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Gestiona las contraseñas de tu departamento de marketing con LastPass

por Marina Mele  |  08/11/2016

Inbound Marketing: Estrategia y Herramientas

¿Has escuchado alguna vez hablar de LastPass o lo has utilizado? En el post de hoy quiero hablarte de sus ventajas y de cómo lo puedes usar para sacar el máximo partido al trabajo de tu departamento de marketing. ¡Seguro que te quedan ganas de probarlo!

contraseñas departamento marketing

¿Por qué necesitas un plan para gestionar contraseñas?

¿Alguna vez alguien del equipo o tú mismo habéis perdido una contraseña? ¿Cuando llega un nuevo miembro al equipo siempre tienes que hacer el mismo ritual de creación de un usuario y unas credenciales? ¿Cuántas contraseñas diferentes tienes en las plataformas que utilizas? Seguro que todas estas preguntas te suenan mucho, pues la mayoría de nosotros vivimos estas situaciones muy a menudo.

Las contraseñas son nuestra principal fuente de seguridad a la hora de trabajar en internet, pero no tienen que convertirse en un quebradero de cabeza. De hecho, puedes evitar todos estos problemas si cuentas con un plan para gestionar contraseñas, por eso te voy a dar 4 razones para empezar a usar uno de estos asistentes:

  1. A estas alturas habrás vivido en primera persona y sabrás la gran cantidad de herramientas que se usan en un departamento de marketing. Estas plataformas online te pueden ayudar a monitorizar campañas, generar blogs o incluso comunicarte con tus clientes, como es el caso del correo electrónico, y casi siempre necesitas unas credenciales de acceso para que te identifiquen como el dueño de esa cuenta. Si tienes que recordarlas todas tendrás que hacer un gran esfuerzo, por eso si dispones de un asistente que lo haga por ti estarás ahorrando mucho tiempo y dejando hueco para aspectos más importantes de tu trabajo. 

  2. Dentro de estas herramientas y cuentas, a veces solamente te interesa tener un solo acceso (ya sea por las limitaciones de la herramienta, porque son de pago, etc). En estos casos, ¿cómo compartes las credenciales con todo el equipo sin hacerlas públicas? ¡Calma! Hay una solución sencilla que puedes implementar hoy mismo.

  3. Un nuevo empleado entra a trabajar en tu empresa y debe utilizar las mismas herramientas que el resto del equipo. Para ello tienes que crear un nuevo usuario o compartir con él las credenciales de un montón de sitios diferentes, trabajo que te puedes ahorrar con un gestor de este tipo. Lo mismo pasa cuando alguien se marcha de la compañía, por eso te será más fácil restringirle el acceso. Seguro que este es un caso que te has encontrado más de una vez, pero que puede hacerse mucho más sencillo si apuestas por una herramienta de esta clase.

  4. Además de la pérdida de tiempo que te puedes encontrar cuando tienes que gestionar tú mismo las contraseñas, podría existir un problema de seguridad. Alguien del equipo podría perder la suya y se la tienes que volver a enviar o incluso desautorizar a alguien a entrar en una de estas plataformas. ¿Te imaginas qué desastre? Todo esto puede ser solucionado con un gestor de contraseñas.

LastPass: La solución para gestionar las contraseñas de tu departamento de marketing

lastpass gestion contraseñas departamento marketing

LastPass es una extensión del navegador que te permite gestionar todas tus contraseñas de forma sencilla y segura.

Con ella puedes llevarte contigo todas tus credenciales, dar acceso a una plataforma sin desvelar la contraseña y guardar todas las que tienes sin riesgo de que se olviden. Me gustaría hablarte más en profundidad de las opciones de trabajo que tienes con esta extensión:

  • Compartir en oculto. ¿Te acuerdas de cuando te hablaba de la nueva persona que entra a trabajar en tu departamento y de las cuentas compartidas? No hace falta que le des la contraseña ni que, si se marcha, tengas que cambiarla, sino que si se hace una cuenta en LastPass podrá acceder a esa plataforma desde la extensión de forma directa. Para hacerlo, solo tienes que ir al “centro para compartir”, en el menú de la izquierda, y desde allí podrás gestionar todos los accesos de otros usuarios.
  • Compartir con más de un usuario. Es perfecto para tu equipo de trabajo y para agilizar los procesos para evitar la pérdida u olvido de credenciales de acceso. Puedes gestionarlo desde el mismo lugar que en el punto anterior.
  • Quitar acceso. Si no quieres que alguien siga teniendo acceso a una cuenta y si has compartido previamente las credenciales, puedes eliminarlo de la cuenta conjunta en el apartado del que te hablábamos en este punto. Además, si compartiste con esa persona la información antes de tener LastPass y se sabe la contraseña, puedes cambiarla y automáticamente se actualizarán los accesos de todos los usuarios autorizados.
  • Versión Enterprise. LastPass es una herramienta gratuita, pero cuenta con una versión de pago que puede ser muy interesante para tu departamento. A través de su interfaz, podrás controlar una única consola central con carpetas compartidas para un acceso de usuarios mucho más seguro. Esto no solo es útil para equipos de trabajo grandes, sino para cualquier departamento como el tuyo, que quiere ahorrar esfuerzos, tiempo e invertir en seguridad.

¿Cómo debes usar LastPass en tu departamento de marketing?

Como ves, tener una cuenta Enterprise por muy poco dinero al año te garantiza una buena forma de gestionar y guardar todas las contraseñas de tu departamento, dar acceso y ganar en seguridad. Lo único que se necesita es que cada uno de los usuarios y trabajadores del departamento tengan una cuenta LastPass normal gratuita.

La cuenta Enterprise te va a permitir organizar en una cuenta central los accesos a través de carpetas compartidas. Por ejemplo, imagina que quieres acceder de forma conjunta a diferentes herramientas online de marketing, como HubSpot o Wordpress. Si creas una carpeta “herramientas” para todo el departamento podrás jugar con los usuarios que tienen acceso. Lo mismo puedes hacer con todas las cuentas de redes sociales, que irían en una carpeta diferente con el mismo nombre, de esta manera los social media managers solo tendrán acceso a su carpeta correspondiente y no a la de otras herramientas.

Cuando tengas creadas todas estas carpetas solo tienes que compartirlas con los usuarios de cada área. Fácil, ¿verdad? Además, cuando alguien deja el departamento, únicamente tienes que quitarlo de la carpeta a la que tenía acceso y ya no dispondrá de las credenciales.

¿Qué te ha parecido todo lo que puedes hacer con LastPass? ¿Conocías esta herramienta? Para mí está siendo todo un descubrimiento, y me ha ayudado mucho a agilizar procesos. ¡Seguro que también a ti te resulta útil!

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