo de todos los inputs que tendrá tu evento.
    Consejo: es más estéticamente agradable mostrar un espectro de color constante para que el diseño no se muestre como unidimensional.
    Ejemplo: te propongo como ejemplo el diseño del Inbound 2018 en Boston. La paleta de colores del evento está muy bien definida en las tres partes del email: cabecera (claras líneas de color), el texto y el cajón final de firma y cierre. ejemplo email uso colores INBOUND 2018
  2. Piensa en tu público: tus ponentes son el valor añadido de tu evento y de tu estrategia de marketing de eventos. ¡Haz que sean los protagonistas! En tu campaña de email marketing tienes que poner en valor a los ponentes porque ellos van a ser el motor que impulsará a los asistentes a venir. Destácalos con imágenes principales.
    Consejo: añade una frase inspiradora a su lado que sirva de resumen de su charla y enganche al público.
    Ejemplo: de nuevo, el Inbound mostrando a sus speakers destacados de esta edición y, en segundo lugar, el Summit de Bizzabo, que combina información destacada con las fotos de los principales ponentes. ejemplo email INBOUND 2018 ponentesBIZZABO ponents
  3. Un CTA bien colocado es un click asegurado: entre toda la información que vas a mandar quieres que tu usuario haga clic en el punto justo (visita a la web, compra de entrada, programa, etc.), ¿no es así?
    Consejo: asegúrate de que el CTA esté en una posición estratégica del email para conseguir el clic o, en su defecto, que destaque por encima de los otros elementos de la composición.
    Ejemplo: puedes ver a continuación cómo lo hemos aplicado en nuestro evento Inbound Leaders 2018, donde el CTA cobra una importancia destacada en el cuerpo del correo. ejemplo email CTA inbound leaders
  4. Menos es más: vas a querer comunicar mucha información, pero tu usuario seguramente no tendrá todo el día para profundizar en tu correo. Te sugiero que aprendas a proporcionar la información adecuada.
    Consejo: utiliza poco texto para enviar mensajes claros, para ir desgranando la información poco a poco y no crear un email muy largo donde hay el riesgo que se pierda información importante. 
  5. Más es más (en diseño): el diseño puede ser algo divertido. ¡Arriésgate! Prueba una campaña que sea muy llamativa. Conseguirás llamar la atención del usuario y después ya podrás minimizar y pasar a emails más sencillos, pero no pierdas una buena oportunidad de sorprender a tu público.
    Ejemplo: aquí abajo puedes ver cómo los de AdAge NEXT combinaron un diseño arriesgado con la presentación de sus ponentes y respetando también toda la paleta de colores de la marca y el evento.

ejemplo email AdAge diseño llamativo

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2. Segmenta y automatiza para una comunicación más eficiente

Normalmente, la organización de un evento requiere tiempo e involucra a varias personas. Así, a la hora de hacer difusión querrás ofrecer a tu público todos los detalles de un evento que no puede perderse. Dicho de otra forma, hay mucha información y no quieres que se quede perdida en el texto de un email. ¿Me equivoco?

Para hacer frente a la potencial pérdida de información, en InboundCycle adoptamos una estrategia de segmentación y automatización para optimizar la difusión del evento.

Segmentar y mejorar la experiencia del usuario:

Cuando hablo de segmentación me refiero a:

  • Segmentar el contenido: empieza por diseccionar toda la información que necesitas comunicar en varios emails. De este modo, no pierdes la oportunidad en un único correo que el usuario podría no leer.
  • Segmentar la audiencia: es decir, puedes crear listas de correo en tu base de datos que se ajusten a las comunicaciones. Por ejemplo:
    • Antiguos asistentes: les puedes enviar información privilegiada por haber asistido anteriormente (early bird, confirmaciones destacadas, etc.).
    • Países/zona geográfica: si tu evento se realiza en distintos países o diferentes zonas de un mismo país con contenido diferencial, debes organizar tu base de datos de acuerdo con las peculiaridades del evento.
    • Público: si no quieres que todos tus registros reciban la información de tu evento, tienes la opción de crear filtros (por posición, por intereses profesionales, etc.)

Las ventajas de la automatización del email marketing para tu evento

La automatización es otro aspecto que puede ayudarte a optimizar tu estrategia de marketing de eventos.

Gracias a la automatización de emails puedes ir filtrando qué información y en qué momento se enviarán los correos. No solo según tu interés como organizador sino también según el interés del asistente.

Todas las tareas de segmentación luego las puedes automatizar con workflows que te permitirán:

  • Facilitar la gestión.
  • Pensar toda la estrategia desde el principio y, si algo no funciona, puedes modificarlo.
  • Programar los envíos sin tener que estar pendiente.
  • Conseguir que la experiencia realmente sea personalizada para el usuario, mejorando su relación con el evento y la marca.

Aquí te comparto un ejemplo muy interesante de una campaña de email marketing de Delivra:

ejemplo cadena de workflow de emails

3. Conoce a tu audiencia y mantén una comunicación cercana

Si trabajas en el sector del marketing digital, como InboundCycle, tu público está acostumbrado a recibir una gran cantidad de emails de eventos. ¿Por qué debería participar en tu evento y no en el de la competencia?

Aquí es cuando una buena estrategia de marketing de eventos marca la diferencia.

Además de ganarte a tu propio público con la organización de un evento de calidad, puedes aprovechar el concepto anglosajón llamado FOMO (fear of missing out) en tu estrategia de promoción.

En este contexto, la estrategia se basa en inducir en tu público una sensación de que tu contenido va a ser relevante y diferencial y si se lo pierden... ¡uy! Pero tú ya les habías avisado.

¿Cómo aprovechar el concepto de FOMO en tu estrategia de email marketing? Una forma de hacerlo es crear la sensación de urgencia. Puedes utilizar:

  • Una cuenta atrás dentro del correo de registro al evento.
  • Un aviso en el subject line con algo como “Faltan solo 24 horas” o “Última oportunidad”.

La importancia de la primera impresión: el asunto del email  

La oportunidad de generar una primera impresión con tu público viene incluso antes de la apertura del email, procede del asunto.

Para que esta sea buena, tienes que saber no solo qué es lo que tu audiencia espera de ti, sino qué tipo de emails está acostumbrado a recibir. La línea de asunto es lo primero que ve el destinatario y optimizarla jugará un papel importante en la obtención de altas tasas de apertura.

¿Cuál es la mejor estrategia para optimizar el asunto de tus emails?

Depende. Hay quienes apuestan por una estrategia de mensaje corto, inferior a los 10 caracteres. Mi sugerencia (y lo que nos funciona mejor en InboundCycle) es crear un subject line con más gancho que consiga llamar la atención del lector.

Para que veas mejor a qué me refiero, aquí te propongo algunos ejemplos de subjects utilizados durante la campaña de email de Inbound Leaders 2018 con sus Open-rate y sus Click-rate:

ejemplos subjects utilizados inbound leaders y resultados

Aprovecha las métricas para optimizar tu estrategia

¿Quieres saber si tu estrategia de email marketing para la difusión de eventos es efectiva? Para eso te recomiendo mantener bajo control algunas métricas.

En primer lugar, en este estudio de MailChimp sobre las métricas de email por sectores podrás conocer la media de tu sector y saber a qué porcentajes debes atenerte en cuanto a expectativas se refiere.

estudio mailchimp metricas emails

Vamos a ver qué representa y por qué te interesa cada una de las métricas consideradas en este estudio:

  • Open rate: el open rate es importante porque, teniendo en cuenta la cantidad de emails recibidos por alguien de la industria del marketing en su buzón, si consigues que hayan abierto el tuyo ya es increíble. Tienen el ojo puesto en ti.
  • Click-through rate: seguramente, esta es la métrica que más te interesa después del open rate. El click-trough rate te indica dónde, cuánto y por qué:
    • Te ofrece un mapa de calor del correo que te ayudará a entender qué zona es la más atractiva para realizar clic (un buen diseño que guíe al usuario hacia donde tú quieres, un CTA, un enlace puesto en la parte exacta...).
    • El número de clicks que convierten a compra directa o a visita de la web.
    • Además, si algo no funciona, aquí puede empezar tu análisis para detectar por qué los usuarios no están haciendo clic donde tú esperabas: ¿no es tan obvio?, ¿la información no es lo suficientemente clara?... A lo largo de los meses de promoción del evento vas a tener muchas oportunidades de revisar y de probar. No tengas miedo a rehacer una estrategia si ves que aquello que has estado pensando tanto tiempo no funciona. Adapta tu estrategia al comportamiento de tu usuario.
  • Response rate: aunque no puedas medir esta métrica con números en HubSpot o en tu CRM, la considero importante en el sentido de la implicación. Imagina que haces una campaña de email en la que no te importe el clic sino el mensaje que has mandado y que este implique una respuesta por parte de tu audiencia. Todos los mails de feedback que recibas contestando a esa cuestión representan el response rate que obtienes más allá del propio clic que se pueda hacer en el correo.
  • Unsubscribe rate: es importante que te fijes en todos aquellos contactos que estás perdiendo. ¿Qué has hecho mal? ¿Por qué alguien que tenía un buen engagement ha decidido desuscribirse de tus envíos? Revisa tu estrategia y perfecciona el approach que vas a hacer en tu próximo email.

Si vuelves a los ejemplos del anterior apartado de Inbound Leaders 2018 puedes ver cómo unos subjects line un poco más arriesgados consiguieron unas buenas open-rate y el contenido también siguió con unas buenas métricas de CTR por encima de la media.

Conclusión

El diseño, la segmentación del público y la automatización son puntos clave en tu estrategia de email marketing para la promoción de un evento.

No importa el sector de tu empresa o el tipo de evento que organices. Los datos y consejos que he compartido contigo en este post se pueden aplicar a cualquier estrategia de marketing de eventos. De hecho, a pesar de que cada evento sea distinto y la industria de los eventos está en constante cambio, una herramienta que sin duda seguirá siendo un pilar constante para la comunicación es el correo electrónico. Así que te recomiendo dedicarle un buen esfuerzo a tus emails para optimizar el trabajo de promoción, mejorar la difusión y obtener mejores resultados.

Y tú, ¿utilizas los emails en tu estrategia de marketing de eventos? ¿Hay algo más que te gustaría añadir? ¡Te espero en los comentarios!guia eventos inbound marketing

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