HubSpot custom objects: qué son y por qué son importantes para tu empresa

Si estamos trabajando con HubSpot, uno de los conceptos recientes que han incorporado son los custom objects u objetos personalizados. En HubSpot tienen un papel fundamental para poder implementar con soltura nuestras estrategias de inbound marketing.

Infórmate acerca de los HubSpot Custom Objects y descubre cómo pueden ayudarte a mejorar las conversiones de tu sitio web.

Sabemos que de la teoría a la práctica hay un mundo y, pese a que contemos con un gran volumen de información acerca de nuestros leads y contactos, hay que saber almacenarla y gestionarla con las herramientas más idóneas. Por eso los objetos personalizados nos pueden sacar de más de un apuro para almacenar y administrar todos tus datos en HubSpot.

Para entender cómo funcionan los objetos personalizados en HubSpot, es necesario primero entender qué son los objetos en HubSpot y cómo se relacionan estos con las propiedades y propiedades personalizadas.

Los objetos en HubSpot

La forma más sencilla de pensar en los objetos de HubSpot es como un conjunto de propiedades que comparten un mismo “dueño”. Por ejemplo, un objeto son los “Contactos”. Cada contacto tendrá, por lo tanto, una serie de propiedades asociadas a este: nombre, apellido, teléfono, dirección, edad, país, etc.

Los objetos estándar en HubSpot son contactos, empresas, negocios y tickets.

• Los objetos de contactos almacenan la información vinculada a una persona en concreto.
• Los de "empresas" hacen lo propio sobre una empresa u organización. Lo habitual es asociar este object con múltiples contactos hasta representar su estructura organizacional. De hecho, las asociaciones o relaciones más comunes que se establecen entre los objetos de HubSpot son de empresa-empleados.
• Los negocios a menudo constituyen oportunidades de venta para un contacto o empresa. Esta información se obtiene mediante los pipelines. Así, estos podrán contener propiedades como fecha de cierre de negocio, dueño del negocio, monto total negociado, productos asociados, estatus del negocio, etc.
• Los tickets, es decir, las solicitudes que hacen los usuarios para recibir ayuda, como el soporte técnico que la empresa proporciona a sus clientes. Las propiedades que se le puedan asignar a estos objetos serán estatus del ticket, prioridad de atención, encargado del ticket, etc.

Los dos últimos, negocios y tickets, están relacionados con el Hub de Ventas y el Hub de Servicios de HubSpot, respectivamente.

De manera adicional, podremos hablar de dos tipos de objetos más: las tareas, que representan una actividad que podrá ser creada mediante los workflows o flujos de trabajo para controlar la productividad y el servicio al cliente, y, por otro lado, los productos o servicios que ofreces (podrá contener propiedades como presupuestos, cotizaciones, rendimiento…).

Cuando necesitamos recurrir a un objeto que no sea los objetos estándar de HubSpot mencionados, hay que hacer uso de los objetos personalizados. De esta forma, podemos crear propiedades y personalizar las asociaciones entre objetos personalizados y otros objetos.

Por ejemplo, si fuésemos un gimnasio, un objeto personalizado que podríamos crear se llamaría "inscripciones". Así, podemos asociar este nuevo objeto personalizado al objeto estándar de contacto.

¿Qué son los custom objects u objetos personalizados?

Los objetos personalizados son aquellos elementos que contienen información sobre un tipo de relación externa a la empresa, por ejemplo, otros objetos. Son registros empleados para almacenar datos y, de esta forma, hacer más fácil el uso de los mismos.

Los custom objects sirven para segmentar los datos en función del tratamiento que les queremos dar. Además, nos ayudan a gestionar la información de la manera más eficiente.

¿Para qué sirven?

Generalmente, los objetos están compuestos por las propiedades que tienen por defecto y por las propiedades personalizadas que uno puede asociarles. Por ejemplo, si tengo un plan de fidelización en mi empresa con distintos tipos de clientes, podría crear una propiedad customizada llamada “tipo de cliente” con los siguientes valores posibles: normal, VIP, super VIP.

Podemos emplear los objetos personalizados en HubSpot para:

• Filtrar los registros de objetos personalizados según los valores de propiedad
• Usarlos en workflows
• Personalizar los correos de email marketing automatizados
• Crear informes personalizados basados en los custom objects

Las propiedades customizadas son una buena herramienta para personalizar el CRM utilizando atributos relevantes para el negocio que no vienen por defecto en HubSpot. Sin embargo, tienen algunas limitaciones.

Ventajas de los objetos personalizados

Los custom objects nos permiten almacenar diferentes tipos de datos.

Entre otras cosas, estas son las principales ventajas de crear objetos personalizados en HubSpot:

• Toda la información que contengan los objetos podrá servir para aprovechar al 100% las funcionalidades de HubSpot.
• Permiten integraciones más completas para llevar a cabo la automatización de tareas.
• Permiten vincular contactos u otros objetos a otras empresas.
• Podrán mejorar la generación de conversiones.

Requisitos

Para hacer uso de los custom objects hay que tener una cuenta de HubSpot con al menos un Hub de nivel Enterprise (ya sea para el CMS, el Sales Hub, Service Hub o Marketing Hub).

Además, como hay que crear los custom objects mediante la API de HubSpot, es recomendable que, para empezar, contemos con la guía o el asesoramiento de un Partner de Soluciones de HubSpot o un desarrollador especializado.

¿Cómo funcionan los HubSpot custom objects? Ejemplos

Antes de crear un objeto personalizado asegúrate de que los objetos estándar no satisfacen tus necesidades, identifica el propósito de esta nueva creación, qué estructura tendrá y para qué quieres usarlo.

Ten en cuenta que para crear un objeto personalizado hay que incluir sus propiedades y establecer la asociación entre él mismo y su objeto estándar.

Una vez planificado el objeto personalizado, puedes crearlo a través de API y, para comprobar que se ha configurado correctamente, puedes probar con un flujo de trabajo o exportar un informe de prueba.

Los siguientes ejemplos te explican cómo funcionan los HubSpot Custom Objects. ¡Toma nota!

Custom Objects para cursos online y sus profesores

Imagina que eres una universidad. Tendrás distintos cursos que impartir, cada uno se dará en una clase o centro distinto, con sus respectivos profesores, alumnos, etc.

¿Cómo vincular toda esta información al CRM de HubSpot para desarrollar correctamente nuestras campañas de marketing online?

Sería muy difícil y prácticamente imposible poder llevar todos esos atributos a HubSpot como propiedades personalizadas. Es en este caso donde los objetos personalizados entran al rescate.

En este ejemplo, lo ideal sería crear un objeto llamado “Cursos”. A su vez, estos cursos tendrían sus correspondientes propiedades, es decir, profesores asociados, campus donde se imparten, etc. Pues una de las acciones que podríamos hacer sería asociar los alumnos (que serán parte del objeto contactos) con los cursos que estén realizando actualmente.

Mayor control de la logística en ecommerce

Otro ejemplo para aplicar los objetos personalizados lo encontramos en el mundo del ecommerce.

Si tenemos HubSpot implementado en un ecommerce, podremos tener una visión completa del funnel de ventas con el Hub de Ventas. No obstante, hay cierta información que sería difícil asociar a un negocio una vez que se concreta la venta: la información de envío del producto.

Si lo pensamos un momento, las propiedades que nos podemos encontrar en la logística del envío de un producto son múltiples y de distinta naturaleza: número de seguimiento, operador logístico, tipo de envío, dirección de destino (que puede ser distinta a la dirección de facturación asociada al negocio), cantidad de paquetes, estado del envío, etc. Llevar todas estas propiedades directamente al objeto “negocios” mediante la creación de propiedades personalizadas sería posible, pero poco práctico y difícil de mantener actualizado.

¿Qué hacer entonces?

Lo más recomendable en este caso es crear un objeto personalizado llamado “Logística” con todas las propiedades correspondientes. Además, podríamos incluso conectarnos vía API a nuestro proveedor logístico y tener toda esta información actualizada en el CRM. Así, asociaríamos el objeto negocio al objeto logística para mantener la relación entre ambos objetos.

Gestión de reservas

Imagina que eres una agencia de viajes: podrás crear el objeto "Reserva" cada vez que un usuario solicita un viaje. Así podrás emplear la información que recojas de este objeto mediante las listas de HubSpot para segmentar los contactos en función del número de viajes realizados, el promedio de costos de los viajes, las ciudades de destino, etc.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Hemos visto qué son los objetos, cómo se relacionan entre sí y qué ventajas podemos obtener con los objetos personalizados. Por el momento los objetos customizados están solo disponibles en versiones Enterprise de HubSpot. Crucemos los dedos para que en el futuro estén disponibles al menos para las versiones Profesionales de HubSpot.

¿Se te ocurre algún otro ejemplo donde los objetos personalizados serían de utilidad? ¡Déjame un comentario!