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Cómo automatizar emails y que parezcan escritos 'ad hoc' para tu receptor

Dentro de un proyecto de inbound o de marketing online, un email es mucho más que un canal de información para comunicar un mensaje.

Un email es la manera como establecemos un contacto personal y directo con nuestros usuarios o posibles clientes, y en función de cómo esté elaborado y, sobre todo, de la percepción de marca y producto que sea capaz de transmitir, va a depender, en buena parte, la consecución o no de nuestros objetivos.

En este artículo me propongo descubrir y detallar los puntos clave que te pueden ayudar a dar mejor forma a tus emails. ¿Me acompañas?

automatizar emails

La importancia de personalizar los emails

La personalización de los emails es fundamental para el éxito de nuestra campaña. Por este motivo, en el proceso de automatización de los correos electrónicos es fundamental que parezcan escritos ad hoc para su receptor. Para ello es necesario introducir campos personalizables, como el nombre y los apellidos y, en ciertos casos, incorporar adaptaciones más sofisticadas y complejas, como el contenido o los botones de las call to action o llamadas a la acción.

El principal objetivo de esta automatización personalizada de los emails es maximizar el porcentaje de correos abiertos, lo que se conoce como open rate, pero, sobre todo, conseguir el mayor índice posible en relación a la click rate, una métrica básica para determinar el éxito de una campaña de email marketing. El click rate es un índice que representa el número de receptores sobre el total entregado que han hecho clic sobre alguno o algunos de los enlaces que aparecen en los emails.

Además, existen otras ventajas adicionales de personalizar los emails:

  • Hacer branding. Cuando un usuario recibe un correo con cierto grado de personalización, automáticamente percibe la marca de una forma mucho más cercana y amable, puesto que siente que dicha marca o empresa se preocupa por sus clientes, considerándolos individuos y no números. De esta forma, se transmite un mensaje al usuario de qué nos importan sus problemas y necesidades concretas, entendiendo que son personales y distintas a las de los otros clientes.
  • Aumentar las ventas. Especialmente durante el proceso de lead nurturing (es decir, el envío de una cadena de emails personalizados a nuestro buyer persona para acompañarlo durante el embudo de ventas o funnel), los correos personalizados se convierten en mucho más efectivos. De este modo, el posible cliente nos tiene mucho más presente y nos considera una solución real para su problema o necesidad. Esto se traduce en una preparación y maduración más efectiva de esta persona y, en consecuencia, se multiplican las posibilidades de que reaccione positivamente cuando le enviemos una oferta comercial.

Estructura y claves de los emails personalizados

A la hora de personalizar tus emails es probable que te asalten una serie de dudas sobre cómo debes realizar dicha adaptación. Te destaco algunas:

¿Cómo tiene que ser este email?

Las cuestiones clave son brevedad y simplicidad. Y esto vale para todos los elementos del email, tanto del mensaje (subject) como del cuerpo.

¿Qué campos debo personalizar?

Lo absolutamente fundamental es el nombre (y los apellidos) de cada destinatario. También se puede poner el cargo, siempre que no quede forzado.

A partir de aquí, la adaptación del resto de elementos es opcional. Aunque algunos programas de automatización permiten personalizar el asunto y hasta los contenidos y enlaces, en general no existen evidencias claras de que realmente sirvan para aumentar el open rate y el click rate.

¿Qué tono debo utilizar?

Depende de cada campaña, pero en todo caso, para esta cuestión, podemos remitirnos a la primera pregunta: la brevedad y la simplicidad son casi siempre la opción más recomendable, efectiva y eficaz. Un toque de humor normalmente queda bien y sirve para llamar la atención del usuario. Recuerda que es una persona quién escribe el email, y una persona quien lo lee.

Sea como sea, a la hora de seleccionar el tono adecuado es muy importante tener en mente, con el máximo detalle, el buyer persona al que nos interesa dirigirnos en cada momento y, a partir de ahí, elegir el estilo que mejor empatiza con él.

¿Son importantes los enlaces?

Absolutamente. Como norma general, los emails siempre deben incorporar algún enlace que aporte valor: a un artículo, un ebook, una infografía, etc.

¿Cómo debo finalizar el email?

La personalización no solo tiene que ver con el receptor. El remitente debe firmar el email, tras el saludo de rigor, con su nombre y apellidos y su cargo.

La implementación de un sistema de personalización de emails

El proceso técnico de implementación de un sistema de personalización de emails totalmente automatizado es muy sencillo utilizando plataformas de automatización, como por ejemplo HubSpot. De manera muy visual e intuitiva, se pueden añadir campos para el nombre y los apellidos de cada receptor, así como opciones más complejas como: personalización del asunto, de los botones de call to actions, enlaces e incluso contenidos de texto.

Una segunda fase dentro de la empatización es el análisis de resultados, que puede ser de dos tipos:

  • Cuantitativos. Este tipo de medición permite obtener datos numéricos objetivos sobre hasta qué punto están mejorando los ratios de open y click rate con la personalización de nuestros emails, el nivel de avance de los leads y los resultados que se están obteniendo al añadir elementos concretos, como enlaces de valor.
  • Cualitativos. En este caso, se trata de obtener conclusiones en función de las respuestas obtenidas por los usuarios, observando qué tendencias están provocando nuestras acciones de personalización de los emails.

Una última recomendación es que vayas variando algunos elementos si los resultados obtenidos no son los esperados, hasta que consigas la mejor alineación posible entre los objetivos definidos y los conseguidos. Un testing A/B, para ensayar diferentes cambios o propuestas en tus emails, puede resultarte también de inestimable ayuda.

Espero que este post te haya resultado útil. También me gustaría mucho leer tus propias experiencias y sugerencias en la sección de comentarios. Mientras, te muestro un ejemplo de email para que puedas adaptarlo a tus necesidades.

¡Hasta pronto!

Hola, [nombre del receptor],

¿Cómo estás?

Seguramente en tus reuniones de equipo se dan ideas muy interesantes que a veces caen en saco roto. Son oportunidades de mejora que se pierden si no les ponemos remedio.

Es básico que todos los miembros de tu equipo sepan cómo llevar reuniones y que anoten todas las ideas que van surgiendo, sean buenas o malas. 

Para ello, probablemente sean necesarias algunas herramientas de gestión de reuniones. Las hemos recabado este mes en nuestro blog: haz clic aquí para leer el artículo.

Si te dispones a usarlas, cuéntame qué tal te han ido; tal vez podamos echarte una mano para llevar la productividad de tu empresa a otro nivel. Puedes escribirme a este mismo correo o llamarme al XXX-XXX-XXX. 

Que pases una buena tarde,

[Tu nombre, apellidos y cargo]

introduccion al email marketing

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