Liderar equipos remotos: cómo aumentar la eficiencia del teletrabajador

La COVID-19 ha empujado a las empresas a la transformación. Hace tiempo que se hablaba del tema, pero los propósitos no se han materializado en acciones reales hasta que no lo ha provocado una causa de fuerza mayor. Liderar equipos remotos ya es algo habitual en nuestro país.

Al irrumpir la COVID-19 y cambiar las reglas por las que se regían las empresas y la sociedad, los responsables de la gestión empresarial han tenido que agilizar los trámites y acelerar la digitalización de su fuerza de trabajo, de sus procesos y de sus operaciones. Pero liderar equipos a distancia no era tan común hace pocos meses.

Datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) de la EPA de 2019 revelan que el 90,7% de los ocupados no trabajó ningún día en su domicilio particular. Solamente el 4,8% de los españoles trabajó en casa más de la mitad de los días, mientras que el 3,5% lo hizo ocasionalmente.

Podría considerarse como una reacción a la realidad, una manera, la única, de afrontar los desafíos que planteaban las nuevas circunstancias. Sin embargo, ahora estamos llegando a una etapa de establecimiento.

En cuestión de semanas se ha avanzado el equivalente a meses en lo relativo a la digitalización de la fuerza de trabajo, y ya no es momento de tapar huecos. Eso ha quedado atrás. Ahora hay que asegurarse de que los empleados están bien teletrabajando y sentar las bases para que, si en el futuro se produce una situación similar, el trabajo remoto no sea un “parche” sino una solución integrada en la normalidad de las rutinas empresariales.

La situación provocada por la pandemia nos ha permitido confirmar la necesidad de tener flexibilidad en el puesto de trabajo. Dejar las rigideces y formalidades para mejorar la conciliación y facilitar una forma de desarrollar la actividad profesional del empleado mejor integrada con su esfera privada y con su día a día.

La “nueva normalidad” nos brinda la oportunidad de vivir cambios, introducir mejoras y mantener las buenas prácticas implementadas durante los meses de confinamiento. El mundo empresarial ha de adaptarse a partir de ahora a una organización del trabajo más flexible y, entre otras cosas, a la necesidad de liderar equipos desde la distancia.

¿Qué ha cambiado para un líder de equipos y personas?

Para poder analizar qué cambios se han producido en la forma de trabajar de las empresas o en la manera de liderar equipos de sus gerentes nos tendríamos que fijar en dos ámbitos:

Ámbito emocional: cambios provocados por la COVID-19

Más de dos meses sin ver a nuestro equipo, sin ese contacto personal y cercano, pueden marcar a la plantilla y descolocar a los líderes. Para entender bien lo que el confinamiento ha significado hay que tener en cuenta que la gerencia:

• No tiene el tacto diario de cómo están las personas que gestiona.
• No conoce tan bien su contexto diario ni cómo les afecta la situación en el ámbito personal.
• No tiene una interacción cercana con ellas.

Ámbito profesional: retos impuestos por la COVID-19

El confinamiento ha provocado que los encargados de liderar equipos se den cuenta de que ya no tienen el mismo control sobre las acciones del personal ni sobre las tareas a realizar.

Es mucho más fácil hacer un seguimiento cuando te encuentras en el mismo espacio de trabajo. En ese contexto todo parece más fluido y ahora no se nota de ese modo. Aunque sí que es posible gestionar remotamente al equipo con la misma eficacia que cuando todo el mundo comparte oficina. 

¿Cómo adaptarse como líder a este cambio?

Como líderes, resulta primordial entender que hemos perdido el contacto emocional con las personas, por lo que es preciso hacer aún más seguimiento de la gente con la que trabajamos. El trabajo remoto exige un enfoque distinto de esa labor de guía y se hace necesario:

• Mucho seguimiento, tanto con reuniones diarias como semanales. Pueden ser cafés más informales, para mantener el contacto con los trabajadores y entender su estado emocional.
• Más comunicación. Tienen que saber qué está pasando y es importante lograr que los empleados sigan sintiéndose parte del equipo. Es necesario un apoyo moral que minimice la incertidumbre.
• Gestión de emociones con el equipo. Al estar teletrabajando es necesaria la comunicación y el contacto para asegurar que no baja la motivación. La gestión de emociones es el reto más importante, pero si se sigue manteniendo el contacto se puede estabilizar la situación y se pueden aprovechar las ventajas del teletrabajo. Mandar un pequeño cuestionario diario con foco en el estado anímico solo lleva cinco o diez minutos, y permite actuar si se percibe que alguien no se siente tan bien. ¿Has oído hablar del Happiness Index? Se trata de una encuesta que la empresa envía a sus empleados diariamente después de la jornada laboral. En ella se pregunta en qué estado emocional se ha empezado el día, cómo se ha terminado y cuánto se han disfrutado las tareas. Las respuestas se fijan en una escala del 1 al 4, en la que 1 "muy mal" y 4 "muy muy bien". Lo normal suele ser poner un 3. A la vista de los resultados, los responsables de cada empleado pueden actuar con más tacto, al saber cómo se siente cada persona. Esta herramienta, además, les da la oportunidad de profundizar más si alguien no está del todo bien.
• Objetivos y prioridades del empleado bien fijadas. Es importante para que la persona no pierda el foco, desde el punto de vista profesional. Quienes no estén acostumbrados al teletrabajo pueden encontrar complicado establecer prioridades, por ejemplo, debido a las distracciones que encuentran en casa. Necesitan una clara guía para ver cómo han de ir ejecutando sus tareas.

En el sentido emocional y con esta situación más de incertidumbre es necesario que el empleado se sienta cómodo y con confianza, con lo que se le tiene que transmitir que, dentro del descontrol del contexto, él es quien tiene el poder de tener el control de su trabajo.

Herramientas que puedan facilitar la comunicación diaria con el teletrabajador

Existen algunas herramientas que permiten mejorar la comunicación y mantener reuniones con los empleados:

• Slack: es un chat que se utiliza para la comunicación diaria con el empleado.
• Zoom: la herramienta de vídeo que mejora la calidad de las reuniones remotas.
• HangOuts: esta aplicación de Google combina la función de chat con las videollamadas.
• Skype: se trata de una buena solución para quienes necesitan mantener reuniones a distancia.
• Trello: es una herramienta muy popular para facilitar la organización de tareas.
• GoogleDocs: se trata de una herramienta colaborativa de trabajo intuitiva y eficaz.

Recomendaciones para el teletrabajo

No cabe duda de que, en el hogar, existen más distracciones que afectan al teletrabajador. Por este motivo, se recomienda no hacer reuniones de más de 1.30 h sin pausas. Es la forma de ayudar a mantener la concentración a los participantes en las reuniones virtuales y sacar el máximo partido de esos minutos compartidos.

Quienes se enfrentan a la responsabilidad de liderar equipos de trabajo remotos deben ser conscientes también de que, al ser reuniones virtuales, no se produce el contacto humano al que estamos acostumbrados. Este se ve sustituido por la pantalla, que cansa más y plantea algunos retos.

Para resolverlos, a la hora de organizar un encuentro digital, formal o informal, con el equipo de trabajo, conviene tener en cuenta estas recomendaciones:

• Optar por videollamada: siempre es mejor que el audio se acompañe de la imagen, poder ver a la persona con la que se habla. Eso aumenta la cercanía y ayuda a que el contacto parezca más real y se sienta más humano. También ayuda a los participantes a enfocarse en la reunión y no distraerse con otras cosas.
• Dedicar los primeros minutos a cuestiones no profesionales: además de preguntar a todos los participantes “¿qué tal”? para interesarnos por su estado de ánimo y sus circunstancias, este lapso al inicio de las reuniones virtuales permite dar tiempo a que llegue todo el mundo. Hay que tener en cuenta que pueden plantearse problemas técnicos a los participantes en el encuentro.
• Asegurarse de que se ha entendido todo. Si en una reunión tradicional, cara a cara, en una misma sala, esto es crucial, aún resulta más en las reuniones virtuales. Las personas encargadas de liderar equipos pueden ir dejando comentarios y enlaces a información relevante en el chat de la videollamada; y, de forma complementaria, compartir con los interesados las minutas de la reunión al finalizar esta.

Consejos para el teletrabajador que aumentan su eficiencia

Trabajar de forma remota se va volviendo, paulatinamente, más sencillo y natural. Si bien en las primeras semanas de confinamiento pudo resultar complicado adaptarse a la nueva situación, la progresiva desescalada y el futuro que tenemos por delante no hará sino reforzar este planteamiento de trabajo flexible como una alternativa ventajosa para empresa y empleados.

En cualquier caso, conviene seguir unas pautas para minimizar las distracciones y lograr ser más eficientes en nuestro puesto remoto. Son las siguientes:

• Elegir un espacio de trabajo situado en un lugar diferente a donde se encuentra la zona de ocio en el hogar. Esto también permite alejarse de ruidos e interrupciones, si en casa están otras personas, además del teletrabajador.
• Usar una silla confortable, mucho mejor si es ergonómica y regulable. Quienes se planteen aumentar su proporción de horas de trabajo remoto pueden plantearse invertir en una mesa regulable en altura, que les permita poder trabajar de pie, cuando lo deseen.
• Establecer un horario de trabajo. Evitar la procrastinación de las primeras horas y prevenir que la jornada laboral se alargue innecesariamente invadiendo el tiempo dedicado a la vida personal es tan sencillo como comprometerse a cumplir un horario.
• Fijarse objetivos a corto plazo (semanales) para no frustrarse y poder conseguirlos. Esto minimiza la incertidumbre y ayuda a mantener la moral elevada.

Testimonios de líderes que gestionan equipos: antes y después de la COVID-19

La COVID-19 ha puesto a muchas empresas en el camino de la digitalización y es interesante conocer cómo lo han vivido los responsables de liderar equipos. En las siguientes líneas he querido recoger algunos testimonios de personas que lideran equipos, cargos de responsabildad dentro de InboundCycle, en los que nos explican qué ha cambiado en su día a día durante el confinamiento, en lo referente a la gestión de personas:

Manel Bassols, Account Director

“Sorprendentemente, el hecho de estar a distancia ha hecho que tenga mucha más interacción directa cada día con las personas de mi equipo. En parte ha sido gracias a los sistemas de videollamadas que hemos implementado como empresa para asegurar que mantenemos el contacto todos los días. Sin embargo, también he sentido muchas más veces la necesidad de comentar temas en una conversación por videollamada que en una situación normal seguramente habríamos comentado por email o por Slack.”

Oriol Bel, Marketing Director

“En nuestro caso, desde hace tiempo somos un equipo de personas muy autónomas, con responsabilidades muy definidas y con pocas reuniones presenciales. Por lo tanto, en la época antes del confinamiento ya estábamos teletrabajando muchos días y teníamos poca interacción en directo en la oficina. Con el teletrabajo total, hemos tenido que buscar fórmulas para mantener el contacto personal, así que tenemos una reunión diaria en la que nos ponemos al día, tomamos el café de la mañana y mantenemos el contacto. También hemos implementado muchos más sistemas de alineamiento y organización de la carga de trabajo. Con todo esto, es curioso, pero tengo la sensación de que ahora estamos más unidos y unidas, y sé mucho más del resto del equipo que antes. Siempre hay que buscar la parte positiva a las situaciones complicadas.”

Xavi Pla, COO

“Considero más importante que nunca buscar espacios para hacer videoconferencias más distendidas, que sustituyan la interacción espontánea que hay en los entornos presenciales. El liderazgo no se fundamenta en las reuniones operativas; aunque sea en remoto, es importante buscar momentos equivalentes a las interacciones del día a día. Agendar cafés informales o comidas telemáticas puede ayudar.”

Marina Melé, IT Director

“Gracias a los cafés que hacemos por la mañana, tengo más contacto ahora con todo mi equipo que antes del teletrabajo. Además, los miércoles por la tarde hay merienda en IT: nos reunimos por videollamada y jugamos a algún juego online (pinturillo, saboteur, etc). La sensación es la misma que tenía cuando nos reuníamos presencialmente para jugar a cartas.”

Neus Sánchez, Sales Director

“Mi día a día ha cambiado a mejor: he ganado mucho tiempo al eliminar todos los desplazamientos e, indirectamente, este tema me ha afectado positivamente también a nivel emocional. Ahora puedo destinar más tiempo de calidad a mi equipo. En el día a día en el departamento de ventas todo es para ayer y tienes que gestionar muy bien el equilibrio entre objetivos ambiciosos a corto plazo sin olvidar los de largo plazo. Ahora el tiempo que tenemos es más relajado, de más calidad, sin prisas ni presiones y en un entorno tranquilo y seguro, en casa. Además, al montar diferentes sistemas para no perder el contacto, con el equipo estamos más unidos que nunca.”

Mireia Reixach, Talent Director

“En estos momentos es importante entender que el equipo en general y, en concreto, cada persona individual con la que trabajamos, tiene un contexto específico con su entorno que puede llegar a ser complicado, ya sea a nivel de la enfermedad o a nivel económico. En este sentido, pasa a ser muy importante que las personas que gestionamos equipos tengamos en cuenta la dificultad de la situación y podamos dar el apoyo que necesite el equipo para que las dificultades en el terreno personal puedan ser más llevaderas.”

Marta Dardichon, Finance Director

“Gestionar personas a distancia ha hecho que tenga que estar más atenta a la persona, sobre todo en hacerle sentir que está acompañada para todo aquello que necesite.”

Pau Valdés, CEO

“Mi día a día ha cambiado a mejor. Sigo teniendo toda la comunicación que deseo con las personas del equipo y he ganado en tiempo para mí y para mi familia. El hecho de trabajar siempre desde casa y no tener que viajar nunca hace que mi tiempo de calidad con la familia se haya multiplicado y que tenga mucha más disponibilidad para el equipo cuando me necesita.”

Acompañamiento emocional: la clave para liderar equipos remotos

Al liderar equipos remotos es muy importante el acompañamiento emocional. Hacer sentir a la persona que se confía en ella dentro del descontrol que genera la situación es algo que da estabilidad, permite enfocarse y sentirse apoyado. Esto solamente se va a conseguir si se sigue manteniendo mucho contacto y comunicación diaria. Solo así el teletrabajador verá que no ha cambiado tanto su día a día y que sigue teniendo el apoyo y la confianza de las personas con las que mantenía un contacto diario.

Además de esto, conviene recordar que quien se encarga de liderar equipos debe responsabilizarse de poner a disposición de los trabajadores remotos los recursos que necesitan para que puedan acometer las mismas tareas que cuando ejecutaban sus tareas desde la oficina, desde internet y un ordenador portátil, por ejemplo, hasta plantillas, aplicaciones y software.

¿Cómo ha afrontado tu empresa el teletrabajo? ¿Ha empezado suponiendo un reto y ha terminado encajando mejor de lo que creías? ¿Ha resultado más complicado gestionar los recursos o las emociones? Me encantaría conocer tu experiencia, ¡compártela conmigo en la sección de comentarios!