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¿Cuándo externalizar o internalizar programadores y diseñadores en un departamento de marketing?

Es fácil que un departamento de IT, de marketing o una empresa pequeña entre en colapso en picos de trabajo o cuando se está en las primeras fases de crecimiento que no puedan dimensionarse a las necesidades reales de la empresa por limitaciones económicas. Si es tu caso, no te preocupes ¡y sigue leyendo!

Por suerte, en el siglo XXI se están consolidando nuevas formas de trabajar gracias a las nuevas tecnologías, que nos permiten aprovechar el talento de personas externas.

Para el equipo de IT, los colaboradores son una parte clave que nos permite cumplir con los objetivos que nos marcamos cada trimestre. Actualmente contamos con casi 20 colaboradores con los que trabajamos regularmente y cada mes intentamos incorporar nuevos profesionales que nos ayuden.

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¿Por qué colaboradores externos?

Trabajar con personas externas nos ha enseñado que el único motivo no es solo un excesivo volumen de trabajo que no se pueda absorber internamente, sino que trabajar con profesionales de diferentes perfiles nos ha hecho ver que hay muchos más.

Enfoques diferentes e ideas frescas

Cuando gran parte del trabajo del departamento se resume en crear blogs, landing pages o emails para nuestros clientes, es fácil caer en la rutina y comenzar a crear páginas muy similares entre ellas, y encontrar nuevos enfoques cada vez se convierte en un reto más difícil.

En el momento en que contactas a un diseñador freelance y te presenta las primeras propuestas, te das cuenta como entra el aire fresco por todas las ventanas de la oficina. Externalizar el diseño y utilizar diferentes diseñadores nos permite sin esfuerzo crear blogs creativos adaptados a las necesidades de cada cliente e ir descubriendo nuevas soluciones e ideas a medida que vas encargando proyectos.

Lo mismo ocurre con nuestros colaboradores developer: gracias a sus aportaciones no paramos de aprender cómo hacer mejor nuestros desarrollos proyecto a proyecto. Cada vez entregamos un resultado de más calidad y mejor enfocado a lo que el resto del equipo necesita para lograr los objetivos.

Claves en picos de trabajo

Hemos dicho que no es el único motivo, pero no podemos ignorar esta obviedad. Cuando una empresa tiene un pico excepcional de trabajo no siempre se puede permitir el lujo de decir que no a nuevos proyectos o a clientes importantes; además, contratar nuevos empleados para un espacio corto de tiempo puede no ser viable. Aquí es donde contratar uno o varios freelancers puede ser la solución mágica para poder cumplir todos tus compromisos.

En nuestro caso concreto ya no podemos hablar de picos excepcionales de trabajo, pues el volumen de proyectos que hemos de absorber cada mes sería imposible con el equipo actual interno. Trabajamos con una media de entre 4 y 8 colaboradores a la vez continuamente.

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Enriquecerse unos de otros

Cuando comienzas a trabajar con mucha gente diferente de gran talento diariamente es inevitable estar aprendiendo y re-aprendiendo constantemente.

Todo lo que aprendemos en cualquier tipo de campo, ya sea en diseño, en programación, usabilidad o incluso procesos o productividad tratamos de hacerlo nuestro e incorporarlo a nuestros proyectos, de la misma manera que tratamos que todos nuestros colaboradores se aprovechen también de todo este aprendizaje. Esta es probablemente la parte más gratificante de trabajar con gente externa.

Un arma secreta para captar talento

Buscar talento para incorporarse a una empresa como InboundCycle, con unos valores tan marcados, no es una tarea fácil.

Aunque nuestro departamento de Talento hace un trabajo increíble, trabajar con profesionales externos en proyectos reales durante meses te permite conocer en profundidad a las personas y poder valorar si puede ser una incorporación valiosa para la empresa y si encajará con el resto del equipo.

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El equipo interno

Trabajar con colaboradores externos puede parecer una amenaza para el equipo interno, pero nada más lejos de la realidad.

Un equipo con un enfoque más estratégico

Lo que hemos aprendido de externalizar trabajo es que de repente nos hemos podido focalizar en proyectos más estratégicos desarrollando nuevas herramientas para el resto de departamentos y hemos podido mejorar procesos internos que nos han permitido, además, ayudar a la compañía buscando nuevas maneras de obtener ingresos extra.

Ayuda en el día a día y proyectos estratégicos a largo plazo

El gran volumen de trabajo del que nos liberan los colaboradores nos permite también dar un apoyo rápido en el día a día al resto de departamentos, además de poder planear proyectos estratégicos internos que ayuden a la empresa a medio y largo plazo de forma muy valiosa (y a la que normalmente se van dejando de lado por falta de tiempo, dejando así proyectos medios que pueden empaquetarse en un briefing y fijar una fecha de entrega a los colaboradores).

No todo son ventajas

No vamos a negar la evidencia de que subcontratar no es siempre un camino de rosas: en ocasiones surgen problemas, y aunque no es la norma general, en algún caso concreto pueden comprometer la calidad o el tiempo de entrega.

En el tiempo que llevamos contratando ayuda externa hay dos puntos en los que nos hemos encontrado algún problema de una manera más o menos generalizada (aunque en muy pocos casos).

Falta de compromiso

Las fechas de entrega a las que nos comprometemos para entregar las propuestas de diseño o los blogs y otros desarrollos son algo a lo que no podemos fallar. Si no cumplimos podemos comprometer todo un proyecto contratado con InboundCycle.

En algunas ocasiones nos hemos encontrado con colaboradores que después de comprometerse a una fecha no han llegado a tiempo; obviamente no contamos como un problema en un retraso de algunas horas o una entrega al día siguiente, el tema es realmente serio cuando es un retraso de varios días.

Cuando sucede esto, el margen de maniobra es muy reducido, ya que aunque absorbas el desarrollo internamente para “apagar el fuego” o tires de un colaborador de confianza que te pueda resolver la urgencia, el retraso en inevitable.

Feedback es tu amigo, no tu enemigo

En otras ocasiones puedes encontrarte con un colaborador con un ego algo elevado que no acepte de forma constructiva el feedback que puedas darle para mejorar un proyecto o para trabajar mejor en el futuro.

También puede pasar que, aunque aparentemente reciba el feedback amigablemente y lo agradezca, nunca lo aplique.

Crear el proceso para trabajar con los mejores

Es imposible reducir a cero todos los problemas que puedan surgir cuando externalizas proyectos, pero sí que hemos ido aprendiendo cómo reducirlos considerablemente.

Lo que hemos hecho ha sido crear un proceso que controla desde la captación de nuevos colaboradores hasta la entrega final de un proyecto cuando a éste ya se le pide trabajo de forma recurrente.

Captar buenos colaboradores

Después de varios intentos en diferentes plataformas, finalmente aprendimos que lo mejor es centrarse en aquellas plataformas específicas para el tipo de profesional que busques, por ejemplo, en comunidades de diseñadores. También el hecho de poner anuncios e informar de que se buscan colaboradores en la sección "Trabaja con nosotros" de nuestra página web ha dado buenos resultados.

Estamos buscando colaboradores

Cuando recibimos los datos de un candidato le hacemos pasar un test de unas diez preguntas para asegurarnos de que cumple con las características que necesitamos, y en el caso de que así sea, revisamos su portfolio y experiencia.

Cuando todo nos encaja lo añadimos en una base de datos de colaboradores pendientes de ser probados y le informamos de que en breve le haremos un encargo.

Validación

El primer encargo lo utilizamos para hacer una validación final del colaborador, y puntuamos sus actitudes para saber cuáles son sus puntos más fuertes para poder contar con el colaborador que mejor se adapte a cada proyecto.

Reducir el impacto de una primera colaboración

Cada vez que comenzábamos a trabajar con un nuevo colaborador nos dimos cuenta de que invertíamos una gran cantidad de tiempo en situarlo y en explicarle lo que necesitábamos de él.

Lo que hicimos fue preparar una zona de documentación que pedimos que lean para ayudarles a entender qué hacemos en InboundCycle y qué es lo que esperamos de cada freelance en cuanto a todos los niveles.

En esta documentación tratamos de abarcar todo lo que el freelance puede necesitar saber o dar respuestas a cualquier duda que pueda surgirle. Por poner un ejemplo, explicamos desde la importancia de las fechas de entrega hasta los formatos en que necesitamos que se nos entreguen los diseños.

Asegurar la entrega perfecta

También hemos creado fichas para cada tipo de proyecto que actúan como un checklist de todo lo que un proyecto ha de cumplir a todos los niveles: es una ficha que los colaboradores agradecen porque así se aseguran de que no se dejan nada y a nosotros nos permite hacer un repaso rápido y fiable cuando nos hacen una entrega.

También preparamos briefings muy completos basados en plantillas en las que facilitamos toda la información de que disponemos acerca del proyecto. De este modo, con un simple email con dos enlaces un colaborador tiene una visión clara y completa de lo que tiene que hacer. Esto reduce muchísimo la ida y venida de emails con preguntas y dudas.

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Documentar todo el proceso

Nuestro proceso de colaboradores está documentado internamente, el motivo es que todos los miembros del equipo de IT de InboundCycle trabaja con freelancers, y el hecho de tenerlo documentado hace que este proceso no se vaya diluyendo y degradando con el tiempo, y que cada nueva incorporación a la plantilla pueda aprender cómo trabajar con colaboradores de forma autónoma.

Relación exquisita

Los que hemos trabajado como freelances en algún momento sabemos de lo vulnerable de su posición, pero para nosotros son una pieza tan importante de nuestro engranaje que no podemos tratarlos de otra manera que no sea con exquisitez. Seguro que todavía tenemos muchas cosas a mejorar, pero queremos que se sientan motivados y comprometidos trabajando con InboundCycle. ¡Solo así todo el engranaje funciona!

Feedback mutuo

Como ya hemos comentado, el hecho de que un colaborador no acepte un feedback negativo en algún momento es un problema, porque para nosotros el feedback constante es la mejor forma de detectar puntos ciegos y poder mejorar.

De la misma forma que pedimos que un colaborador pueda aceptar un feedback en algún punto que consideramos que debería mejorar o cambiar para poder trabajar con nosotros, les pedimos lo mismo a ellos y los tomamos muy en serio.

Conclusiones

En resumen, para InboundCycle, trabajar con colaboradores es esencial, y aunque siempre cuesta dar el paso de comenzar a confiar en profesionales externos, una vez comienzas te das cuenta de lo beneficioso que es para todos y de la gran cantidad de gente con increíble talento que hay esperando ahí fuera.

Si tienes cualquier duda o sugerencia sobre el artículo y los temas que se han expuesto, ¡estaré encantado de leer tus comentarios y seguir hablando! :-)

[PDF] Cómo poner en marcha un departamento de Inbound Marketing

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