Si a estas alturas de siglo sigues firmando en papel tus contratos y documentos oficiales, sigue leyendo, porque este artículo te interesa mucho. Te vamos a enseñar una herramienta muy útil para poder firmar documentos online: Dropbox Sign.
¿Sabías que las empresas gastan al año más de 350.000 millones de euros en papeleo? Suena una barbaridad, pero, si te pones a hacer cuentas de lo que supone la pérdida de productividad, los números cuadran. Por este motivo hay que trabajar el objetivo de digitalizar las empresas y los procesos lo máximo posible.
¿Qué es Dropbox Sign y para qué sirve?
Dropbox Sign es una plataforma que permite crear una firma digital, autenticar un documento y comprobar que no se ha modificado desde el momento de su creación hasta el momento de firmarlo.
Las utilidades de este programa son muy variadas, pero podemos destacar entre otras que:
- Permite la firma de documentos online de varios formatos: PDF, Word, Excel, PP, etc.
- Ofrece seguridad extra para los documentos.
- Permite organizar tus archivos dentro de tu propia cuenta o en las aplicaciones integradas.
- Cuenta con un sistema de alertas y recordatorios para que no se te olvide de firmar ese documento tan importante que tienes pendiente.
Las firmas digitales sirven para optimizar procesos, acelerar el tiempo que transcurre desde la emisión de un documento hasta la firma de este y mejorar la seguridad e integridad de los documentos.
Son muchos los sectores en los que la firma digital está en auge y donde ha llegado para quedarse: sector gubernamental, sanitario, servicios financieros y plataformas de criptodivisas. Por tanto, se trata de una digitalización para firmar documentos online que es imparable y a la que hay que adaptarse.
Quizás hayas oído hablar de HelloSign, pero ahora se hace llamar Dropbox Sign. El cambio de nombre se ha debido exclusivamente para agrupar bajo una misma marca, Dropbox, ambos servicios, y que puedas tener todos tus archivos y firmas en la misma plataforma.
Funciones y ventajas de crear firmas digitales
Una firma digital es la expresión electrónica que expresa la conformidad con los términos del documento firmado. Es igual que firmar un documento en papel, pero se realiza de forma electrónica sin necesidad de imprimir el documento, firmarlo y escanearlo para volver a enviarlo. El ahorro en tiempo, en papel y en coste es obvio.
Crear una firma digital en Dropbox es muy sencillo, pues tienes 4 opciones:
- Dibujarla “a mano” mediante tu propio dedo o un lápiz óptico.
- Subir una imagen de la firma, que previamente has realizado en un papel.
- Usar el cursor para dibujar tu firma.
- Escribirla con el teclado y escoger la fuente tipográfica que más se parezca a tu firma real
Una vez que tengas tu firma digitalizada, el proceso para firmar es tan sencillo como copiar y pegar. También podrás hacerlo mediante el editor Drag & drop.
Incluso en los archivos de PDF la aplicación te va a permitir añadir diferentes campos a la hora de firmar:
- Tu propia firma digitalizada
- Tus iniciales o nombre completo
- La fecha de la firma
- Texto, para indicar tu cargo, por ejemplo
Dropbox Sign tiene un apartado especial para formar contratos con la mayor garantía y rapidez posibles, de modo que te permite, por ejemplo:
- Seleccionar diferentes permisos para los firmantes, como puede ser la autenticación de dos factores, para contratos de máxima confidencialidad.
- Cuando se necesitan varias firmas, se puede configurar el orden en que los firmantes deben hacerlo.
- Validación de datos, una garantía ante posibles errores humanos.
- Plantillas para utilizarlas infinidad de veces.
Para contratos y documentos que requieran una seguridad extra, la plataforma cuenta con un servicio de firmas electrónicas cualificadas que cumplen con el reglamento elDAS y que son tan vinculantes como las de puño y letra. Para ello se realiza un proceso de autenticación del firmante mediante una videollamada y hay que confirmar la firma mediante SMS.
Como ves, ¡lo tienen todo pensado!
Las ventajas de este tipo de plataformas para firmas documentos online:
- Los contratos se firman un 80% más rápido en comparación con el procedimiento tradicional.
- Mejora las tasas de finalización gracias a los recordatorios integrados.
- Puedes personalizar las solicitudes de firma añadiendo el logotipo, lema y/o mensajes personalizados.
- Uso de plantillas de documentos o contratos.
- Es legalmente vinculante.
- Permite gestionar los permisos de los documentos.
- Mayor seguridad, ya que incluye cifrado SSL.
- Reducción de costes.
- Eliminación del papel como residuo.
Cómo se utiliza Dropbox Sign
Una vez te registras de forma gratuita, los pasos a seguir son los siguientes:
- Crea una cuenta de Dropbox Sign
- Elige quién tiene que firmar
- Sube un documento
- Firma o añade campos de firma
- Envía documentación al destinatario previsto
¡Así de sencillo! Ahora no tienes excusa para perder el tiempo en firmar en papel y escanear para volver a mandar los documentos. Con esta plataforma que te hemos enseñado hoy, todo es mucho más sencillo y obtendrás el grado de garantía que necesites. ¿A qué esperas para probarlo?
Publicado originalmente el 5 de enero de 2023.
Revisado y validado por Susana Meijomil, Inbound Content Manager en InboundCycle